社屋建て替えにおける引越し作業、書類、倉庫整理について

質問

事務所を移転しますが、倉庫に無尽蔵に書類、いす、棚、ロッカーなど散乱しています。これらを平成19年9月までに整理しないといけません。中には昭和48年くらいの書類もダンボールに入っています。新社屋は５０m2しか倉庫が準備されていません。いまは1階から9階まで各階の倉庫に眠っています。私自身は90%捨てることができるのではと考えております。しかし、周年誌の作成、振り込んだ領収書など考えると一概にはルール化が困難なのではと考えます。TVでトヨタがミッドランドスクエアへ引越しする様子を見ました。色を使った合理的なシステムだと思います。なにか注意すべき点があれば教えていただけますか？書類は溶解処理しようとしています。

回答No.1

skoncho · ベストアンサー

初めまして。総務部経験者のスコンチョといいます。(^_^)

まず、やるべきことは御社のトップまで絡めての線引きですね。移転先
のスペースの問題・引っ越し費用の問題・保存期限の問題等々を質問者
さんが「勝手に判断した」と後から犯人扱いされないように、布石を
打っておくことが大切ですね。(保存期限は下記URLを参照してください)

次に、書類の分類について、この移転を機に始めないとすぐに元の木阿弥
となってしまうことですね。ですから、これから発生する書類につい
ても御社の都合がよいように、内容別・様式別・相手先別・期限別と
いったルール化が必要です。また、同時に書類の電子化も部分的には
導入された方がよいかと思います。詳しくは専門家にご相談されるの
がよいと思います。(うちは付き合いのあったコクヨさんに無料で相談
にのってもらいました)

最後に「叱られる覚悟」ですね。どんだけ布石を打って、上に承認を
もらっていても、後から何かしら不都合が出てくるものです。その際に
陣頭指揮にたった人間が叱られるのは避けられません。どうせ叱られる
のだからと腹をくくってしまえば、結構思い切って捨てられるもので
すよ。(^_^;)

参考URL：

http://www.tabisland.ne.jp/explain/zeikin/zeik05.htm

お礼

「布石を打つ」と「叱られる覚悟」というキーワードは必ず発生すると思います。何らかの不都合も覚悟の上です。
リスク管理は思いつくだけ挙げてみようと思います。実行していくといろいろ出てくるでしょう。
コクヨさんの無料相談は知りませんでした。色々と情報ありがとうございました。