本質的でない書式修正に時間をかける？

質問

仕事でワードやエクセルやパワーポイントを使って資料を作成することがあります。
当然ながら、完璧で文句なしの資料が作成できれば最高なのですが、あいにく時間は有限となっています。

資料において伝えたいこととは関係がなく、あまり本質的ではない書式や見た目にどのくらい時間をかけて高い精度を求めるべきなのでしょうか。多少フォントが違ったり、図が整列していなくても、本質を伝えられれば良いと思いますか？そのような見た目も重要と考えますか？それともその中間ですか？
コメントお待ちしております。

回答No.8

yasuto07

管理職だって、、優秀な人がいたら、、、イツカジブンノアシモトガオボヤカサレルセショウ。

ですから、優秀な人は、、、選びたくないわけです、、、。

ゴジ、ダツジ、がない方が、、、ありがたいとは思いませんか、、、。

管理職は、、自分が、、、アホのように見られたくはない、、、。ですから、、、内容にはこだわらないのです。

意味わかるかな、、、。貴方の秘書じゃないということです、、、。貴方が出した誤字を直すのは、、、彼らの仕事じゃないからです、

ただ、正しい、書類に認めを押すのが仕事ですから、、、。

お礼

ありがとうございます。管理者が、自分の脅威になりうる部下を冷遇するというのはよくききます。自分の会社では、中立の部署に目ざとく発見されて（管理者に）指導がはいります。社風や社員の評価方法によっても違う部分だろうと思います。

回答No.7

koyuki2426

社内の会議、特に打ち合わせに近い身内の会議であれば、ことさら飾り立てる必要はないと思います。
わかり易いフォントと色でシンプルにでも十分です。
打ち合わせ資料にすぎないのに、むやみに飾り立ててあると、ヒマ？って思えますから。

でも、字の変換間違いやフォントの違いって結構気になります。
図の整列もね・・今のパワーポイントって、そろってくれますけど、昔のはそうもいかなかったですね・・・ま、できる技はあるのでしょうけど、キレイな見栄えのために勉強するまでにはいたらなかったので・・・
でも、プレゼン資料を作るのが業務ならもっとやりきったと思います。

本質を伝えられれば・・・とありますが、どの場面で使うのかということです。
単なる報告資料であれば、シンプルに書けばいいのです。
ざくっとベタうちし、全部クリックしてから同じフォントにそろえれば、多少違うなんて現象は起きないはずです。
字の間違いのチェックくらいは、最低限確認しておくべきでしょう。
（そうはいっても間違えることもありますが・・・）
そういうポカミスって、スムーズなプレゼンの上でかなりの障害になりますから。
この質問って、プレゼン最中に些細なミスの指摘にイラっときたからのもの？
まあ、大変気持ちはわかりますけどね・・・

くりかえしますが、どのような場でのプレゼンか・・によるでしょう。
見た目にどれだけ力を入れるかについてはね。

お礼

ご回答ありがとうございます。確かに字の変換間違いやフォントの違いって結構気になりますよね。重々承知しているのですが、本質的でない部分なので（自分も他人も）神経質過ぎないかと思うことも多く質問しました。なのでプレゼンでイラッときて質問したのではないです。
どのような場に提示する資料なのかによって力の入れ具合が変わるということも分かります。それなりの場に出すのであれば見た目は非常に重要であるということですね。
（以下ご回答者さんに対するコメントではありません。）どうも本質的でない部分を過大に取り上げてしまう文化（？）のようなものがあるように思えます。その労力をもっと有意義なことに向けられないかなと思います。

回答No.6

sazann

資料でどこで誰に見せるかによりますね。

社内の内輪なら多少粗くても構わないと思います。

ですが、社外の人やそれなりの会議や打ち合わせの場で
展開する資料ならば体裁も重要ではあると思います。
パッと見て視界に入ってくるのが体裁なので、そこから
ちゃんと見てもらえるかという話になってくるのではない
でしょうか。

加えて後々その資料をエビデンスとして使い回す事も
考えられます。
フォントとか図がちゃんとしてないとチェックがずさんな
社内なのかと想像もされてしまうかもしれません。

仕事はちゃんとするけど１～２日お風呂に入って来ない人が
いたら「風呂くらい入れよ」と思うのではないでしょうか。
同じくらいお風呂に入らない人同士なら「まあ、いいか」と
言うかもしれませんが、そうでない人はそう思わないのではと。。

ご参考になればと思います。

お礼

ご回答ありがとうございます。「パッと見て視界に入ってくるのが体裁なので、そこからちゃんと見てもらえるかという話になってくる」、「フォントとか図がちゃんとしてないとチェックがずさんな社内なのかと想像もされてしまう」ということは社外向け資料については見た目は非常に重要であるということですね。
お風呂に入っていない人は嫌いです。これは人々と一緒に仕事する上で最早本質的なものと思います。

