取引先への返事の仕方や言葉に困っています
お世話になります
業者と取引先のやり取りでどういう返事の仕方が失礼にあたらないか教えて下さい
（人間関係かな？と思ったのですがカテ違いでしたらすみません）
私は小さく1人個人で印刷の注文をもらっています
取引先はレストラン（結婚式場）でこの度3周年記念パーティを催すらしく
そのパーティに招待の文書をFAXでもらいました（FAXのみの連絡）
出席したいのはやまやまなのですが欠席を考えています
理由は、
食事代が￥10,000×チケット2枚を協力してほしいらしく出費が痛く
まだ取引先とはつきあいが始まったばかり（半年）で、
注文も月に2件あるかないかで、純利益は 1ヵ月 約￥10,000くらい
これは付き合いがこの先深くなっても数は増えません（式場の結婚式の年間数が限られているので）
まだ付き合いが浅く売上げも無い事から悩んだのですが夏のお中元\3,000程の物贈りました
他に、古くからの付き合いの取引先がありますが
その取引先は、1ヵ月 約10万～20万程お世話になっていて
この式場のおかげで経営がなんとかできているという感謝やお礼もかねて
年に一度の食事会 2名\30,000に参加させてもらっています（お歳暮＆お中元しています）
友好関係保ちたいけれど、経営そのもの赤字つづきで金銭的に厳しく…
その日（食事時間帯）はどうしても抜けられない予定が入っているという理由で
欠席しようと考えているのですが、思いつくとこ…
・電話のみで欠席を告げる？
・FAXで欠席を伝え、改めて電話で謝罪？
・FAXで欠席を伝え、改めて電話で謝罪、3周年お祝いの何か品か花？電報？？？
どうすれば固くなりすぎず自然にお断りできるでしょうか？
また、その際、お断りする文章でいい案があればお願いします
まだまだ社会に未熟なため力を貸して下さい
案内のFAX受信日：8月9日 返事の締切日：8月14日
お礼
ありがとうございます！！ 早速チェックしました。 今回だけでなく、今後も使えそうで、お気に入りに登録しました。 ありがとうございました！！