同窓会を開くにあたって

質問

中学の部活の人だけ（２０数名）ですが、８月に同窓会をすることになり、私が幹事を任されました。こちらでもそのような方の色々が質問があり参考にさせていただきましたが、新しく作らせていただきました。

Ｑ１．同窓会を開くにあたって先生方に先日連絡はして、予定日は参加していただけるとのことで、その場合の案内状の書き方は違うのでしょうか？

Ｑ２．案内状は往復はがきの方がいいのでしょうか？
→メールや電話での対応がしやすいと感じたため。

Ｑ３．先生は参加していただけるとのことですが、参加人数が少なかった場合はどう対処した方がいいのか？

Ｑ４．同窓会は飲み会だけの予定ですが、何かゲーム等のイベントもしくは２次会は用意した方がいいのでしょうか？または、記念品（用意するなら品物の例もお願いします）。

Ｑ５．現地ではなくどこかに集合して飲み会までの移動を誰か（数名）に車を借りて運転をお願いしていいのか？
→飲み会予定の場所が電車での移動も不便な場所にあり、帰りが困難になるのも避けるためと言うのもあります。また、レンタカーは余分なお金を使うため。

今回初めての同窓会での幹事を任されたので、現在はこのような問題に悩んでいます。回答の方お願いします。また、今後また、問題が発生するかもしれないので、詳細が載っているＨＰや他にやっておいた方がいいこと知っている方教えて下さい。

回答No.1

ohirune_neko · ベストアンサー

A1.
先生は参加でなく‘招待’になるでしょうから、書き方は異なることになるのでは？
とはいえ礼節さえしっかりとしておけば、問題はないと思われます。

A2.
メールや電話だと連絡がつきづらかったり、書類として残らなかったりと問題がおきやすいと思われます。
また往復はがきなら、相手のご家族にも話しが通るので、参加しやすいと思われます。
（所帯もちの方だと、遅くまで出かけづらい時もあるでしょうから）

A3.
会場などは２案３案、考えていた方がよいかもしれませんね。
また参加人数を早めにわかるよう、連絡取るのも手でしょう。
（会場の予約人数もあるでしょうし）

A4.
ゲームは特に、必要ないと思われます。
もし行うなら、ビンゴあたりでしょうね。
（景品は会費の中でまかなえる程度の、しゃれたもの）
記念品などは好みもあるでしょうから、その同窓会の規模や幹事の気持ちで行うかどうか、周りに意見を聞いてみたら？
また終わる時間によりけりですが、自由参加で２次会は考えていた方が良いでしょう。
無難にカラオケあたりですかね？

A.5
その場合、車を出してもらった人はお酒が呑めなくなるのでは？
あと２０数名を一度で送るとしたら４-５台は必要になるでしょうから、避けたほうがいいでしょうね。
どうせなら、現地会場に直接集まってもらう方がよいでしょう。
呑まないつもりで車での人もいるでしょうし、帰りはタクシーを乗りあってでもいいですしね。

最後に、
親しい当時の友人らに、意見を求めたり相談したりはすべきかと思います。
同窓会の規模や状況、そのほか要因はありそうですから。

お礼

丁寧に回答していただきありがとうございました。
ohirune_nekoさんが教えてくださった友人に相談とのことでもう1度話し合い、はがきの文面等も決まり、来週には送れそうです。

回答No.2

noname#107878

同窓生への案内状には「○○先生もご参加下さるとのことです」あるいは「○○先生にもご出席を快諾して頂きました」という風に一言書き足すだけでいいのでは。また先生には同窓生向けの案内状とは別の文体で別途ご案内状をさし上げるのがいいのでは。この場合、念のために同窓生向けの案内状も同封してもいいかも。

　同窓会などでは往復はがきを使うのが一般的ですし、回答の集計などにも便利です。回答用のはがきには「ご出席・ご欠席」のほかに、「お名前、ご住所、電話番号、メールアドレス」、さらに「近況をお知らせ下さい」といった書込み欄を作ることが多いものです。

　参加人数がたとえ少なくても先生のご出席はそのままお願いしても失礼にはあたりません。それでも、わずか数人だけとあまりにも少ないと予測される場合には、一応先生にご意向をお聞きして、ご欠席になるなら、それから出席予定者にそのむねを伝えたらいいのでは。

　総出席者が２０人ぐらいなら特別にゲームなどは必要ないのでは。たぶん時間は２時間少々でしょうから、ほとんどの場合は積もる話を語り合うことで時間は経ってしまうはずです。
　カラオケも本命の一次会の会場ではむしろ、とかく中途半端になりやすいものです。
　記念品もとくに必要はないと思いますが、先生にだけは感謝の念を込めてなにか......ということは考えてもいいかも。この場合、この同窓会がこれまでにどのくらいの間隔で行われていたかにもよりますが、初めてだと記念品としてネクタイや万年筆程度、二三年というならなにか「奥様とご一緒に」と美味しいもの程度かな。

　同窓生の運転によるマイカーは避けたいところ。マイカーの出席者には負担がかかりますしお酒も飲めません。また、もし同乗輸送中に事故や飲酒運転による検挙ともなると幹事のあなたにもその責任がかかってしまい、警察の取調べやその後の賠償責任など大変面倒なことになります。

　できるだけ直接会場に集合してもらうこと、そして、同窓会の本会はその会場で終了解散とする、これが基本。そのためには会場の選択に苦労するかも知れませんが。最低限タクシーの乗り合い利用程度にしておきたいものです。

　とたしか幹事とは大変な任務、まず収支のバランスを何度も細かく検討して予算が余らず足りなくならず、これが結構大変。あとは会場側と細かく折衝して、当日思わぬ問題がおきないようにしておくこと。あとは交通手段の確認、最終出席人数の把握と会場側への連絡といったところでしょうか。

　なお、二次会ができるなら、いちおう会場となるカラオケやスナックなどにあたりをつけておくことも必要でしょうね。

お礼

丁寧に回答していただきありがとうございました。はがきは来週には送れそうです。
また飲酒についての罰則を説明していただきありがとうございました。当日、車で来た人には飲まないように気を配りします。