回答No.5

tsuyoshi2004

物事って、何事も優先順位があるはずです。

ご質問の場合であれば、おおまかにわけてその要素は
「内容」「体裁・見た目」「期限」ということでしょうか？
この中で「期限」というのはどれほどの重要性なのでしょうか？有限といっても多少は融通がきくものなのか否か？
「内容」もアウトラインはできてなくてはならないでしょう。ただ期限があれば非の打ち所の無い内容も難しいのではと思います。
「体裁・見た目」でも、せっかくの内容が伝わらないようでは資料の意味がありません。

幸い大昔の手書きと違って、今は新たな情報を挿入したり移動したり修正も簡単です。

ということで、「期限」に気を配りつつ、「内容」を中心に作業を進めて、要所要所で「体裁・見た目」に手を加えるという作業が好ましいように思います。

その上で、どんな業務でも「目的」があると思います。資料は作るのが目的ではなく、その資料がどのように使われるかという「目的」があるはずです。
例えば、自分の所属する少人数での打ち合わせの資料なのか？外部（取引先など）も含めた大人数へのプレゼンなどの資料なのか？
更には、その資料が使われる場に資料作成者もいるのかいないのか？（いる場合は不備があってもその場で口頭などで訂正が出来る）など様々な条件で「目的」を果たすための資料の条件は変ってくるでしょう。

お礼

ご回答ありがとうございます。「期限」に気を配りつつ、「内容」を中心に作業を進めて、要所要所で「体裁・見た目」に手を加えるという作業指針は仰るとおりだとおもいます。また、目的によって資料に対する各種条件が異なってくることも納得です。
ここでは、資料の「体裁・見た目」は、内容が伝わらないようなものではなく、内容は伝わるがフォントが違っているなど、本質的ではないものを想定していました。いずれにしても「内容」「体裁・見た目」「期限」の3要素に分けていただいたのは参考になります。

回答No.4

saltmax

優先度から言えば
完成していること→数値や内容に間違いがないこと→見栄え
だと思います。
作業スピードを上げる為には
所定の書式、テンプレートが有効でしょう。
テンプレートを作成する段階でレイアウトを精査すれば
見栄えもある程度は整うはずではないでしょうか。
見栄えが良くても内容が間違いだらけでは
意味がありませんし
完成していないのでは目的を達しません。
準備し計画する段階で
最終的な成果の程度は決まってしまいます。
当然内容はチェックし完成させるので
きれいにレイアウトされていれば
そこまで配慮する余裕があったと思いますし
レイアウトが整っていない文書では
きっと中身にもミスがあるだろうと思いながら見るので
会社にとっては悪い面だけではないと思います。
本人の生産性の問題でしょうが他人を使ってでも
質の高い物を出してくる人とそうでない人は見る目に差がでるでしょう。

お礼

ご回答ありがとうございます。テンプレートを使ってある程度レイアウトを精査して作成していることもあり、その部分はあまり問題がないのですが、その他の部分でちょっとしたミスがでてしまいます。それをどの程度、例えば長時間残業してまでやるものかと思ったところです。仰るとおり、見た目の優先度は比較的低いのだと思います。
一方で「レイアウトが整っていない文書ではきっと中身にもミスがあるだろうと思う」という評価もあり（リアルで聞いたこともあります）、実のところ多くの人がかなり重要視しているように思いました。

回答No.3

ele_sheep

作成する資料を見せるのは　どのような相手かによって　見た目ににかける時間は変わってきます

ダメな人はどんな状況でも常に資料の見た目を気にしません

お礼

ご回答ありがとうございます。読者によって見た目にかける時間を変えるのは合理的とおもいます。やはり資料の見た目は重要ということですね。

回答No.2

yasuto07

管理職とは、そおいうものです、、、内容より、書式、誤字がないことが、、、評価対象です。

能力のある人はm、、管理職になれません、、、意味わかりますか、、、、。

イエスマンじゃない人は、、、不要なので。

お礼

ご回答ありがとうございます。なんと書式・誤字脱字のほうが重要と。いわれたことを忠実に、細かなミス無く仕上げることが評価につながるということでしょうか。「能力のある人は管理職になれません」とは、内容が優れた資料を作成すると管理職になれないということですか？！おしえてください。

回答No.1

caciow

資料において見た目は重要です。内容がどれだけ優れていても読み手に伝わらなければ意味がありません。時間を節約したいのであれば文章や図表のテンプレートを用意しておくと良いでしょう。資料の作成だけでなく担当業務全体を見直してみてはどうでしょうか。

お礼

ご回答ありがとうございます。見た目が悪ければ読み手に伝わらないということですね。テンプレートも使っていてその部分は間違いないのですが、テンプレート以外のコンテンツは書きおろしのため、やはり細かいミスがでます。