社員のコスト意識を改善させるには

質問

資本金12億円、従業員1500名の会社です．設立して30年ほどが経過
します．近年では業績も伸び悩み、なかなか厳しい状況にあります．

会社の経費をかなり粗雑に扱っている風潮が蔓延っているようです.
社員のコスト意識をもう少し改善したいのですが、皆様の会社で実施
している有効な方法やアイディア等、どんな小さなことでも、なんで
も結構ですのでアドバイスをお願いいたします．

回答No.7

maymi · ベストアンサー

経費を使っているという意識をもたせることが大事です。
何気なく使っている電気、水、ペンの1本に至るまで、会社の経費で
あると自覚させ、無駄な支出を自粛させないと、いつまでたっても
ルーズなままです。

うちの会社には５０以上の部署がありますが、それぞれの経費動向は
イントラネットで課長以上にメール配信されます。
「一人当たりいくらの経費を使っている、先月比は、前年同月比は」
というように細分化されて、一覧表示され、改善傾向の見えない部署は
期限を決めて改善計画をださせ、達成できない時は予算カット、決裁拒否
などかなりきびしいです。

コピーにしても上質紙は使わず再生紙のみ（外部へ出す文書もです）
社内回覧はＥメール、社内文書は裏面紙使用、縮小コピー、両面コピー
カラー印刷用のインクも詰め替え式かリサイクル可能なトナーを使う
業務用アプリケーションもまとめてライセンスをとり、個別購入には
許可申請させる、不要なソフトの購入や不正使用を監視するための
ソフトの導入などもあります。
パソコンに至っては最新を欲しがるのが人情ですが、いまだに
windows3.1、95が使われており、コピー機、ＦＡＸ機などは
リースのみです。

それでも電気をつけっぱなしにしたり、無駄なコピーや印刷など
個人レベルで気をつけるべき点はかなり多いです。

一番身近なもので、効果のあがるものはレスペーパーと冷暖房費用ですね。
一人あたり紙何枚、ペン何本など、細かいことですが認識させることで
「うちの会社ってケチ」と思わせるのも効果はあります。
Ａ４サイズがメインですので大量購入して倉庫に保管し、部署毎に割り当てを
きめて庫出させています。多く使えば足らなくなるし、あまれば次月に
繰り越せるので、自然と裏面紙や縮小コピーへと動いていきます。
これも公表され、改善計画の一環につかわれますのでかなりシビアです。

最近はフレックスタイムを半数に導入し、残業代を大幅にカット。
管理職は年俸制、残業も休日手当ても夜勤手当もつきません。
一般社員の残業も３ヶ月連続で一定時間を超過した部署は理由書を
提出し、改善策をとらされます。
出張も航空券は回数券、移動はＪＲかバス、タクシーはよほどの理由が
無い限り不許可、高速を使用する時は高速カードのみで現金禁止なども
あります。
出張計画書や申請書はＷｅｂで配信し許可もＷｅｂで行われます。
以前は全部複写式の紙で清算も紙でしたので、この分はかなり節約に
なっています。再利用もしやすいし手元に残るのでとても便利です。
社内文書のほとんどはＷｅｂにあり、紙での出力は許可していません。
これは保管場所の節約と改訂と配布の容易さにつながっています。

こんなところで参考になりますでしょうか。

お礼

すごいっ!!ありがとうございます．かなり具体的でかなり参考になります．
会社の年配の人達の多くは、PC画面が馴染めず、どんな些細な文書でも
(電子メールでさえも)、とりあえず紙に印刷しています．これも膨大な量に
なります．おじいさんたちにはツライのでしょうか…．

回答No.10

noname#1696

単純な意見ですが
「上司が見本になる」
が、一番ではないでしょうか。

お礼

ありがとうございます．見本になるような上司ばかりだと良いのですが…．上司の意識改革が先ですね．

回答No.9

rosso_cat

社員の規模では同じくらい、
経費削減という言葉が素通りしていると思われている職場に在籍しております。
お恥ずかしいことですが、上司の承認もなく備品を購入する人が多く、
承認役の上司の「押し」が弱いため日々苦虫を噛み潰すのが現状です。
前任の担当達が結構ザルでしたので、引継ぎで知らないままの貸与「備品」がぽつぽつ。

