ワードでの差込印刷について

質問

ワードでエクセルのデータを差し込んで宛名等を印刷しています。

Word2000の時には差込を行う際、差込指示のボックス内に「空フィールドの空白行の処理」というところがあって、データが入っていない場合でもその分改行してくれる「データフィールドが空の場合、空白行を印刷する」というチェックボックスがありました。

例えば、

「住所1」（改行）
「住所2」（改行）
「宛先氏名」

というレイアウトにしている場合、

両方にデータが入っていれば上記のように3行で印刷できますが、「住所2」にデータが入っていない場合は

「住所1」（改行）
「宛先氏名」

という、2行のレイアウトでの印刷になってしまいます。そこで空白行を印刷するようにチェックを入れておけば

「住所1」（改行）
（改行）
「宛先氏名」

と、3行のレイアウトのまま印刷されます。

ところが、Word2002にしたところ差込印刷の方法が変わっていて、探したのですが同様のチェックボックスが見当たりません。空のデータにスペースを入れたりしてみましたが、結局反映されずどうしても2行のレイアウトになってしまいます。

あのチェックボックスはどこに行ってしまったのでしょうか？機能として廃止されてしまったのでしょうか？？どなたかご存知の方、教えて下さい！すごく困っています。

回答No.1

kiki7 · ベストアンサー

[ツール]―[ユーザー設定]―[コマンド]の「分類」で「すべてのコマンドを選択し、右側の「コマンド」の中にWORD2000と同様の方法で差込印刷できるものがあるのですが、今さがしていられないので、適当にさがして見てください。見つからないようなら、またこちらでさがしてみます。そのコマンドをツールバーにドラッグすれば、WORD2000同様に空白データにスペースを入れられます。
もう１つの方法としては、フィールドコードを使う方法があります。

お礼

回答ありがとうございました。

一生懸命探してみたのですが、どれがそのコマンドなのか探し出せず・・・フィールドコードも「データが空白でない場合」の説明しかヘルプになかったので分かりませんでした。。。

結局、いろいろ検索しているうちに解決法が見つかりました。（該当フィールドの手前の改行を、Enterでなく「Shift+Enter」にする）

でも、いろいろ勉強になりました。今後の仕事にいろいろ生かせそうです！ありがとうございました。

回答No.2

y_kojyaru

以前同じことで悩んだかとがあります。

2000までにあったのに2002では、「空白行を印刷する」設定がなくなってしまったのですよね。

仕方がないので、いろいろ試してみたんです。
Excelのリストから出していた差込データだったのでわざとExcelのほうで空白フィールドにスペースを入れたり""といれたりもしてみましたがいずれもダメでした。

便利な機能だったのになくなってしまったのは残念でsでしたが、自分でプログラムを書いてまでやるほどの時間と技術がなかったので、Excelの方で空白行が発生するデータと空白行が出ないデータとを分けて個別に差し込む方法で妥協してしまいました。
（空白行が出る方ではレイアウトで手動で空白があるように配置しました）

お礼

アドバイスありがとうございました。やっぱりあの機能は必要ですよね！

結局、いろいろ検索しているうちに解決法が見つかりました。（この例で言えば、「住所1」の後の改行を、「Enter」でなく「Shift+Enter」にする。「↓」マークの改行になります。）

もしよかったらy_kojyaruさんも試してみて下さい！
http://www.kotaete-net.net/bbs03005.aspx
このページで「空フィールドの空白行の処理」と入力して検索すると同様の質問とアドバイスが出てきます。