職場で郵便物の紛失

質問

お世話になります。当方某大使館に勤務しており警備業務に従事しています。最近館内で郵便物が紛失するということが頻発しており、どなたかアドバイスもしくは同じような経験をなさった方の回答をお聞かせ願えればと思います。

非常に分かりづらい質問で申し訳有りません。以下に郵便物受け取りのプロセスを書きます。

　1.まず、郵便物が到着すると館外にあるX線を照射する場所に持って　行き中身を透視確認します。

　2.その後問題が無ければ館内に持ち込み、仕分けをします。

2の段階で館内の職員が、仕分けされたものをめいめいで自分の持ち場に持っていく事になっています。そしてどうやらこの時点で紛失が発生するようなのです。職場は日本人半分外国人半分なので宛名が読めないということが原因になっているとも考えられます。

最悪の場合は仕分けの部屋に鍵付のロッカーを設置してしまうことも考えましたが、たかだか40人ぐらいの職場でそこまでするのも、、、という考えと、お互いを信用できないような雰囲気が出来てしまうのではという危惧があり実現しなさそうです。

こういった場合、一般の企業さんなどではどのように対応されているか、また予防策はどのようになさっているかお聞かせいただければさいわいです。

わかりづらくて申し訳有りません。不明な部分があれば補足投稿いたしますのでよろしくお願いします。

回答No.2

ky0kun

こんばんわ。
仕分けした郵便物は、どのように置いてらっしゃいますか？
各職場毎の郵便ボックス
（１００均とかで売ってるようなの簡易なもので
いいかな）を作って、
総務の部屋に置いておく。
それを各職場の担当者が取りに来る…ってのは
どうでしょうか？

お礼

ご投稿ありがとうございます。当方ではおのおのの部署ごとの郵便ボックスというか碁盤目状の棚があり、経済部はここ、広報部はそこというふうに仕分けをしております。（スペースの問題から全ての郵便物を収納することは不可能です。）ですので通常では紛失など起こり得ないはずなのですが、実際に起きているので何らかの対策を必要としています。
総務の部屋に置くというのは良い考えですね。実際には総務の部屋もスペースの問題があるのでキビシイかも知れませんが、職場でこの件について話し合いをする時の参考にさせていただきます。有難うございました。

回答No.1

faucon_san

>段階で館内の職員が、仕分けされたものをめいめいで自分の持ち場に持っていく事になっています。そしてどうやらこの時点で紛失が発生するようなのです。職場は日本人半分外国人半分なので宛名が読めないということが原因になっているとも考えられます。

自分で持っていくのが問題なのでは？
私の会社では総務の女性が一人一人に持ってきてくれますよ？（従業員350人規模）

誰か担当者を決めて、その方が1人ずつ手渡し、もしくはその人の机に置いていくで解決できませんか？

お礼

早速のご回答有難うございます。やはり通常どこの会社でも総務部署が責任を持って仕分けや配ったりしているのですね。私の職場でもいちおう仕分けまでは総務がやっているのですが、そのあとは自己責任という感じです。仰るとおり特定の人が直接配ってくれるのが一番安全ですね。40名ほどの職場ですので回答者様のお仕事場より早くすむでしょう。ただどうにも頭が痛いのが、外国人もいる職場なので行き違いや勘違いがほぼ日常茶飯事的にあり、これ以外にも色んな問題があります。どちらにしましてもご回答有難うございます。おおいに参考にさせていただきます。