ISO9001について

質問

ISO9001について質問です。 会社で決まった注文書の書式があり、エクセルデータ化されています。納入先の欄が小さい為、セルを結合させ自分だけ編集して使っていたら、「附票に登録してあるから、編集すると不適合となるから、やめなさい。」と言われました。その部分だけの修正ですがそんなこともダメなのでしょうか？教えてください。

※OKWAVEより補足：「技術の森( 品質管理)」についての質問です。

回答No.4

ohkawa3 · ベストアンサー

お三方の回答がありましたが、修正を許すと許さないに判断が割れました。
もう少し突っ込んで検討すれば、御社の規定にどのように書いてあるか（規定されているか）で判断することになるでしょう。

御社の規定が、「原則として 会社で決めた注文書の書式を使う」としていれば、規定の主旨から外れなければ、修正してもOKと考えられます。その一方、「附票に登録してある書式の変更を禁じていたり、変更した場合は無効になる」のように規定していたら、修正はアウトでしょう。
現実には上記のように単純な判断ではなく、応用問題として結論付けることが必要になるでしょう。

ISO 9001の考え方は、人・組織・規定などは完全無欠ではないので、ミスが発生することもあると考えて、不具合事象があったら、規定を修正して改善していく（スパイラルアップ）ことが基本だと思います。マネジメントレビューを義務付けているのは、仕組みの修正・改善を定常的に行う必要があると考えているからです。

お礼

わかりやすく丁寧な回答ありがとうございました。皆さんの指摘を参考に会社に提案しようと思います。

回答No.8

hahaha8635

紙で管理してるなら　別にいいが　←　紙が正なので
データ管理で　マクロ上　うねうねやると　エラーが出るので
だめ

そもそも　作りが甘い
FMEAやれと進言してみましょう
メーカー名は　文字列で　その長さは決まりがありません
そういったな愛の対処法が考えられていませんその辺を進言してみましょう

例えば
長い国名
https://ddnavi.com/serial/646297/a/#:~:text=%E6%97%A5%E6%9C%AC%E8%AA%9E%E3%81%A7%E3%81%AF%E3%80%8C%E5%A4%A7%E3%83%AA%E3%83%93%E3%82%A2,%E3%83%92%E3%83%AA%E3%83%BC%E3%83%A4%E5%9B%BD%E3%80%8D%E3%81%A8%E3%81%AA%E3%82%8A%E3%81%BE%E3%81%99%E3%80%82

【ギネスブック世界一 】
　タウマタファカタンギハンガコアウアウオタマテアポカイフェヌアキタナタフ
　（アルファベット表記）Tetaumatawhakatangihangakoauaotamateaurehaeaturipukapihimaungahoronukupokaiwhenuaakitanarahu

回答No.7

ohkawa3

回答(4)再出
「修正を許す」は雲行きが怪しいようですね。

とはいうものの、「必要な時・場所で正式な文書を必要な人が間違いなく取り出し、使える状態にすること」が確保されていれば、許容されると考えてよさそうです。

紙に出力した資料を「正本」とするのであれば、取扱者が誤解しない範囲であればOKなように思います。電子データを「正本」とする場合は、エクセルファイルに対する「行や列の追加」は、「間違いなく取り出し、使える状態にする」ことを阻害する可能性がありそうですね。
行や列を追加しないで、紙に印刷するときだけ、欄を大きくするような手法であれば、「違反」にはならないでしょう。
躊躇しないで規定を柔軟に変更していくことを想定なさることをお勧めします。

回答No.6

wave1645256

会社として標準書式と決めてISOで通している以上は、
勝手に結合などはだめです。
表記の文字が小さいのであれば、会社で決めた標準書式などの変更をしたりISOへの変更や修正などしてからですので、
自身がというのは勝手な編集は不適合になります。
最悪ISO認定の取り消しですね。
会社内のサーバーダウンやエラーで処理できないなども考えられる。

変更するにも大変なんです。
認定取り消しなんてなったら、それこそ質問者の責任へとなっても文句は言えないだろうね。損害だって安くありませんし。

回答No.5

kabosu2022

ISO9001では文書管理の役割として、「必要な時・場所で正式な文書を必要な人が間違いなく取り出し、使える状態にすること」を求めています。
品質マネジメントシステムの計画及び運用のために組織が必要と決定した外部からの文書化した情報は、必要に応じて識別し、管理しなければならない。
適合の証拠として保持する文書化した情報は、意図しない改変から保護しなければならない。
となっており、
ISO9001の要求事項に沿った適切な文書管理を行ってISO9001を取得していますので書式の編集は認められません。
改善やルールが変更されることはよくあることで、該当する文書や書式も改訂されなければなりません。
その文書が改訂されたものであるということを示すために版番号（版数）を採用するというのが文書の変更の識別の常識的な方法で、「文書管理台帳」を添付し、適切な版の状態が分かるようにする必要があります。
勝手に書式変更はできません。

回答No.3

merrysun

納入先の欄が小さい為、セルを結合させ自分だけ編集
　　問題ないと思いますが
会社で決まった注文書の書式には沿っていますので
会社で決まった注文書の書式から大幅な変更があれば内部監査で指摘されるでしょうが。
標準文書も現実と違っていれば変更はしていって良いし、改定は定期的に見直してOKです。
わざと内部監査で指摘してもらい改定しやすくするのもテクニックです。
内部監査なんてビクビクする必要なんてないのです。
どんどん指摘してもらって標準文書を現実的なものに変えていくものです

回答No.2

ji1ij

具体的にどんな変更をしたのか判りませんが、標準に書かれてるのと明らかに異なっておれば標準を守っていないとされます

回答No.1

wakobata

>その部分だけの修正ですがそんなこともダメなのでしょうか？教えてください。

だめです。