検査成績書（測定値）の記入方法

質問

検査成績書（測定値）の記入方法についての問合せです。

客先提出用のある機械部品の検査成績書があります。
その様式（帳票・書式）は電子版（エクセル形式）の雛形があります。
１）指定された寸法箇所を測定して、その測定値を記入します。
２）規格値（公差）に対して合否判定も記入します。

測定値と合否判定をエクセル上で入力して検査成績書を作成（清書）し、
印刷したところ、上司から「測定値は手書きで記入するように」と
指導されました。様式を紙で出した後、手書きせよ。ということです。
また、「手書きでなければ改ざんになる。」とも言われました。
パソコン作成でも手書き作成でも測定値が正しければ成績書として問題ない。
と考えますが、一般的にはどうなのでしょうか。

回答No.3

noname#230359

客先がどう言ってるのでしょう？　それ最優先にすべきかと。
構わないよ　なら無駄な手書きはやめるべきと思います。

手書きの最大の問題は記入ミス。チェックするには量に比例以上の手間が必要。

上司はどんなお方なのか・・・
　　＞「手書きでなければ改ざんになる」
逆でしょう。

お役所でも紙と電子データ併用となり、後者はＣＤＲＯＭ焼き（ラベルに捺印）が多いようで、ＦＤ書替事件より偽造は難しい。

全て手書きが必須なのはおそらく自筆遺言書だけ。京都の老舗の裁判で筆跡鑑定めぐり、判決が二転三転。

回答No.2

noname#230359

私も、回答(1)様の意見に同感です。

「測定値（検査結果）の記入方法 が、パソコン入力は不可で、
手書きでなければいけない。」

に対しては、まず、記録に対して手書きかパソコン入力かどちらかでは無ければいけないという決まりは無いと思います。

決まりが無いからこそ悩むと思いますが
手書き、PC、どちらも改ざんは可能と思われます。
検査結果がNGでもOKの数値を手書きすれば改ざんとなりますので。
また、印鑑にしても勝手に上司の机から印を頂戴すれば承認印になってしまいます。
掟破りの改ざんの話をすればきりが無いのでこの辺で止めておきますが。

しかしながら、一般的には、パソコン入力の測定データと手書きの測定データを比較するとやはり手書きのデータの方が信憑性があると感じられる傾向があると思います。パソコンは机上で作っている感じがしてしまうからでしょう。

私の知っている顧客先の中には手書き資料で有ろうとPC入力資料であろうとあらゆる帳票類の承認欄を手書きで記入するメーカーがあります。おそらく過去に何らかの問題があり、全て手書き承認の文化を選んだものと思われます。

やはり結論的には自社内でどのような運用にするかを決めるだけになるかと思います。

回答No.1

noname#230359

電子データの取り扱いについては、データを扱う方の考え方に相当の温度差
があるのが現状と思います。従って、上司の考え方を一方的に責めることなく
まずは一呼吸おくことが良さそうです。

ワードやエクセルの文書は、そのままでは、容易に編集可能です。タイムス
タンプなどの情報を無視した場合、印刷した文書の数値は自由に書き換える
ことができそうです。従って、自由に編集可能な形式で、合否判定を決定
する「検査成績書」を発行することは不可との考え方は正しいと思います。

編集をし難くする手段としてpdf化することもよく行われますが、ワードや
エクセルを直接pdfとしたものは、編集可能です。

一端、紙に印刷したものを、スキャナーで取り込んでpdf化したものは、
容易に編集できません。（画素の1ドット単位で編集をすることは可能で
すので、パーフェクトではありませんが・・・・）

書き換えができないと認められる常識的なレベルは、最後に示した紙に印刷
したものをpdf化したあたりと思います。責任者名を手書きとするとか、
押印することで一層責任を明確化するなどが一般的と思います。

測定値まで手書きとすることは、少々行き過ぎのようにも感じます。

検査成績書は、紙に出力したものが正であって、電子データが「参考」の
位置づけであれば、御社は、「正」をコピーした紙の書類を発行記録とし
て管理する必要が生じると思います。
発行記録を電子媒体として管理したいのであれば、後から改竄できない方法
を選択しておくことが必要と思います。

＞実際に、過去に受領した部品メーカからの検査成績書などを見ると
＞パソコン入力と手書きのどちらの場合もあるようです

事実は、どちらでもＯＫであることを裏付けていると思います。
後は、御社で判断をして、統一基準を決めればよいことと思います。

滅多に発行しないものであれば、どちらでも、得失に大きな差異はなさそう
に思います。
ある程度の頻度で発行するものであれば、経時的な数値の管理にＰＣが利用
できて、書き写しのミスを防げるＰＣ入力の方が相対優位のように思います。
（個人的な意見です）

つまらないことですが、手書きではなく、エクセルなどの表計算ソフトを
使って数値入力する場合、表示する桁数に注意を払うことが必要と思います。

例えば、コンセントに来ている交流電圧を測って、100V丁度のとき、
100と入力すれば小数点以下なしの100と認識されます。実際は、小数点以下
２桁まで計測しているならば、100.00Vと記載すべきの数値です。
PC入力を報告書の記載値に取り込むには、このように有効数字の扱いにも
留意することが宜しいかと思います。

お礼

早速、ご回答を頂きありがとうございます。
「上司の考え方を一方的に責めることなく
まずは一呼吸おくことが良さそうです。」全くその通りだと思いました。

さて、説明不足で申し訳ございませんでした。
・測定値や合否判定欄が空欄の様式が電子版（エクセル形式）ですが、
　それらを記入後、最終的に客先には「紙版」で提出します。
・承認印（押印）もパソコン入力ではなく印鑑（朱肉付）を使用します。
・但し、弊社保管用はその紙版をPDF化して電子版の状態で保管します。

当方が確認したかったのは、もう少し狭い領域の内容です。
「測定値（検査結果）の記入方法 が、パソコン入力は不可で、
手書きでなければいけない。」という点です。
いかがでしょうか。

実際に、過去に受領した部品メーカからの検査成績書などを見ると
パソコン入力と手書きのどちらの場合もあるようです。

＞事実は、どちらでもＯＫであることを裏付けていると思います。
＞（個人的な意見です）

とありますが、たいへん参考になりました。
ありがとうございました。