データ管理で困ってます。

質問

日々の業務で使うデータ管理の方法で困っています。

(1)日々の業務で扱うデータ自体がアナログの状態です。（紙に情報が書かれているだけの状態）
(2)日付や担当者、納期の情報など10種類以上の項目がかかれている。また通し番号のような記号がＡ～Ｚのアルファベット順＋数字で１枚ごとについている。
(3)その各項目に関する電話問い合わせが多く、一人では到底対応できなくなっている。また、問い合わせ履歴を紙の中に書き込んでいる状態。

Ａ．アクセスなどのソフトが入っていないパソコンを使っているので、スムーズなデータ管理ができない。何とかエクセルをうまく活用してデータ管理をしたい。エクセル上に落としたい内容はすべてで、１０００件。問い合わせにかかる時間を何とか短縮したい。（一発表示の仕方など）

　何か良い方法教えてください。（抽象的ですみません）

回答No.1

phj

費用はいくらぐらいだせるのでしょうか？
それにもよりますが・・

一番誰でも出来そうなのは、まずスキャナーを買ってきて紙の内容をすべてＰＤＦファイルにしてしまうことです。スキャナーは1万円台からあります。
ＰＤＦ化の仕方は1ファイル1情報、で通し番号がついているなら、同じ情報の続きのページは1ファイルにしてしまうほうがいいでしょう。
またファイル名は通し番号が信用できるなら、通し番号だけにします。

これですべての紙情報がＰＤＦ化されたなら、次にエクセルを使って呼び出し用のリストをつくります。
まず、管理用の番号・ＰＤＦファイルと同じ通し番号・紙情報の作成日時と内容のメモなどをリストにします。

これで電話対応時にまずリストで調べて、そのファイルのＰＤＦをクリックすれば、すぐに見られるというとこまで出来ます。

さらにエクセルを使って、ＰＤＦファイルを呼び出すこともできるのですが、これにはもう少し知識が必要ですので、自分ですこし調べてみてください。