初めて部下をもつ先輩への対応方法（長文です）

質問

私は27歳女性なのですが、この春中途採用された会社で、30代半ばの男性社員さんのサブにつくことになりました。　ですが、お客さんに対しては自分と上司は一体として対応しなければならないのに、上司との情報共有がスムーズにいかない事情があり、対応策を考えています。
　事情としては、自分のデスクと上司のデスクが別の建物内にある（最近人数が増えた為、急遽隣のビルの一室を借り増ししている）ので、上司が自分にさせたい事務仕事が無い時は、顔をあわせる機会がない。
　お客さんへの訪問スケジュールのすべてが、前もって決まっているわけではないので、上司の頭の中で段取りをつけて、いつのまにか訪問している場合、自分が受け付けたお客さんからの依頼を伝えるタイミングが悪いと、お客さんに迷惑をかけてしまう。
　以上のようなことがあります。

　コミュニケーションのとり方として、社内メールがあったらいいなと思うのですが、社員一人一人にはアドレスがないですし、別棟へ電話連絡するとしても、上司が電話中だったり、いつのまにか外出していたりすると、女性の先輩にことづけないといけないのですが、些細なことの場合ことづけづらい雰囲気があります。　いちいち隣へ伝えに行くのも、うざがられそうですし、どんな方法がスマートなのか困っています。
　個人の携帯へのメールとかでしょうか（個人の携帯を仕事でも兼用している）。

　長文ですみません。同じような事情を抱えていていい方法を見つけている方や、アドバイスがありましたら、教えてください。

回答No.2

taro_ka · ベストアンサー

別の建物にて別々にお仕事と言うのはよく分かるのですが、朝の始業時などにミーティングはしないのですか？
私が質問者さんなら、毎朝、挨拶がてら先輩のオフィスに向かい、お顔を拝見しつつ今日の予定を聞き「変更があったときにはお電話くださいね」とお願いして一日をスタートさせます。
やっぱり顔と顔をつき合わせて物事をお願いしたり指示を受けると、ちょっと重要度が上がるような気がします。
先輩にも問題があるのかもしれませんが、それをフォローしきれてなくて、しかも業務の本質的にそれほど問題がなく流れるのであれば、根本的にアシスタントと言うものはそれほど必要がないのかもしれません。
もし、#1の方のご意見のように上司に進言されるのであれば、「アシスタントは必要ないかもしれませんね」というようなことも合わせて進言されるとよろしいでしょう。
そう進言することで、質問者さんは質問者さんで、より適切なお仕事に回されると思います。

お礼

自分の職場では、お客さんへの対応が担当制になっていて、スケジュール調整は担当者個人が独自にしているので、特にミーティングという場がありません。
　また、サポートの重要度も低いので、自分の立場が微妙という現実もありますが、自分の立場の方向性を定めていく意味も含めて、上司へこちらから働きかけていくことが大事かもしれませんね。
　新しい職場での自分の位置を確保していきたいので、自主的に関っていきたいと思います。

回答No.1

E-1077

段取りが悪いと相手先に失礼だからと、上司に言うべきですね。
　どのタイミングで書類が必要だとか前もって予定を教えてもらえていないと困るのは相手で、ひいては会社の損失にもなる・・と言いましょう。

　上司と一体・・にならないほうがいいですよ。
　サポートはサポートです。上司がスムーズに動けるようにサポートするのが部下の務めです。一緒に仕事をするということ事態は間違ってはいませんが、「一体」ではないのです。どちらかといえば縁の下の力持ちですからね。

　その仕事をさせてもらえないのは、今後上司が困るのでは？と押して見ましょう。デスクを移動するとか。上司をこっちに来てもらうとか。
毎朝秘書のようにデスク脇にいるとか。
携帯・ファックス・メール・・。どの手段でも良いから毎日定時連絡をすると決めてしまう。

　私も本社と離れて一人で事務所にいますのでお気持ちはわかります。
　しかし、こっちからの勝手定時連絡を心がけてから、現場や本社との連絡は密になりつつあります。
　まず！
　動きましょう！

お礼

早速の回答ありがとうございます。
勝手定時連絡というのは、良いアイデアですね。
前職では、自分が直接お客さんに対応しており、誰かのサポートにつくということがなかったので、縁の下の力持ちというポジションにとまどっている状態ですが、自分のポジションを定めて、それに適応した動きを考えていこうと思います。