Word2007差し込み印刷について。

質問

仕事場のPCで差し込み印刷をしようとしたところ、重複データがあり宛先編集のダイアログで重複チェックをしたのですが、重複しているのにそのリストに上がってこないデータが何件かあり、仕方なく一部の重複データは１つ１つ確認しながら消していきました。
このような場合はどうすればいいですか？

回答No.4

chonami · ベストアンサー

画像を見ました。

こちらで検証してみたところ、画像の表で差し込みすると重複はなしと判断されますね。
ですが、田中さん３件のうち２件の色を同じにすると重複として扱われました。

項目が少ないとどこかが違っているだけで別データと判断されるみたいです。

ただ、私も差し込み用につくっているリストがあって、全部で20列（20項目）あり、そのうちの半分ほどの項目が全く同じデータかもしくは選択肢が2～3くらいしかないリストです。
でも、氏名などがみんな違うので、どこかが違えば重複データとして扱われないなら重複とはみなされないはずなんですが、重複チェックをしてみるとたくさん重複項目としてでてきます。

なので、ちょっと何をもって重複と判断するのかわかりかねますね…
仕様があるのかと検索してみましたが探すことはできませんでした。

ところで、画像のような場合は、田中さんは１レコードとしたいという事でしょうか？
元のエクセルデータで重複データをなくしてしまう事はできませんか？
フラグ列を追加し、名前をCOUNTIFなどで数えていき1が立っているデータだけを差し込みのアドレス帳編集のフィルタで選ぶとかでは如何でしょうか？

お礼

田中さんは同じ住所なので1レコードとして差し込みしたいのです。
やはり差し込み印刷する時点で重複データを印刷しないということは
難しいのですね…
エクセルで重複データをなくしてやってみます。
丁寧に回答していただきありがとうございました。

回答No.3

chonami

>B列、C列のみが重複していてその他がそれぞれ別のデータが入力されている場合、重複データとして扱われないのでしょうか？

この意味がちょっとわからないのですが、例えば、B2とC2が重複しているという事でしょうか？
それともB2とC3とかってことでしょうか？

とりあえず、データベースとして考えた場合、列が違えばそれは違うフィールドとしてみますので、列をまたいで重複していたとしても重複データとは判断されないでしょうね。
勘違いしていたらごめんなさい。具体的なサンプルがあるといいのですが。

お礼

田中さんは同じ住所なので1レコードとして差し込みしたいのです。
やはり差し込み印刷する時点で重複データを印刷しないということは
難しいのですね…
エクセルで重複データをなくしてやってみます。
丁寧に回答していただきありがとうございました。

補足

分かりづらくて申し訳ありません。画像を添付しました。
例えばB2:D7までデータが入っていて、B3,B4,B7は同一人物で住所も同じです。
しかしD列の希望色は別な色が入力されています。
この場合B3,B4は重複データ、B7は別データとしてみなされてしまうのでしょうか？

回答No.2

KURUMITO

エクセルでの作業を行っているとしてA1セルが項目名で2行目から下方にデータが有るとしたらB2セルには次の式を入力して下方にドラッグコピーしたからB列を重点に重複の削除をしてはどうでしょう。

=TRIM(ASC(A2))

この式では左右の空白を無くし、英数カナ文字を半角に統一して表示します。

補足

確認してみたところ空白はありませんでした…

回答No.1

chonami

それはつまり、重複しているように見えて実際は重複ではなかったという事では？

考えられるケースとしては、半角/全角の違いやスペースが入っているかどうか（単語の最後に入っていたりしても別データになります。）、数値と文字列の違いなど。
元データがエクセルでしたら、オートフィルタなどで別項目として判断されるかどうか調べてみては？

補足

B列、C列のみが重複していてその他がそれぞれ別のデータが入力されている場合、重複データとして扱われないのでしょうか？