教授にうまく事務作業をお願いする方法

質問

私は現在短期留学中で８月まで帰国しないんですが、９月にある学会に参加するために教授の承諾書を母団体に郵送しなければいけません。
本来なら直接教授のもとへ出向き、署名をいただいた後に封筒などを用意し郵送するべきですが、
今回自分でそれができず困っています。
提出締め切りは帰国前で、参加は絶対したいので、なんとか承諾書を提出したいのですが
この手の事務作業までお願いすることがとても心苦しいです。

学会への参加は自分が勝手に決めたもので(選考は通りましたが)先生が推薦してくれたものではありません。
そもそも研究室にいた時期が短いので、教授との関係もかなり強いとは言えず、快諾してくれるとは限りません。今後の関係も気になります。

こういった場合に、具体的な対処の方法、教授への丁寧な連絡の仕方など、アドバイスをください。
よろしくお願いします。

回答No.3

noname#232424 · ベストアンサー

補足を読みました。

・電話でおおまかな了解をとりつけます。

・そのあとメールで，
　　（教員が知らないなら）国際会議のプログラム
　　発表内容を示す資料（添付ファイル）
　　日付と署名だけ空白にした承諾書（添付ファイル）
　　郵送の宛先ラベル
　を送ればいいでしょう。

・封筒は大学の封筒を使うでしょう。切手は机の引き出しに買い置きがあるのがふつうで，それくらいの雑経費は気にしませんが，「帰国してから返済します」と約束します。

学生が「いいこと」をしようという場合，助力しない教員はいません。

回答No.6

noname#232424

No.4，5のお答えを拝見して。

ぼくも不明点としてあげたように，その教員が内容的にどうかかわっているかが，問題になろうかと思います。場合によっては連名にすべきときもあります。このとき，

＞学生プロジェクトの紹介をします。

と補足にあったので，「学生の自主性のもとにやっている学生だけの行為」と解釈し，「教員の指導の枠外でやっても問題ないだろう」と考えました。しかし，その研究室の所属という扱いになり，承諾書が必要になるいじょう，事前に教員に発表内容は知らせておくべきだと考えました。

お礼

説明が足りず混乱を招いてしまい申し訳ありません。
「学生の自主性のもとにやっている学生だけの行為」の解釈であっていると思います。
連名にする必要はないようですが、教授には発表内容を伝えてあります。

本題に戻りますが、教授に連絡したところ無事引き受けていただきました。
帰国したらすぐに挨拶に伺おうと思います。
回答ありがとうございました。

回答No.5

yuklamho

「喧嘩を売るつもりはまったくないのですが、やはりそうとらえられてしまうでしょうか。」
喧嘩と言ったのは、あなたが日本に帰られたらそこの研究室の所属になって発表されると言っておられたので、どういう身分（役職）で帰れれるのかは知りませんが、それなのにその研究室を主宰している教授の名前を入れないのはどうなのかな???と思ったからです。

「強いていえば別の教授が名ばかりの顧問でしたが、」
つまり、その“別の教授”の講座のお金で実験された結果を発表されるのだけれど、その“別の教授”は実験手伝ってくれなかったから彼の名前も載せないよ、ということでしょうか？

私だったらお二人の名前を載せます（現在の教授にはポスターの作成とかでもお世話になると思うし）が、あなたが必要ないと思うのでしたらそれでいいのではないでしょうか。あなたの言うとおり、少なくとも“現在の教授”はあなたのデータに対して責任をもてないのですから。

補足ありがとうございます 。

回答No.4

yuklamho

「学会への参加は自分が勝手に決めたもので(選考は通りましたが)先生が推薦してくれたものではありません。
そもそも研究室にいた時期が短いので、教授との関係もかなり強いとは言えず、快諾してくれるとは限りません。今後の関係も気になります。」
「連名ではありませんが、その教授の研究室の生徒という扱いにはなりそうです。」
その研究室の生徒として出すのに教授の名前を入れないと言うのはかなりまずいのではないですか？喧嘩売りながらお願い事するのですか？今いらっしゃる海外の研究室でやられたことをだすからかも知れませんが、今のボスに日本の研究室の所属で出すからその研究室の教授の名前も入れたいと言えば、反対されることもないだろうし、日本の教授には今のボスから国際学会へのポスター参加を勧められたので出したいと伝えて承諾書を（出来たらお忙しいところ恐縮なので下書きを書きました、と添えて）お願いしたらやってくれるのではないですか？メールでいいと思いますよ。

