見積書の作成方法

質問

今、会社では手書きでの見積もり作成を行っています。
昨今、官公庁や民間企業ではA4サイズの見積書が基本になっているようなので（今はB5の手書き）変更したいと思っています。
エクセルでの作成はしてみたのですが、同僚からの要望が（わがままですが）多々出てきました。解決策またはよい雛形の作成方法を教えていただけたら幸いです。
問題点は・・・
１、A4サイズの見積もりを作りたい
２、どのPCからでも見積もりを作りたい
３、見積書番号をどの人間が使用しても連番にしたい
４、過去の見積もりを見たい
などです。
あまり知識のない私ではエクセルが精一杯です。
知識豊富な方アドバイスお願いします。

回答No.3

pumpkin_soup · ベストアンサー

こんにちは。こんな方法はどうでしょうか。
（実際、私の会社ではこんな感じです・・・）

１、A4サイズの見積もりを作りたい
雛形は現在使っているB5手書の物や他社からの見積書を参考にエクセルで作ると良いと思います。
現在使ってるのと同じ様に記入するなら、同僚も違和感なく使えるのではないでしょうか。

２、どのPCからでも見積もりを作りたい
１で作ったフォーマットを配布すればどこからでも作れます。

３、見積書番号をどの人間が使用しても連番にしたい
見積番号をつけるための表を１つエクセルで作り、見積作成者は作成時にその表に記入し番号を取得する。
　例）
　見積番号　日付　提出先　内容　金額（←natuyanの会社に合った項目で）

一番左の番号には予め見積番号の連番を入れておき、作成者が内容を記入すようにする。

LAN接続がされているようなら、共有フォルダにこの表を入れておけばどのＰＣからでも使えます。
問題点は他の人が使用中は読取専用になってしまうことですが・・・

４、過去の見積もりを見たい
１、２の方法で作成した見積を共有フォルダに保存するようにし、３の表の見積番号にハイパーリンクをつけておきます。それで過去の見積を見ることができます。また３の表にオートフィルタをつけておけば、検索も可能です。
保存方法ですが、１つ共有フォルダを作成しその中に３の表と提出先・年度別など管理しやすいフォルダをつくり、作成見積はそのフォルダ区分にあったところに保存しておきます。この共有フォルダ内に保存してハイパーリンクをつけないと他のＰＣからは見れないので注意しなくてはなりません。

見積書番号を別途、表に記入しなくてはいけなのが面倒ですが、参考までに・・・

お礼

有難うございます。一度チャレンジしてみます。

回答No.2

Pesuko

できれば　こういうもの導入したほうがいいですよ
http://www.kobec.co.jp/mc7/index.htm

人数分導入すると高く感じますが、一旦使うとやめられません。

私の友人もこれ導入して手間が１０倍省けたといってます。

回答No.1

shukugawa

２～４に関して、PCがLANで接続されているのであれば、
見積書をどこか一箇所の共有フォルダに置くようにして、
ファイル名を見積書番号＋○○○という形にすれば解決すると思います。

LANがなければ、どれかのPCに置き場所を決めて、
そこで上記のような方法で管理すれば良いと思います。