総会の出欠票の記述により総会が無効となりますか？

質問

知りたい内容
総会の出欠票の記述で「複数議案が存在する場合において賛成・反対を纏めて１つだけにして記述している出欠票」について、一般的に問題は無いのかダメなのかご存知の方がいらっしゃいましたら、ご教示願えればと思い質問させていただきました。

説明
昨年、私が参加している会の総会が９月に開催され議案書と出欠票が届きました。

議案書を見ると、１号議案から５号議案まであるのですが、出欠票の選択項目には「１．総会に出席して議決権を行使する」、「２．議決権を議長に一任する」、「３．議決権を書面にて行使する　賛成・反対」とありました。

これだと１号議案には賛成だが２号議案には反対の場合、この様な出欠票の記述だと、どうすれば良いのかわからず会員の意思表示を完全に反映出来ないと疑問に思い総会前に会長へ「各議案毎に賛成・反対を記述しそれぞれの議案において意思表示出来る出欠票に変更するべきではないでしょうか？」と意見したところ総会開催までに返事が無く、総会へ出席して「このやり方では、総会は無効ではありませんか？」と改めて述べたところ「これがダメな事例を提示してくれれば総会をやり直す」との回答でした。

その場ではダメな根拠を提示する事が出来ず総会は継続され閉会しました。

その後、色々調べたのですが複数議案が存在する場合において賛成・反対を纏めて１つだけにして記述してある出欠票を見つけられず、ダメな事例も見つけられませんでした。

そして１年経過し、昨年に私が意見した事もあったので、今年は各議案毎に賛成・反対の意思表示が出来る出欠票になっていると思いきや、今年も昨年と同じ様式でした。

今年も意見すべく改めて色々調べたのですが、ダメな根拠を見つけられませんでした。
そこで皆様のご意見をお聞かせいただきたいと思います。
また、良い場合・ダメな場合において根拠が記述されているＵＲＬや行政等のＵＲＬ等をお示しいただけますと助かります。

よろしくお願いいたします。

回答No.5

sutorama

＞「規約」はありませんが「会則」があり、そこに総会での出欠票の様式についての記述等はありませんでした

その会則に「監事」の権限項目があれば、監事に託す案件でも良いと思います

例えばというか、普通なら規約や会則には「監事権限」が示されており、監査（会計監査ではなく事業監査）を通して、疑義が疑われるような会運営があった場合、監事権限を発動し、総会（監事招集：臨時総会）にて書かれている疑問を議題にあげることができるはずです

もしも、監事の権限が会則に書いていないような、ダメな任意団体でしたら、もう期待は持てません

なぜなら、監事が止められないのなら誰にも正すことができないからです

まぁ、まともな人が会長になれば、本気でやって２年ぐらいで正常な団体に戻せる可能性もありますが、どこにでも承認欲求のカタマリの老害が横行していますから、相当に本気にならないと無理かとも思います

ともあれやはり「任意団体」ですから、どうとでもなるし、どうとでもされてしまうのことは、仕方のないことです

回答No.4

eroero4649

株主総会の場合も同じような書類が株主に送られ、そこには議長に一任するか棄権するか賛成するか、あとは全部反対があるかどうかで、他の書類形式を見たことがありません。

株主総会だって様々な議決があるわけで、それでいちいち賛成、反対の個別の票はとっていません。もし質問者さんがいうように「個別の案件がないから総会を無効にできる」なら、どこの株主総会も無効になってしまうでしょう。
だから法的には現状のフォーマットでも問題ないと思いますよ。「そこまでこだわるならちゃんと総会に出席しろ」というのはまっとうな指摘だと思います。

で、ここから先は私の提案になりますが、もしそのような形式が相応しいと考えるなら、質問者さんが運営側に立候補して自ら改革したらいかがかなと思います。
だって今質問者さんがやってるのは「俺の提案をお前らが実行しろ」なわけじゃないですか。そんなの面倒くさがってやらないに決まっています。質問者さんに命令権があるわけでもなし。
それならば、自らが自らの提案を実行に移せばいいのではないかなと思います。

回答No.3

HutsuunoHito

同じような方がいれば声を上げれば無効になるんじゃないですか？
そうでないなら、あまり迷惑にならないようにした方がいいと思います
そこまでこだわるほどの重要案件であれば、その人は出席すべきだとも思います

逆の立場で考える事も必要です
　そもそも出欠すら回答しない会員が多い
　毎年同じような議題で、いちいち議論するほどでない
　そもそも役員報酬も微々たる金額で誰もやりたがらず、善意で役員をやっていただいている
　必要もないのにあまり面倒にしてしまうと役員をやる人もいなくなるどころか、堅苦しい雰囲気で会員すらいなくなるかも