そんな私の唯一取れる方法は…経費の正当性に明らかな「？」がある場合、
もっともな理由をつけて精算を遅らせることしかできません。非常に後ろ向きですが。
精算されない→担当に文句の電話が入る→正当な手順と経費の使い方について説明する→まっとうな相手なら改善される。
でも本当に毎日堂々巡りです。
私事による個人の都合で通勤にタクシーや高速を使って請求してきたり、
先日は経費で証明写真用のネガを経費で落とした人がいましたね。
経費とはあくまで業務に必要なもの、という認識がなさ過ぎです。
コピー用紙の再利用にしろ私以外はやっておりません。箱に投げ込むだけ♪
第一、再利用用紙のおき方が裏表バラバラな職場なんて初めてですよ（泣）
後は旅費を抑えるため、最短で無理のない行程を全て組んで予めチケットを手配する、ですね。
本人任せにするととんでもなく「？」な行程の旅費を請求される場合があるので。

＞私の意思でもないのに「ケチ」だとか言われてかなり辛い思いをしましたが、
私も現在No.８さんのように経費をチェックしている立場で、
上司をはじめ皆「お任せ」状態なのでほぼ毎日こんな感じです。真面目に転職したい…
でもその前に経費計上で職員に渡されている「備品」を洗い出しておかなければ。

お礼

ありがとうございました．ふざけた経費には清算を遅らせる、というのは有効かも
知れません．出張旅費・清算を電子化にしたら、PC入力に慣れない年寄り連中の出張が減った!?という結果が出ております．あきれます．

回答No.8

mocco-o-

私は以前某有名百貨店の経理でのお仕事をしていました。

社内で常備している、ボールペンやセロテープなどは使い終わった芯と
新しいものを交換していました。
消耗品は交換が条件でした。
もちろん会社が用意した備品以外のものはダメです。
新たに何かを購入する場合は経理の許可が要りました。
ものさしなどは許可が下りません。何かまっすぐなもので線を引くようにと
言うのです。
電卓とものさしが欲しいといわれれば、そろばんで両方が出来ますという具合です。
コピー機も経理部に１台だけで、１枚から使用の許可が要ります。
そうなると、社員の人も面倒くさいからか？本当に必要でない限り
コピー機を使おうとはしなかったみたいです。

当時、私は備品の購入を許可するかしないかという立場に居たので
私の意思でもないのに「ケチ」だとか言われてかなり辛い思いをしましたが、
この職場を結婚退職して、後にいくつかの会社にパートに出ましたが、
会社の備品が湯水のごとく使われていることに驚きました。

備品を担当する人すらいなくて、個人が個人の判断で買ってきた物に
送品の代金を支払う会社なんて信じられませんでした。

専門に担当者を作ってもその人の人件費以上に節約できるはずです。
個人的には節約するのに、会社のものとなると使わなくては損だと思っている人
が多すぎると思います。

最初は窮屈に感じられると思いますが、
必要でないものを許可しないということは、当たり前になれば当然のことだと
理解してもらえると思います。

そして最終的には社員一人一人のお給料に反映されるということを
理解してしてもらえると思います。

お礼

ありがとうございます．「最終的に給与に反映される」ことをアピールすれば、
社員の意識も変わると思うのですが、うちの会社の給与体系の“透明性”にも
問題があります．経費削ってもどうせ役員の給料になるんだろ！って感じです．
世襲制同族会社の、経費担当社員のツライところです．

回答No.6

maisonflora

以下のようなものをヒントにアレンジしてみてください。
１．生命保険会社の外交員方式
　パンフレットや販促物も、全て個人経費。
２．利益還元方式
　目標を決めて、節約できた分を分配する。少しですが。
３．社内紙幣方式
　予算に応じて、社内で使うものは発行券を出し、その範囲でしか、ものを買ったりできない。オーバーしたら、翌月の分が減る。

お礼

生保外交員が個人経費だということをはじめて知りました．自分の懐が影響すると
考えると慎重になりますね．会社のカネも自分のカネも同じだという認識が大切だ
と思われます．ありがとうございました．

