Accessのテーブル構成って…

質問

こんばんわ。

今回、会社でちょっとしたツールを作ろうと思っています。

どのようなツールを作りたいか、といいますと
◎業務に用いる備品の在庫管理ツールを作りたい。
○備品が使用中か、倉庫に入っているかなどを見られる。
○どの支店の倉庫の、どの棚の何段目に何がある、というレベルまで見たい。もちろん、どの使用中のものについても同様。
○その備品のバージョン情報など、詳細な情報をパッと見て一覧表示できるもの。
○備品がおいてある場所なども表示させたい。
といった感じです。

制約条件としては
○出来るだけ保守・管理が簡単なもの。
○他の人が、「この備品を使った」とか「新しい備品がどこどこに入った」などの情報を簡単に入力できるもの。
　簡単なキーボード操作やプルダウンメニューを用いた
　分かりやすいインターフェイスがあると良い。
くらいです。

補足ですが、このツールは段階的に作成していきたいと考えています。
Accessで作成する場合だと
第一段階：現在使用されている備品リストを支店の棚毎に登録し
　　　　　欲しい情報をその中から取り出せる
第二段階：現用でない（倉庫にしまわれている）備品の情報を登録
第三段階：備品の情報投入を私以外の社員が行えるような、フォームを作成し
　　　　　私が手を加えなくとも情報が更新される状況を作る
　　　　　という感じになるでしょうか。

現在、テーブルの構成等をどうするのか、非常に迷っています。
倉庫にしまわれている備品を使用するということは、現用の備品が壊れてしまったことを意味しています。
その場合、
●●支店の仕事場にある、○個目の棚の◇段目の▽列目では△という備品を使用している。という情報が
△の備品が壊れたので、
●●支店の倉庫にある、□個目の棚の■段目の▲列目にある◆という備品に交換した。
という情報が更新されるようにしたいのです。
…分かり辛いですね。

まぁ、データベースに盛り込みたい情報は
・現在使用中の備品がどんなものか（それぞれにシリアルNo.分けされて区別しているし、いくつか種類もある）
・現在使用中の備品の在りか（支店、フロア、棚番号、段数、列数まで）
・未使用の備品の情報（情報自体は使用中の備品と同様のもの）
・未使用の備品の在りか（欲しい情報は同上）
・備品の状態（正常か故障しているか）
といったところです。

動作は、最終的に
◇場所を指定することで、その場所の備品にどんなものがあるか、といった情報を取得する。
◇備品情報を簡単に管理することができる
　・備品が壊れた場合、倉庫の備品を替わりに使用するため
　　倉庫の備品と交換することになる。
　　その際、フォームから入力することで倉庫の備品が
　　故障した場所の備品の情報と置き換わる。
　　故障した備品は「修理中」などのステータスを持たせたい
　・新しく備品が入荷した際、簡単に倉庫の備品リストに登録できる。
といったことが出来ればよいのですが…。

構成を考えると頭がこんがらがってしまいます…OTL
段階的に作成するには、どういった順番で、どのようなテーブル構成、データ構成にすればよいのでしょうか…？

意味の分からない部分がありましたら
補足説明させていただきますので、よろしくお願いいたします。

回答No.2

MidKnight · ベストアンサー

1です。
概念の話なんで、どうしても抽象的になりますが…。

>これは一つのテーブルに全ての情報を
>詰め込んだ方が使い勝手が良いという解釈でよろしいんでしょうか？

ぶっちゃけ設計次第なんですが、この場合は1つの方がいいでしょう。
データを分ける必要がない場合は、テーブルは少ない方がいいです。
そうじゃないと無駄に複雑になって、作りながら混乱します。
最初はテーブルを少なく作っておくのがコツといえるでしょう。
第一段階ではシンプルな構造を心がけた方が、のちのち困らずに済みます。

テーブルって言うのはデータを置くだけの、ただの表です。
縦と横の二次元に並んだデータしか置けません。

で、今回の場合は、縦方向に各備品の情報をならべるようにして、横方向に個々の備品の詳細を置くようにすれば、一つのテーブルにほとんどの情報がおさまります。
無理に分けなくてもいいわけです。