スポーツなどは会場や体育館を予約したり面倒な手続きもあります
会計は会費の徴収～支払い、会計報告など責任も重く大変なんです
書類作りや連絡メールなんて従来のテンプレートで済ませて欲しいです
会費の使い道や役員報酬などに怪しい点がある、会の方向性などに関わる大きな議題がある
などなければ、事務的に行わなければならないだけなのですから、皆で楽しく活動できるなら面倒事は増やさないで欲しいというのが本音だと思いますよ
通常は専任ではなく、仕事の合間に活動しているのが現状でしょうから・・・・
議案書を変えたいのであれば、ご自身が役員になって書式を作り直せばいいと思います

補足

皆様ご回答ありがとうございます。

ご意見ご指摘がございましたので、もう少し背景をお話したいと思います。

私はマンション居住でありマンション管理組合の理事長を連続２期の経験と、質問にあげさせていただいております会の役員を５年前に連続２期経験しておりますので、役員の大変さと総会の大変さを少しは承知しているつもりです。

私が任意団体の会長に就任した際には、過去にならって各議案毎に賛成・反対の意思表示が出来る様に出欠票を作成しておりましたが、私の次々回の会長からそれが無くなり複数議案において賛成・反対を纏めて１つとなりました。
その事により、私を含め会のメンバー数名から「あのやり方で問題無いのか？」と話が出ていました。

と言うのも、先に述べましたマンション管理組合が行っている総会の出欠票では、各議案毎に賛成・反対の意思表示が出来る様に作成されているからです。

マンション管理組合の場合、国土交通省が定めているマンション管理標準規約が存在し、そこには「書面による議決権の行使とは、総会には出席しないで、総会の開催前に各議案ごとの賛否を記載した書面（いわゆる「議決権行使書」）を総会の招集者に提出することである。」と説明がありますが、本件質問の任意団体の総会の場合においては、どうであろうか？と疑問に思い調べてみたものの探し出す事が出来なかったため、どなたかご存知の方がいらっしゃればご教示頂きたいと質問させていただきました次第です。

お答えを頂いた中に「自らが役員になり提案を行い実行に移す」等をいただきましたので、今年予定されている総会では既に役員候補が決まっているため来期は無理ですが、来々期の役員に立候補して出欠票（議決権行使書）の書式についての提案をしてみようと思います。

皆様の貴重なお時間を頂戴しご教示くださいました事、感謝いたします。

回答No.2

g27anato

質問…「意見を聞きたい」
「根拠記述、行政URL」

総会
「ダメな事例を提示してくれれば」
…「想定される事例」でよい。

事例を提示するのは、問い合わせた個人の疑問となった想定で構いません。
…例えば「個別議案ごとに賛否を示したい場合」と言えば、問合せの事例として成立します。

以上、個人の参考意見につき、
URLは無いので悪しからず了解願います。

回答No.1

sutorama

いえ

事案というよりかは、貴団体の『規約』に、総会の議決方法をどのように明記しているのか？だけです

また、任意団体なのか？認可地縁団体なのか？によります

もしも、認可地縁団体であれば、地方自治法に抵触すのか？を、市区町村にある地域総務課に相談し、指導してもらうべきであり、いち個人や団体の判断で、物事を調べるなどはないと思います

もしも、ただの任意団体扱いであるのなら、既得権益および規約が優先されことになり、その場合、団体の過去の事例を調べて、提示するのが筋でしょう

また、それでも納得ができないような事案だと思うのであれば、年度末総会で議案として「規約改正について」を話し合うべく、貴団体の規約のダメなところなどを洗い出すことを、今からでもするべきでしょう

そのときも、任意団体であっても地域総務課を頼って、今の時制にあった規約改正案を、相談することが良いかと思います

故に、何を調べようが、すべて『規約』が最優先され「規約なんてものはどうでもいい」という、アホばかりの集まりなら既得権益や過去の事例が優先されます

補足

sutorama様、ご回答ありがとうございます。

私の説明不足でしたので補足させていただきます。
今回質問させていただいている会は任意団体です。
分かり易く例えるならテニスサークルの様な集まりの会です。
「規約」はありませんが「会則」があり、そこに総会での出欠票の様式についての記述等はありませんでした。
助言いただきました「団体の過去の事例」を調べてみたものの探し方が悪いのか、似た様な事例が見つからず良い悪いの根拠を示せないと言うのが現状です。