「システム思考」について質問があります。

質問

「大量の情報量」を処理するやり方についてご相談があります。
例えば、コールセンターやデスクワーク或いは資格試験といった類のものでも構いません。
上手く説明できませんが、内容に違いはあっても、いかにして早く要領よくさばけるか？に悩んでます。
「切り分け方」や「分類の仕方」や「段取り」を考えてますが、取りこぼしが多くて困ってます。特に「樹形図」などを書いて上手く分類するのですが、細かいところまで網羅しきれてません。「分類しきれないもの」や「取りこぼしてしまうもの」は、どう処理しようか？が悩みどころです。
きれいに分類することにこだわらず、データベースの様に同じ情報をためておいて、ユーザーの要求ごとにうまく引き出したいのですが、目的に応じた生産性の高い整理は具体的にどのようにすればいいのでしょうか？どの様に紙に書いたり、図にすればよいのでしょうか？
おわかりになられる方がいれば是非、よろしくお願い致します。

回答No.3

cse_ri2

質問が具体的でないので、一般論で回答します。
情報を分類することを、止めましょう。

パソコンを使わないで情報を整理する秘訣を、簡単に
まとめて紹介します。

１）
資料を紙に印刷して、封筒に格納する。
封筒の上部に、書類を入れた日付と題名だけ、太いペン
で記述する。（見やすくするため）

２）
上記の封筒を、書類棚あるいは机の引き出しに格納する。
その際、日付と題名がすぐにチェックできるように、
書類棚の手前、または引き出しの上部にくるように
封筒を置く。
また、書類棚の場合は棚の上部、引き出しの場合は、
引き出しの手前に置くようにする。

３）
仕事で書類が必要になった時は、封筒ごと書類を取り
出す。
そして戻すときは、元にあった場所ではなく、書類棚
の場合は棚の上部、引き出しの場合は、引き出しの手前
に置くようにする。

４）
２・３の作業をずっと続けると、閲覧頻度の高い書類は
書類棚の上部・引き出しの手前に、閲覧頻度の低い書類
はその反対側に固まってくる。
そして、棚や引き出しがいっぱいになった時は、古くて
閲覧頻度の低い書類から捨てていく。

これで、たいていの情報はきちんと整理できます。
コンピュータ化していないので、遠隔地からの情報参照
はできませんが、個人あるいはグループ単位の情報管理
であれば、これで２００％間に合います。

より詳しい説明、あるいは理論的な裏づけについては、
『「超」整理法』（著者：野口悠紀雄、中公新書）
　http://www.amazon.co.jp/exec/obidos/ASIN/4121011597/249-6465254-2504364
を読んでください。

参考URL：

http://www.noguchi.co.jp/supra/lookback.html

回答No.2

stouma

> 「取りこぼしてしまうもの」
やはり環境により異なるためこういったことは日常茶飯ではないかと思います。
ただ抜け道を作ることも必要です。
たとえば未区分や新規に区分を作成するなどを管理者や
代表者に権限を与えるなどする。
また一定期に再度未区分を処理するよう促すなどです。
切り分けを細かくすれば検索時に要領を得ますが
誤入力や人間の処理の低下につながります。
大まかにすればその逆です。
ある程度の枠組みができればそちらで運用。
それ以降はユーザーからのQAで対応するしか
難しいのでは？

質問事項が漠然としてますがDBにての私なりの
考えです。ナレッジデータベースも参考になるのでは？
検索をかけるとたくさんでますよ

回答No.1

mendokusa

漠然としすぎていますのでもう少しデータの内容を具体的に。

1件1件がどの程度重要なのか
データはどの様に集まってくるのか
データの量、件数は

等々を補足して下さい。