メールを整理する方法を教えてください

質問

オークションに出品を多数すると、いろいろな人からメールがきてややこしくなります。

メールに書いてもらった連絡先と名前などを、落札した品物ごとに整理して、一時的に一覧表にしておくにはどうすればいいのでしょうか？

初心者のため、キーボードなども苦手ですので、できれば送ってもらった住所などをそのままコピーできればいいのですがわかりません。

また、多数の人に同じメッセージを同時にではなく、そのたびに送りたいのですが、元のメッセージをどこに作ればいいのか教えてください。

回答No.2

reikoikegami · ベストアンサー

＞メールに書いてもらった連絡先と名前などを、落札した品物ごとに整理して、一時的に一覧表にしておくにはどうすればいいのでしょうか？

　そうですね～～～～メモ帳など簡単なテキストエディターに貼り付けていくのが良いでしょう。
　文書の名前に出品した品目の名前をつけ「家具」などとし，それを希望してきた人のメールから，連絡先と名前，希望金額などをペーストして行けばよいと思います。

　貼り付ける基本動作は，ドラッグで文章を選択した後，カットは<Ctrl＋X>，コピーは<Ctrl＋C>，ペーストは<Ctrl＋V>となります。受信メールからはカットは出来ないと思いますので，コピーしてペーストするという事になると思います。

＞また、多数の人に同じメッセージを同時にではなく、そのたびに送りたいのですが、元のメッセージをどこに作ればいいのか教えてください。

　これもメモ帳にあらかじめ作っておき，送信する段階でコピー＆ペーストすれば良いでしょう。
　または，ほとんどのメーラーは送信すると「送信済み・・」という所に送ったメッセージをそのまま残してくれますから，再度別の人に送る時はまず「返信」ボタンを押して相手への返信メールを開き，その後「送信済み・・」から以前送った内容のものをコピーしてペーストすれば良いです。
　返信ボタンを押す前に先にコピー＆ペーストを済ませておいても良いです。
　順番はどちらでも良いです。

　いずれの操作（コピー・カット・ペースト）も先のショートカットを使わずとも，メールの作成画面上に「切り取り」「コピー」「貼り付け」というボタンがあり，それを使っても出来ますね＾＾；。

　なにかわからない所がありましたら補足してください。

回答No.1

starflora

どれぐらいの人や品物を扱うのかによって違いますが、あまりに膨大でない場合、手動で、コピーを造り、管理用のファイルなどをわたしは造っていました。

　　まず、メーラーをＯＥとしますと（そうでない場合も似たような機能があるはずです）、メール・フォルダーの新規作成を行い、例えば、十個ほど受信メールを収納するフォルダーを造ります（フォルダーのサブフォルダーもＯＥでは作れましたから、「ヤフーオークション取引」というようなフィルダー（トレイ）を造って、その下にサブフォルダーを造るのもいいでしょう。

　　こうして造ったフォルダー／サブフォルダーに、取引が終了していない、人からのメールを「移動」によって受信トレイから移すのです。最初は１から１０まで順番に入れて行き、取引が終わった人からのメールは、「取引関係記録」とでもいうようなフォルダーを造って、そこに全部移してしまうとかします。すると、新しいフォルダーが明きますから、そこにまた区別して新しい取引相手のメールを入れます。（または、個人別ではなく、何か出品の種類に応じて、振り分けてもよいと思います。こちらの方が合理的かも知れません。ともかく、一般の他のメールと取引関係メールを分けるようにすれば、分かり易いのです）。

　　次に、ＯＥとは別に、ヤフー取引フォルダーなどを適当な場所に造り、このなかに、新規作成で、テキスト・ファイルを造ります。テキスト・ファイルには、一つの取引について、商品名や相手の名前・住所などを、メールから（またはオークション終了時の相手のメール情報・商品情報から）コピーしてきて、「一取引の関係情報」をまとめます。

　　このテキスト・ファイルを、一種の取引管理台帳とするのです。
　　横線を引いて、例えば、落札が決まったものは、ある纏まった文章と情報が記されたものとして、ひとまとなりになりますから、これを、線の下に記録して作成します。新しい落札があれば、同じような情報の一群の文章を、先の文章群とのあいだに、２行か３行の空行を入れて区別が付くようにして、下に記入します。相手にメールを送ると、上に引いた線の上へ、この取引情報群をブロック単位で移動コピーして移動させます。更に、相手から、連絡があった場合は、上にまた横線を引き、この線の上に、この連絡のあった取引情報群を移動させます。こうして、次は、相手への商品発送したものは、更に線を引いた上に移動させ、相手から、受け取ったというメールが来たもの・また評価で届きましたという連絡が来たものは、「取引完了」で、別の「取引終了」テキスト・ファイルを造って、これに順番に移動コピーして行きます。

　　つまり、これが、取引の状態ごとの取引の管理になります。（なお、手で書かなくとも、相手の情報等は、すべて、相手のメールや、ヤフーのページからコピーしてくればいいです）。

　　取引相手に送るメールは、文面が決まっています。最初に送るメールでは、落札品の確認とか、色々な希望や注意ですが、これらは、別のテキスト・ファイルを造り、そこに作成しておきます。
　　メールを新規作成し、そこに、この造っておいた文章をコピーし、相手のメールアドレスとか、品物の名前など、取引に固有な分だけ、コピーして、その部分を書き換えます。（ＯＥ内部にも、こういう定型文章を保存して呼び出す機能がありますから、そこにメールの雛形を登録してもよいです）。
　　最初以降のメールは簡単な内容でよく、これは定型文をコピーしなくとも、その場で、短く書けば良いです（例えば、「＊＊様。入金を確認しましたので、品物を本日郵便で送りました。　likamine」とかです。

　　取引台帳ファイルで、取引についての情報をまとめて置き、取引の進行と共に、順番に移動させて行くと、どの段階に取引があるのかが分かります。メールのフォルダーで、この管理を行ってもよいのですが、やはり、文字情報をどこかに記しておかないと分かりにくいです。

　　もっとも簡単と思う方法を選んでください。個人的には、テキスト・ファイルで取引管理台帳を造り、取引の進行ごとに、取引情報群を移動させて行く方法が、きちんと管理できるので、好きですが、結構これは手間がかかります。（メールボックスは、最低でも、取引相手からのメールを集める専用フォルダーを造って、一般メールからは区別した方がよいでしょう）。

　　（コピーは、コピーしたい文字列を、左ボタンを押しながら領域指定した後、左ボタンを押すのをやめ、指定文字の上にカーソルを置いて、右ボタンを押すと、メニューが出てきますから、「コピー」を選びます。その後、貼り付けたい場所に、カーソルを持って来て、右ボタンを押すと、メニューが出てきますから、なかから「貼り付け」を選ぶと、コピーが簡単にできます）。