送るのが海外の事務局ならあなたが自分のFedExの番号でも添えて、“この番号を使ってください”と言ってもいいと思いますが、日本国内に送るのでしたら郵便代くらい向こう持ちでいいのではないですか（送料送りますというのも変だし）。承諾書がコピーでもよいのでしたら、あなたにPDFファイルでメールを送ってもらってあなたが事務局に送るという手もあると思います。
少なくとも教授の名前は入れるべきです。

補足

喧嘩を売るつもりはまったくないのですが、やはりそうとらえられてしまうでしょうか。
学生プロジェクトは留学前に日本で行ったもので、イベントに派遣してくれる日本の団体の方に声をかけられて参加することにしました。
教授はそのプロジェクトに一切かかわっていません。強いていえば別の教授が名ばかりの顧問でしたが、現在の指導教員で登録してほしいとのことでしたので、現在の教授にお願いいたしました。

自分で書いていてもわかるとおり、僕が個人的に進めてしまっているという現状と、あまりコミュニケーションがとれないという現状から、たび重なるお願いをすることに不安になっているわけです。

いずれにせよもうお願いはしているので、帰国した際にしっかり教授と話たいと思います。

回答No.2

noname#232424

何点か情報が不足しています。

・「選考を通った」ということは，口頭発表するのですか？
・そのネタはその教員のもとでこさえたものですか？
・その教員と連名での発表ですか？（だから承諾書が必要？）
・その学会には，その教員も加盟しているのですか？
・承諾書には，一文を書いて署名すればすむのですか？
・郵送（国内？　海外？）もその教員にお願いするのですか？

これらがどうであれ，国際電話で事情をはなしてお願いすればいいでしょう。海外のいくつもの大学のウェブサイトから留学願書をダウンロードし，「指導教員の評価を何日までに書いてくれ」というよりは，ずいぶんましな依頼です　笑。これにくらべれば，ぼくなら「あいよ」で引き受けますね。

補足

回答ありがとうございます。
発表内容は研究室の内容とは異なるものです。分野は同じですが。
学会というより正確には国際会議でのポスター発表ですね。学生プロジェクトの紹介をします。
連名ではありませんが、その教授の研究室の生徒という扱いにはなりそうです。
承諾書はおそらく一文で足りますが、国内の郵送(本来僕がやるべき事務作業)を教授にお願いすることになってしまい心苦しいのです。

毎日顔を合わせているのであればお願いもしやすく、気持ちも伝わりやすいと思うのですが、
過去に数回程度しか会話したことがないためちょっと不安だったんです。
連絡してみます。

回答No.1

SPS700

所定の用紙、郵送料、返信用の封筒などを添えて早めに（夏の間毎日研究室にお出でになる、あるいは市内に、時には日本国内にいらっしゃるとは限りませんので）送って、丁寧にお願いすればいいと思います。

　　　専攻の科内では「助手」の方がそう言う休暇中の事務の取り次ぎをしてくれる可能性もあるので、これこういうお願いを○○先生にしたいが、ということを一口言っておくのも一考でしょう。

　　　　所によってはアメリカなどはもう夏休みで、キャンパスは夏期講座に来ている高校生ばかりになった大学もあります。ですから、「早めに」手回しをなさるのがいいと思います。

補足

回答ありがとうございます。
そういえば秘書の方がいたはずなので、そういった仕事をしてくださるかもしれません。
私の大学(日本)は夏休みは７月からなので教授はいらっしゃるとは思いますが、早めに連絡します。