仕事のスキルアップをしたい

質問

現在接客兼メールやその他事務処理をしている20代女です。

最近事務作業でたまに集中力が切れるというか、注意力散漫になることがあります。
他のスタッフが完成させたものをチェックするのもわたしの仕事なのですが
チェックが行き届いておらずミスがあったまま提出したり、
別の時は資料を作成中に確認したはずなのに間違えが残っていたり
(その時は手際が悪いという自覚がありました)
要するに詰めが甘いということが増えているように感じます。

自分は「したつもりはやったうちに入らない」と思っています。
できる限りの注意を払ったり、第三者に確認してもらえるものは
確認していただきながら進めているので、大きなミスや失敗につながることは少なく
1日のTo Doリストはつけているので終わらないことはほとんどないのですが
もっといい仕事がしたいという思いから相談させてもらいました。

やらなくてはいけないことは分かっている時に
みなさんはどうやって細部まで気を配って仕事を完成させていますか？
また、毎回違う内容のもので、それぞれ注意点が違う場合は
どのようにしてその注意点を思い起こすように心がけていますか？
時間に追われているわけではないので多少時間かけても問題ないのですが
何を注意するかがすっかり抜けてしまうことがたまにあるので
確認の意味がないように感じてしまいます。

完璧主義なので、本当はミスなんて絶対したくありません。
完璧なものを仕上げて、非の打ち所がないような仕事がしたいです。

ストレスや多少の疲れかなとも思うのですが
そういうのを言い訳にしたくないので出来ることから改善したいと思っています。
みなさんが実践されている、または効果的な仕事術などありましたら是非教えてください。

回答No.1

noname#175585 · ベストアンサー

下記に効率よく仕事をするための仕事術について書かれていますので
読んでみて今後効率よくこなしていくために、お役に立てたら幸いです。

１．やるべき仕事を明確にする

日々の仕事のスケジュールは、きっちりと立てておくべきです。
毎日、今日は何の仕事に取り掛かろうか？と、悩んだり迷ったりしていては、時間の無駄となってしまいます。
長期、中期、短期とどんなスパンの仕事（目標）であっても、すべての仕事は、日々の１日単位のルーティンワークとして、スケジュール化しておく必要があると思います。

２．目標を数値化する

仕事とは、「目標」を一定の「期日」までに成し遂げることです。
目標を立てる際には、どんな目標であっても、具体的に数値化しておいたほうが、イメージがぐっと沸きます。
そして、その目標を達成する可能性も高まります。

３．仕事に締切時間を設ける

たとえ、納期などの与えられた期日がない仕事であっても、自分で仕事の締切日を設定したほうが、仕事がはかどります。
私は、仕事の期日とともに、１日単位の仕事の目標にも、締切時間を設けるようにしています。

４．優先順位を考えて仕事する

納期のある仕事や重要な仕事に関しては、優先順位をしっかりと付けておくべきです。
しかし、すべての仕事に優先順位を付けるのは、必ずしも効率的であるとは言えません。
優先順位を考えて仕事を行うのは必須ではあるが、すべての仕事に優先順位をつける必要はない、と私は考えています。

５．一息おいてとりかかる

仕事に限らず、なにかをやろうと目標を持ったならば、いきなりそれにとりかかるのではなく、目標を達成するためにもっとも効率の良い方法を考えてから、行動に移したほうが良いと思います。
「いきなりゴールを目指す」ことよりも、「より短い時間でゴールに到達する」ことのほうが、大事であるからです。
一息おかずに物事にとりかかってしまうと、効率の悪い方法で進めてしまう恐れがあります。

６．簡単な仕事ではずみをつける

例えば、睡眠から覚めた朝一は、頭の回転が良くありません。
頭の回転が鈍っている状態のときは、簡単な仕事から手をつけると、徐々に頭の働きが冴えてきます。
簡単な仕事をいくつかこなして、はずみをつけた後、難しい仕事に取り組めば、効率が良くなると思います。
簡単な仕事をこなすことは、頭脳のウォーミングアップや、スポーツにおける準備運動のようなものです。