そのデータに対し、三次元目の方向にデータを置きたくなったときになって、はじめて2つ目のテーブルが必要になります。
個々の備品が前には何処にあった、その前は何処にあった…とか、
前はいつ壊れていつ直った、その前は…とか。
こういう情報は個々の備品ごとに項目数が違いますから、二次元しかないテーブルには、いっしょに記録することができませんよね。
だから、別テーブルに情報を入れて、元のテーブルと連動（リレーション）させて使います。
このときデータの入力フォームで、サブフォームという機能を使えば、入力フォームをあまり煩雑にしないで済みます。
第二段階の機能拡張にとりかかったら、試してみてください。

他には、連動する必要はないけど別途テーブルを作る場合もあります。
たとえば入力フォームから備品名の入力の手間を省きたいと思ったときに、備品名を列挙するテーブルを作っておく場合などです。
テーブルを商品名の一覧メモみたいに使うわけです。
でもまあ、これも第二段階以降での話ですね。

情報はできるだけ少ないテーブルに入れておいて、データを一部だけ取り出したいときにはクエリを使います。
クエリもテーブルを元にウィザードで作れますから、色々いじっていれば感じが掴めてくるでしょう。

で、クエリを元にレポートを作って、集計や統計を表示させる。
マクロは入力フォームのボタンから呼び出したりすれば、入力の省力化に役立ちます。

とまあ、こんな感じで改良していくのがいいと思います。
そうすれば、メインのデータに影響が出ませんから、使いながら改良していくことができるでしょう。

お礼

なるほど。
ありがとうございます！
とりあえずベースを作ってみることにします。

回答No.1

MidKnight

追跡してきました（笑）

Excel的な作成方法を考えておられますね。
Accessなら中心部分は一気に作ってしまった方が楽です。
そういうソフトなんです。

お考えのデータベースでは、個々の備品をひとつずつ管理する必要がありますね。
なので、全備品のデータを入れるテーブルを作ります。テーブルって言うのはデータを入れる表のことです。
備品1個につき、1情報（1行）です。
仮にですが、「備品一覧」って名前のテーブルを作ることにしましょう。

まず個々の備品を区別するためのIDが必要です。
IDって項目（列）を作って、主キー（重複がない、個々のデータを区別するための情報）にします。
シリアルNo.が重複しないのであれば、この情報にシリアルNo.が使えるでしょうし、
シリアルNo.が使えなくても、オートナンバーにすれば自動で番号を振っておくことも出来ます。
それから、備品名の列、所在の支店名の列、何処の棚にあるかの情報の列、などを作っていきます。
購入日だとか使用期限だとか、必要な情報の列も作ります。
修理中ステータスのYes/No情報の列、修理出しした年月日の列、などもあるといいかもしれません。

次に、入力フォームを作りましょう。
といってもこれは簡単で、ウィザードから「備品一覧」テーブルの入力用フォームを作り、
デザインを整えれば基本はできあがりです。
このフォームから、情報の追加・削除・変更が出来ます。

ここまでで、本を見ながら1時間もあればできるでしょう。
Excelで作ることを思えば、遥かに簡単に作ることが出来ます。

あとはフォームを使いやすくするために改造したり、変更履歴を残すテーブルを作ったり、
情報を一覧表示する機能（レポートを使います）を作ったり、
統計を取りたければクエリを作ったり、情報入れ替えやコピーのマクロを作ったり…と、どんどん改造していけます。

第一段階で中心部を全て作り、あとは機能拡張と使い勝手の向上。
そういうふうに考えるといいと思います。
こういうデータベースの場合、中心部を作る方が、かえって時間がかからなかったりするものなんです。
だから、まず勢いだけで作り始めてしまうぐらいの方がいいかもしれません。
最初のコツがわかりはじめたら、拍子抜けするぐらい簡単ですから。

補足

追跡、どうもありがとうございます（笑）
お世話になっております。

なるほど、大変参考になる意見をありがとうございます！

ここで一つ疑問点が出てきたのですが、テーブル構成について。

これは一つのテーブルに全ての情報を
詰め込んだ方が使い勝手が良いという解釈でよろしいんでしょうか？

それとも、備品の情報と備品の位置情報という風に二つのテーブルを
作成して、それらを関連付けるというニュアンスですか？

理解力が無くてスイマセン…。
よろしくお願いします。