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りん議システム（手戻りへの対応）
日本的なシステムとしてりん議システムがあり、自分の直属の上司から順々に上位役職者へ向かってはんこをもらっていきます。 このはんこをもらう途中で、上位の役職者からダメ出しがあると、担当者は、また、りん議を作り直し、直属の上司からはんこもらい直しということになります。 この場合、そこまでもらっていたはんこが無駄になり、また時間のロスも大きいです。私はできるだけ電子化すればよいという意見なのですが、皆さんの意見をお聞かせください。
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稟議システムが「根回し」の機能を持つ以上、企業文化を変えるしか稟議を速くまわすことはできないと思います。 ですから「上位役職者に一斉配信」→「下位役職者があとから承認」では稟議でも根回しでもなくなります。 また「あの人がＯＫなら私もＯＫ」ということもできなくなります。この考え方は一見、主体性のない判断のように見えてそうではありません。他部門との協調性や、計画方向性の一致などを図るために必要な考え方でもあります。 さて、以上のような稟議の目的や機能を考えると、電子化が稟議を速くまわす、ということは企業文化を変えない限り難しいといえるでしょう。 それから、無駄の部分ですが、確かに「メディア」としての「紙」は、電子化に伴い無駄が減りますが、「コンテンツ」である「ドキュメント」の作成工数は、減りません。 また、根回しの意味があるので、ドキュメントがもう一度回らなくてはならなくなり、その意味で「速度向上」は図れないだろう、ということなのです。
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- takuya1663
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＃４の補足です。 稟議規程そのものを見直し、決裁金額・決裁者などを経営陣に上申してみてはいかがでしょうか。 稟議書と決済書などに重要性・緊急性・必要性や回付ルール等を効率的にすることで最終決裁者の責任を明確にすれば、後は後日承認ということにより、スピード化したことがあります。
お礼
再度のご回答有難うございます。 おっしゃるとおり、重要性・緊急性・必要性などで 回付ルートを見直したら、スピードが上がるかもしれません。
はんこを押した上司のうち、一番えらい人が最終的な責任を負うのかと考えていましたが、りん議のシステムは「はんこ」を押した人達で責任を分け合うというシステムになっているのでしょうか？ >>では、社長だけのはんこで良いのですか？？？・ それでは、ワンマンでしょう？？？ 内容を理解せずに「はんこ」を押すというのは、批判の対象にならないのでしょうか？ ＞＞それは、解っている方がいいのでしょうが。それでは、判断のタイミングを失いませんか？ 部長を担当責任者に指名して全権を許可するとか・・・。
お礼
再度のご回答有難うございます。 >>では、社長だけのはんこで良いのですか？？？・ >それでは、ワンマンでしょう？？？ りん議は、はんこ枠のうち、最上位の役職の方のはんこがないと、決裁にならない、つまり、物事が決まらないと思います。 逆に、はんこ枠の最上位の役職の方のはんこがあれば、途中の役職の枠は「後閲」とし、物事は決まっていきます。（私の会社の例ですが） おっしゃるとおり、極言すれば、社長のはんこのみでよいということになります。 私は、これを主張しているわけではありませんが、私のりん議に対する理解の仕方が間違っているのでしょうか？ ＞＞それは、解っている方がいいのでしょうが。それでは、判断のタイミングを失いませんか？ 部長を担当責任者に指名して全権を許可するとか・・・。 理解せずに、はんこを押しているということは、その時点で「判断すること」をあきらめているということになります。おっしゃるとおり権限は解っている人に譲渡するのがよいのでしょうか。
- takuya1663
- ベストアンサー率52% (1027/1948)
確かに、りん議のための稟議になってしまいそうですね。 稟議そのものは読んで時の如く目的は稟議書にて日時・目的や内容・金額・効果等それにより異なるものの、稟議伺い決済され業務効率や業績向上なのだと思うと、改めて私自身、「回覧する」感覚だったこと、今更恥じています。 決済印（りん議決済承認を必要な時期に起案者が稟議するべきではないでしょうか。
お礼
ご回答有難うございます。 ただ、「回覧するだけ」という感覚ではいけないということですね。
下位役職者が長い文章に目を通す労力を注がなくていいのではないかと思ったのです。 >>>>日本的なシステムとしてりん議システムというのは、上司が必ず内容で、決裁しているのでなく。***課長が、決裁したのだから、部長として決裁しておこうとか、いろいろ責任分化のシステムも含んでいるのですから、ただ、はんこのそろった書類を早く作りたいということでもないですよね。 電子化以前の決裁システムの簡略化というテーマで考えなおされることを、提案します。社長の側からすれば、みんなが判を押したのだから、よく解らないけど、やってみようか！という場合も正直あるのではないでしょうか？つまり、中間で、駄目だしするというのは、社長決裁時の駄目だしをゼロにする努力なのではないか？？と、私は思うのですが・・・・。
お礼
ご回答有難うございます。 >***課長が、決裁したのだから、部長として決裁しておこうとか、いろいろ責任分化のシステムも含んでいるのですから はんこを押した上司のうち、一番えらい人が最終的な責任を負うのかと考えていましたが、りん議のシステムは「はんこ」を押した人達で責任を分け合うというシステムになっているのでしょうか？ >社長の側からすれば、みんなが判を押したのだから、よく解らないけど、やってみようか！ たしかに社長がすべてを把握していることはありえないとは思いますが、内容を理解せずに「はんこ」を押すというのは、批判の対象にならないのでしょうか？ また、教えていただければ幸いです。
- akirah
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「稟議」という決済のシステムと、「電子化」というのは、別の問題だと思います 電子化をしても、稟議書を作り直せば、直属の上司から確認のもらいなおしだと思います 電子化をすれば早くなるかどうかは、その職場環境や、上司のスキルにかかわってきます 上司があまりパソコンを開かないような人でしたら、電子化したほうが遅くなるような気がするのですが
お礼
早速のご回答有難うございます。 紙ベースですと、情報が直列にしか伝わらないですよね。そして情報の伝達と決済が同時に行われます。 そうではなく、電子媒体を活用して、情報だけは先に全役職者に並列に流しておき、その段階で、上位役職者からすぐに却下が出るのであれば、下位役職者が長い文章に目を通す労力を注がなくていいのではないかと思ったのです。 >上司があまりパソコンを開かないような人でしたら、電子化したほうが遅くなるような気がするのですが 確かにそうですね。 どうも、有難うございました。
お礼
ご回答有難うございます。 ＞また「あの人がＯＫなら私もＯＫ」ということもできなくなります。この考え方は一見、主体性のない判断のように見えてそうではありません。他部門との協調性や、計画方向性の一致などを図るために必要な考え方でもあります。 この考え方は知りませんでした。有難うございました。