７．同じような仕事はまとめて片付ける

人は、同じような仕事を繰り返していると、処理能力が段々と上がっていきます。
その仕事のやり方やコツが自然に身に付き、同じ仕事でも、段々と短時間でこなすことができるようになっていくのです。
これは、長期の場合でも１日単位の場合でも、当てはまります。

１日の中でも、あまり頻繁にあれもこれもと仕事の内容を切り替えるのではなく、同類の仕事をある程度のボリュームにまとめて、一気に片付けたほうが効率が良いと思います。
例えば、メール処理やデータ入力など、比較的単純であまり頭を使わないような仕事は、一気に片付けたほうが効率が明らかに良いです。

８．同じ仕事をずっとしない

あまりに長時間、同じ仕事をしていると、その仕事自体に飽きてしまうことがあります。
「７．同じような仕事はまとめて片付ける」で述べたように、同じ仕事をずっと行うことで、ある程度の時点までは、効率は上がっていきます。

しかし、いずれ人間の脳はその同じ仕事に対して飽きてしまいます。
飽きてしまうと、集中力が落ちて、効率は下がっていきます。
同じ仕事をある程度片付けて一段楽したら、違う仕事に取り組むことで、飽きずに集中力を保って仕事に臨めます。

９．仕事場を整理整頓

仕事場が散らかっていたら、まず気持ちよく仕事に取り組めません。
仕事の効率を高めるには、「気持ちよい」環境ということも、とても大事な要素だと思います。
ワークデスクの上は、きれいにスペースを広く保ち、ラックの引き出しの中や、書棚の本などは、使いやすいように整理整頓しておく必要があります。

１０．書類を整理する、捨てる

使わない書類は、思い切って捨てるべきです。
もちろん、契約書や帳簿、見積書や請求書、領収書など、決して捨ててはいけない書類はあります。
そういった書類は別として、仕事に関連する書類で、これは捨てようかどうしようか、と迷う書類がたくさんあるはずです。
捨てられる書類は捨て、保存しておく必要があるものは、チューブファイルなどに整理して保管する。
ワークデスクの上に、書類を積み上げていては、仕事ははかどりません。

１１．邪魔を排除する

私の本業はWEB関連でありまして、プログラムを書いたりする仕事があります。
プログラムを書くのはとても集中力のいる仕事なのですが、私は集中して仕事をしたい場合、前もって邪魔になる要素を排除します。
例えば、固定電話は留守電にして、携帯電話はマナーモードにしておき、それらが仕事中に鳴っても無視します。

１２．集中力がなくなったら休憩する

人の集中力には、限界があるものです。
私の場合、集中力が高く保てるのは、最長で２時間が限度です。
仕事をして２時間程度が経過して、集中力がそろそろなくなるかな、と感じたら、一旦休憩を取ります。
休憩は１５分程度です。
集中力が完全になくなってしまう前に休憩を取ったほうが、復活も早いと思います。

１３．午前中に頭を使う仕事をする

なにかの本で読んだのですが、脳の働きは午前中のほうが活発であるそうです。
それに加え、午前中は面白いテレビもやっていませんし、友人からの電話も少ないですし、飲み会の誘いもありませんから、午前中は仕事を妨げる誘惑も少ないと思うのです。
集中できる環境を作りやすく、プラス頭の働きが良い午前中に、脳みそを使う仕事に取り組んだほうが、効率よく進みます。

１４．７割完成したらリリース

仕事の最後の詰めの部分では、ディテールを修正する、調整するといった作業がほとんどです。
仕事は、７割完成すればオーケーで、あと３割のディテール修正は、周囲の力を借りて仕上げたほうが、効率が良いと思います。

例えば、上司から頼まれた資料作りなどであれば、７割完成時点で一旦提出し、評価を仰ぐのです。
その後、修正作業へと取り掛かったほうが、完璧に仕上げた後にダメ出しをくらうより、時間もモチベーションも無駄にしないで済みます。

１５．ワークフロー・マニュアルを作る

繰り返し、何度も行う仕事に関しては、ワークフローやチェックリストなどを作って、マニュアル化しておいたほうが効率が良いです。
人は忘れやすいですから、同じ仕事をするたびに、「この仕事の手順はどんなだったけ？」と思い出しながら、仕事を進めるのは、非常に効率が悪いと思います。
マニュアル化しておけば、同じ仕事に取り組む際に、業務を円滑に進められ、時間も無駄にしません。

