契約書をデータ保存したい。

質問

アドバイスお願いします。

現在、紙ベースで保存されている契約書（大量）

をデータでも保存したいと考えています。

理由は、例えば契約期間等必要な情報を拾う時に
の時間的なロスを省きたいからです。
キャビネまでいき、契約書を初めから読むのではなく
データで保存したものを何らかの検索方法で
必要な情報を利用したいのです。

その後私の業務に関する情報をエクセル等の一表に
まとめたいと考えております。

紙ベースをデータへ変換するためには
どのようにしたらいいのでしょうか？

回答No.3

himajin1 · ベストアンサー

契約書ですか、一般的な、ＯＣＲ付きｐｄｆ作成業務の中で、ドキュメントフィーダーを使用しての、自動スキャンの大敵、鬼門です。
私の所では、ＡＤＦ付き複合機を使用していますが、契約書の時は必ず原稿台を使用します。

おそらく、以下のようなバリエーションがありますよね？
１：１枚の紙ペラの物
２：紙がコピー用紙ではなく、半透明の薄い和紙のような物
３：袋とじ処理が施してある。バラしてはいけない。

１，２は、一見、ドキュメントフィーダー（ＡＤＦ）の使用が可能なように見えますが、
実際やってみると、
　　収入印紙の剥がれ、めくれ
　　薄い用紙が、くちゃくちゃに
などの発生があります。
３を含めて、契約書は、ドキュメントフィーダーを使用して、原本を自動スキャンするのは、あきらめて、フラットベッドスキャナー機能で、１ページずつ丁寧にスキャンする必要があります。

ＩＳＯ１４０００を取得している会社の場合は、無理な方法ですが、環境負荷を無視すれば、コピー機で原稿台を使用して、コピーを取ってから、紙コピーをまとめてＡＤＦに掛けてスキャンする方法も実用的かと思われます。

スキャン時の解像度は、300dpi、白黒２値で良いと思います。
さて、スキャンした画像は、OCR付きpdf作成ソフト（ハード）により、ｐｄｆファイルにしましょう。

私の所では、HG/PscanServPlus という、業務用ソフトを使用しています。
http://www.hypergear.com/pdf/pscanserv_plus_product.htm
スキャナーのオマケのOCR付きpdf作成ソフトに比較すると、自動天地認識、自動の回転角度微調整、認識率の高さなどで、群を抜いた性能です。（価格も）

１ページにつき１本のｐｄｆファイルや、１年分につき、１本のｐｄｆファイルにするのではなく、１契約につき１本のｐｄｆファイルにしましょう。

この様にして出来上がった、ｐｄｆファイル群を検索するための方法。
１：ゼロ円コース。
最も安価、安易なのは、 Adobe Reader (Adobe Acrobat)の、検索機能を利用して、フォルダー一括検索する方法
２：ゼロ円＋努力コース
フリーソフトの、Namazu を利用した、全文検索データベースを構築すること。
http://www.namazu.org/
３：２０万円コース
全文検索データベース機能付きの、NASにファイルを放り込む方法
http://www.iodata.jp/prod/network/fileserver/2004/fts-nas/index.htm
４：１００万円オーバーコース
全文検索データベースをサーバーに導入する方法
http://www.evalue.jp/pro/vf/

などが、有ります。
繰り返しになりますが、くれぐれも、契約書原本を破損しないように、いきなりＡＤＦは、やめましょう。（トホホな経験者より）

回答No.2

chirashizushi

大量の文書の場合は専用のドキュメントスキャナを使います。

連続してスキャンできる機種もありますので、ご予算に合わせて選んでください。

スキャナでスキャンしたらあとはＯＣＲと呼ばれる画像データから文字情報を読み出すソフトがあるので、それでデータを読み込んでエクセルなどに流し込みます。

高い(^^;ドキュメントスキャナほど一連の作業が自動で出来ます

http://arena.nikkeibp.co.jp/tokushu/gen/20050822/113196/

回答No.1

telescope

PDFで透明テキスト付きのファイルを作れるソフトがあります。
スキャナで紙文書をPDFに変換し、OCRでテキスト化したファイルを埋め込んで保存します。
画面ではPDF文書が表示されますが、裏に見えないテキストを保持していますので、前文検索が出来ます。
OCRでのテキスト化は、間違いもあり満足いくものではありませんが、検索に使うには十分です。

http://ai2you.com/ocr/product/scanpaper/feature01.htm
（無料体験版もあります）

http://www.sourcenext.com/products/pdf_scan/

大量に処理するなら、
http://scansnap.fujitsu.com/jp/product/index.html
http://cweb.canon.jp/documentscanner/dr-2050c/