多人数向けの説明会をする機会が多い方に質問です。

質問

多人数に向けて説明会やプレゼンをする機会が多い方に質問です。

２００ページ近い本の内容を内容を全然知らない人に２時間強で説明をしなければなりません。分かりやすく人に説明するにはどのようにいいと思いますか？
今の部署で３年目になります。
２～３０人程度の新人アルバイトを対象に、一般世帯に対して調査に協力してもらえるようお願いするという内容の説明会を、二時間ほど時間を設けて実施していますが、いまいち上手くいきません。

　説明の仕方としては、受け手に渡している手引を読み上げ、足りない箇所を補足するという形をとっていますが、説明の参照などでしょっちゅう別のページに飛ぶことや、短い時間で伝える内容を多すぎること、アルバイトさんにお願いする仕事の性質上写真などわかりやすいような資料を使って説明できないこと、私のボキャブラリーが少ないことなどから受け手に理解してもらってるか不安になります。
その上、新任の上司に説明会の仕方を伝えると読み上げるだけなら説明会開く意味などないから分かりやすいよう考えろと釘を刺されました。（当然かもしれませんが・・・）
これからのためにも広い範囲の内容を人に伝えるコツがあれば教えていただきたいです。

回答No.1

hue2011 · ベストアンサー

200ページを頭から読んで聞かせるとしても5時間以上はかかるでしょう。
最初から2時間で入るような分量でないとすれば、まあ辞書を持たせて読本を説明するような気になればいいです。

まず鞍点を設定しましょう。

巨大であれ長大であれ、話はカタマリになっているはずです。
これ、これ、こういうことを説明するのだ、と箇条書きにします。

これが３行以上になったら粒度が細かすぎます。
２行になるようにまとめてみましょう。

もしどうしてもたくさんになるなら、重要なものを２つにしてあとは捨ててください。
200ページの書類はすでにわたっているのですよね。

次にひとつひとつのカタマリ単位で、納得してもらいたいことを数えあげます。
これは7行以内になるように工夫します。

小さくしたカタマリをまた分解してみます。
どこかで、これ以上の分解はできないと思うところが来ますからそれをやってみましょう。

ここで、ツリー状態になっているはずです。
段差が5段なんかになってしまっていたら、それはおそらく理解させることができないことになります。
上から２段、にするような細工をします。3段目以下は捨てるのです。
3段目以下は、「詳しいことはみなさん自分で調べて」や「あとで質問にきてもいい」としていいはずです。

すでに構造でお分かりだと思いますが１段目に１時間、という時間配分にすればいいのですね。
これで2時間。

1時間単位で、まず初めにこういうことをこの１時間で話すと説明し、７つまでの細かいことを話す。
質問等があることを想定すると１細分５分のスケジュールで話せばよろしいということです。

ここまで時間配分です。

次に、落ちこぼれ防止策です。

本来２００ページのなかにあることを、さっきのやりかたで分解し、ツリーにしたものを模造紙か何かに作成し、あらかじめ見えるところ、前のほうに貼っておきます。
これがあると、聞き手が道を迷うことがありません。

これを全部話すわけではありませんが、順次、「いまこの話をしました」と確認を入れます。
話していないことは、「ここは説明を割愛します」と言います。

説明したことは、この話、理解できました、と言い切ってください。

理解できましたか、はだめです。
できました、と事実として大きい声で言います。

このときに「ちょとわかりません」人が出たらスポット対応してください。

そして、次のテーマの話をしていたらもう前のテーマまでは皆が納得している、という、大きい声ではいえないが錯覚を持たせるのです。
皆がわかっているのである、という空気を作るのです。

飛ばした話題についても、皆が飛ばしているという安心な空気にします。

そんなところですね。
要するに、全部話すなんていう無理なことを努力しても意味がない。
仮に努力したらどの部分ひとつも理解できないことになります。
だから、説明から優先順の低いものはばたばた捨てて行って、そのかわりに「ここは今日は説明を割愛します」と明示するのです。

資料が各自に渡ってきっちり読み直しをされたとき、説明があったほうがいいというところを口頭で丁寧に説明するだけでよろしいです。

回答No.2

Tann3

説明の仕方・テクニックの前に、その説明をされる側のモチベーションはどうなのですか？

・その説明をぜひ聞きたい、というモチベーションの高い人が集まっているのか
・漠然と参加して来た人が、最初に「是非聞こう」というモチベーションを持てるか

というところがキーポイントでは？
　「一般世帯に対して調査に協力してもらえるようお願いするという内容」とすると、これが一番の問題ではないかと思います。

　出来高払いの報酬とか、内容の理解が高まる度合いに応じて受講者の利益・満足度が増すような「モチベーション・アップの仕組み」を考えることが必要ではないでしょうか。必ずしも報酬だけでなく、社会的・個人的満足度でもよいと思います。（被災地復興とか、救援活動、弱者救済、社会奉仕など）
　聞く側が、自分から聞きたいと言って来るような環境を作ることです。

　さらに言えば、説明する側の質問者さん、新人アルバイトに、どれだけの「やる気」と「情熱」があるかですね。
　やる方に情熱があり、是非それに加わりたいという共感が得られれば、情報伝達の質を高めることは可能だと思います。
　それがなければ、せっかく燃えてやって来た人も、がっかりして冷めてしまいます。

　どちらか一方でも欠ければ、2時間なんて持ちませんよ、集中力が。