１６．適材適所で仕事を人に任せる

基本的に仕事は、自力でこなさなければならないものですが、何でもかんでも自分でやらなければならない必要はありません。
任せられる仕事で、その仕事をこなせる人がいるのであれば、任せてしまったほうが得策です。
仕事を任せてできた時間で、自分は他の仕事へと取り組むことができます。

１７．自力で問題解決する

仕事を進めていくと、かならず問題に直面します。
まわりの人に聞いて問題解決するという方法は、手っ取り早いのですが、そればかりではあまりよろしくないと思います。
人に聞くという方法以外の、問題解決のための能力が、身に付かないのです。
まわりに問題を解決できる人がいない場合に、困ることになってしまいます。

インターネットこれだけが発達しているのですから、インターネットの検索技術を磨いて問題解決能力を養う、
などのオプションも身につけたほうが、絶対に仕事力は上がると思います。

お礼

ご回答ありがとうございます。
事細かにポイントが書かれていてかなり参考になりました。
上記を元に頑張って改善できることはして行こうと思います。

回答No.3

noname#209756

それは私にもいえます。一つ発想を変えて、感覚で仕事し、何か複数に選択肢が増えていくような感覚を覚えるので今日から発想を変えて記憶、注意力がとぎれないようにシンプルにして一つずつこなすといった方法はいかがでしょうか。

複数になると断片化してしまいます。どっちを先しようかなどぐちゃぐちゃになっていく場合もあります。あえて、少しスピードを落とし気味で。

人の脳っていつもハイテンションで複数に注意力がいって、思考の高度さを維持できないと思います。構想をイメージして一つづつ確実に終わらせていくことを重視していくのはいかがでしょうか。

お礼

ご回答ありがとうございます。
そうですね、確かにやってる途中で違うことを思い出すことはよくあります。
なるべく1個1個順番に処理する努力をしてみます。

回答No.2

ka28mi

４０過ぎの会社員です。

ご質問の中に「答え」があると思いますよ。

「したつもりはやったうちに入らない」、仰る通りです。
じゃあ、「やったつもり」と「やった」を後から区別しようとしたら、何があったら区別できると思いますか？

「記憶」は、しょせん、どれほど確かでも「やったつもり」でしか、ありませんよね。
「やったつもり」と「やった」を分けるのは、「記録」です。
たとえば、チェックするべきポイントが分かるようにチェックリストを作って、ＯＫ，ＯＫ，ダメとチェックしていけば、「やったつもり」には、ならないでしょう。

「毎回違う内容」であっても、「どんなポイント」「どんな視点」というパターン化は可能なはずです。
本当に、「まったく違う」ものだったら、確認ポイントを作れないでしょう？
一般的には、ＭＥＣＥ（もれなくダブりなく）という考え方をすることが多いと思います。有名なところで言えば、５Ｗ２Ｈというのが、よく言われますね。
正直、どんな考え方、どんな視点というのは、お仕事によりますから、まったく接点のない人間が抽象的に助言することは困難です。
質問者さまのケースでは、第三者に見てもらえているんですよね。では、その人は、どんな観点でチェックしていらっしゃるんでしょうか？
身近な「できる人」に教えてもらうのが、一番近道です。
そうやって互いに教え合うことで、全体のスキルもあがるのです。

そして「ストレスや多少の疲れかも」と思われるなら、「そういうのを言い訳にしたくない」「完璧なものを仕上げたい」と思うよりも、ストレスや疲れをうまく解消することを考えた方がいいですよ。
切れ味の鈍った包丁で切るよりも、きちんと研がれて切れる包丁で切る方が、きれいに切ることができますよね。
人間も同じです。
自分自身のメンテナンスをうまくするのも、実力のうちですよ。

お礼

ご回答ありがとうございます。
チェックリストは確かに作ったことがありませんでした。
どの業務もリスト化できないものはないので早速実践しています。それだけでも意識が変わりました。

その他のアドバイスも参考になりました。
ありがとうございます。