回答No.5

atoritaiti

業務内容が不明なので非常に乱暴ですが考えかたを・・・

この厳しい時代を生き残るためにコスト削減は社員としたら当然の義務でして当たり前なのですが　結構あるのが　しなくても本人には　なにもデメリットが無い（本当は周り回ってあるのだけれど・・・）か　感じられないのが問題だと思います。

いかにそれを　感じさせるかだと思います。
抽象的でゴメンネ。

お礼

経費のムダ使いを抑えれば、給与があがるかも知れない、というキャンペーン
を展開しようと考えております．アドバイスありがとうございました．

回答No.4

ritsu45

どんな事業内容の会社なのかによって、細かい戦略は異なると思うので、最大公約数的な節約方法を・・・。
●何にどのくらいお金がかかっているかを公表する。
たとえば、カラーコピーは１枚２００円かかるのですが、それを知っているのと知らないのとでは大違いで、公表後は自粛するようになると思います。他にも「コピーは一回○円」このようなことを書いた紙をコピー機に貼っておきます。Ａ４のものを２枚コピーするなら、Ａ３の紙に一度にコピーして、カッとして２枚にした方が安いわけです（もちろん社内向けのものにしか使えませんが）。かなり細かい節約テクですが。
●備品の中で比較的高いものは、持ち出し表をつくり、誰がいつ持っていったかわかるようにする。
●夜８時以降は、空調を消す。←これは大ひんしゅくを買うかも・・・ただ、「うちの会社、厳しいんだな」ということは、みんなにズシーンと伝わります。これはいいんだか、悪いんだか。
●個人に予算を管理させる。接待・深夜交通費は管理職へ申請、決裁されたものだけとする。下請けや提携先に、値段ごとのランクをつけて、高いランクのところに頼む時はやはり管理職へ申請・決裁させる。
うーん、経営センスがないので、あまりいいものが思い浮かびません。すみません。

お礼

ありがとうございました．提示していただいたかなり具体的な戦略は
即実行に移せそうです！

回答No.3

mizuchi_

わたしが以前いた会社では・・・。

一人に与えられる筆記用具の数まで決まってました。
例えばボールペン、換え芯をいただくのにまで理由が必要でした。

昼休みは時間と同時に一斉に電気が消えます。節電です。

会社の終わる時間が17時10分と中途半端だったのですが、
残業開始時間は17時半より。
最初は1時間やらないと(6時半まで)残業料金がもらえません。
19時まででまた一度休憩時間が15分入り、19時15分からカウントです。
その次が21時から15分間の休憩。(その間はノーカウント)
無駄な居残りは徹底的に排除ってカンジでした。
ちなみに、その残業も、15時までに申請書を出さないと
残業として認めてもらえませんでした。(21時以降は別書類)
休日出勤も、前日に書類を出さないとカウントしてもらえません。

こういうので参考になるのでしょうか？(・・？

お礼

ありがとうございました．残業代はたしかにすさまじい金額になっております．
私個人の考えですが、残業してからこなせばいいや、という考え方のモトで、
定時に終わる仕事もダラダラとやっている人が多いのでは…
昼休みだけでなく、17時半になっても電気が消えるようにしたいです!?

回答No.2

noname#166310

Y_Yさんもおっしゃるとおりコストを提示し、認識させることが大事でしょうね。イントラネットを使うとかして公開するべきです。
その上で、これだけ大きな会社なら営業所も多くあるでしょうし、営業所別にコスト削減を競わせるとか、ＱＣを使うとか・・。
現時点で一番コストの低い部署や営業所を基準にし、全部署・営業所をその基準に近づけるように指導する・・。

思いつくのはこんなところです・・。

お礼

ありがとうございました．「コストの低い部署に合わせる」は参考になりました．

回答No.1

Y_Y

このご時世ですから例外なく私の会社も
コスト削減に勤しんでおります。
まず、管理職者がコストについて口癖のように
言うことが必要です。
そして部署ごとに行うミーティング等でコスト削減の
方法について各社員から提案をさせます。
良い提案を出した社員には何かしらの報酬を与えるのも
良いかもしれません。
この時点でかなり社員にコスト意識が出てきます。
そしてもっとも大事なのはコストを数字として社員に
提示することです。

大変でしょうが頑張ってください。
参考になれば幸いです。

お礼

ありがとうございました．「報酬」「数字」はたしかに有効ですね．
早速取り入れたいと思います．