職場での会議の進め方について

質問

色々と調べたのですが、職場での会議の進め方って、次のような原則に従うのが理想なのかと、思っています。

(1)使う資料は、会議より前の日に、メール等で配布しておく。当日は、その資料は皆が当然読んでいるものとして、いちいち改めて読み上げたりはせず、本題にさっさと入る。
(2)必ず定刻に会議は開始する。遅れる人を待ったりはしない。

皆さんの職場での会議では、こういう原則に従っていますか？それとも、そんな教科書どおりには行かないというところでしょうか。あるいは、他にやり方の工夫とかされてますか？

回答No.2

noname#197903 · ベストアンサー

>皆さんの職場での会議では、こういう原則に従っていますか？
(1)についてはこんな風にさくっと本題に入って会議もあります
普段のプロジェクト会議なんてのはサクサクです。
でも会議は会議でも種類によってちがいます。
普段、業務に携わってないような重役会議では違う。
役員がでる会議は当日に読み上げたり短くまとめて要点を話すというのはありますね。

あとは騙まし討ち系でいきなり当日に持ち上がる話がありますがそれこそ突発性を装ってますがかなり綿密に練ってるものもあるし、ほんとに今、思いついて今決めちゃうよって感じのものもあります。

>(2)必ず定刻に会議は開始する。遅れる人を待ったりはしない。
そりゃ無いわな。
忙しくて遅れる人の中で重要人物が抜けていたら決められませんから。
場合によっては待ちますよ。
物事を決められない下っ端が集まってもしょうがないんですから。

>それとも、そんな教科書どおりには行かないというところでしょうか。
そうですねえ、杓子定規になんでもうまくいかないし、ハコをみて中身を見ないような会議してもしょうがないですよ。
会議の風潮ってのは、リーダーシップを握るひとで大きく変化しますんでね。
上の人がどうであるかが大きいでしょう。

>あるいは、他にやり方の工夫とかされてますか？
例えば質問には遅れる人を待たないという文言がありますが、下っ端で遅れてくるならその人間の管理されている上が問題。
逆に上が遅れてくる会社は、会社の体質なんで下っ端がいってもしょうがないです。

お礼

重要な事項が、しっかり話し合われる工夫が、最も重要ですね。

回答No.6

noname#244420

まーどうでもよい資料（其々の解釈に委ねてもよい資料）なら最初っから
要らない訳で、、、その本題とやらを参加者全員が其々の立場で
受止めているかの方が重要なことだと思いますが、、、。

例えば、本当に例えばですよ。
全国拠点の支店長が集まる会議だとすれば、エクセル表には当然４７
都道府県が並ぶわけで、、、そこに業績のパーセンテージや順位が記されて
いてもピンとこないものを、ビジュアル化をして（日本地図を県境に区切り
色付けをして各ブロックに成績を記載する。　赤く塗ってあるブロックの
支店長は、業績不振の理由を述べよ。）と書いてあれば、本題がより明確に
なります。
或いは、イベント実施に向けて各セクションの進捗状況を把握し、摺り
合わせが目的の会議であれば、最初っから誰もがどこで問題が発生するか
予想も付きません。　しっかり２時間で終わることを前もって告げておき
各セクションの責任を持ってやる部分とタイアップしなければいけない
部分を色分けしておくのも効果的でしょう。

今回の会議の趣旨目的、その後の成果目標だけでも参加者に明確に
しておくこと。　それが「本題」の更に大切な「テーマ」だと思います。

（２）等の形式なことは当り前。　終わり時間厳守も同じぐらい重要です。
（管理者のダラダラ長話をセーブする為に・・・）（苦笑）

お礼

会議を実際に始める前に、どれだけ議題を共有できるかを重視すると良さそうですね。

回答No.5

noname#202739

それが徹底されてるなら、すばらしいと思います。

３つ目の項目に「終わらせるのも必ず時間内」を加えたほうがよろしいかと。

お礼

終わりの時間って、決めるの難しくないですか？私がメインになるような打合せでも、議題に反対意見がどのくらい出るか、どうも予想がつきにくくて、時間の掛かり具合が予想しにくいんですよね。それでも一応は、終了時間を決めるべきなのでしょうね。

回答No.4

uitinka

大変よろしい。(1)も(2)もＯＫです。
私の所は待ち時間は５分と決めているので，参考にしてください。
上記のようにすることで，時間を掛けて内容を詳細に解く。又は話し合う。

お礼

ありがとうございました。

回答No.3

rowena119

どれが正しい会議の進め方と言うものはありません。しいて言えば会議ごとに違います。
時間厳守は当然ですが、例えば、重要な人物が突発できな理由で遅れても定刻にしますか？
その場合は、いったん解散して時間をずらすなどでしょう。
ただ言えることは、会議に出席する人の決定は大事です。まったく意見を言わずに終わる人など不要ですからね。また、ＳＯＮＹのようにパソコンや端末などを持ち込ませないことです。（内職禁止）
会社によってはすわらずに立って会議をするところもあります。夫々一理ありますが、皆が資料を良く見て活発に意見を言い合い、結論を出せる会議が一番良い会議です。

お礼

会議に遅れるのは、のっぴきならない理由があればもちろん、許されて当然ですがね。
各人の知識の差によって、意見が出せる出せないはどうしても発生してしまいますよね。

回答No.1

IDii24

正しいと思います。でも実際には我が社でもダラダラです。中には6時間もあったりしますが、終わってみれば飲み会のような話ししかしてないと誰もが思ってます。
でもそれを正さないのは単にそういう会議が好きだからねってことです。一応仕事している気になれるし、忙しい感じは出せるし、仲間意識ももてます。もっと言えば、出てない連中への優越感も感じます。日本の会社というのはこういう無駄でなりたってますよね。そのまま会議室が飲み屋に移行するとか。「じゃ、続きはあの店で。」
自分は会議室が大嫌いで、今はなるべく避けるようにしてます。大事でないものは意見のみ先にメールで送るなどして終わります。
昔はほぼ日中会議。夜が自分の仕事でした。つまり実質3時間ぐらいしか働いてないんですよ。しかも殆んどが報告会議で会議が多くなればなるほど資料より口頭が多くなって余計に時間がかかるという悪循環になりました。自分的にも情報を整理したり仕事をかたずける能力がどんどん落ちていることに気がついたので、今は出ない会議には出ないと決めているのでまあ、文句も言われますけど。
で、なぜそうしたかといえば、海外の結びつきが多くなるにつれ、向こうの人たちの仕事のやり方が見えてきたからで、まさしくおっしゃるようなことを実践してるのです。内部の会議は30分を目標に1時間で収めろと決まりもあります。
資料は先にメールで届き、そこにはすでに完璧な結論を分析とともに掲載されています。さらにこれからのタスクやスケジュール、かかる費用も記述されて掲載されます。
すべてに根拠と分析があるので、反論する人はその場で理論展開するのが難しくなります。その資料の不備な点は予め自分的に理解し理論武装して、次回に持ち越させる必要があるので会議自体は短くなりますね。
つまり海外の人はその人選さえ正しければそれに従う。専門知識が無い人間はまず意見も言えない。言うなら将棋の手のように理論展開する必要があり、生半可に口を滑らせると会議が長引くだけだということで、遊びの要素が非常に少ない。
まあ日本がここに近ずくには人種の壁を越えて、社員を多国籍にしたときでしょう。

お礼

海外は、やっぱり会議にはドライさを取り入れてますね。