職場に細かいマニュアルがあると邪魔？

質問

以前職場で「仕事の説明書が必要だと思います。作って良いですか」と同僚に相談したことがあります。
職場では仕事の流れ、伝票のどこを見るのか、伝票のどこは何を意味するのか、企業のLANの使い方、通常利用してもらっているの伝票と違う形式の伝票が来た場合はどう処理するのか、問題が起きたときの対処法・・・など全てにおいて説明書がありませんでした。
私がその同僚に仕事を教えたときも、私が上の人から教わったときも、やって見せて説明は口で行うというものでした。すぐに記憶できない場合は自分でメモを取る必要がありました。
私や今の同僚は良くてもいつか新しい人に交代したときの事を考えると、仕事内容を網羅して、上長の承認を得た説明書を用意すべきではないかと考えました。
新人のことだけじゃなくて、うっかり誤ってしまうときのことも考え注意書きも貼っておきたいと考えています。

同僚の回答は「やめた方が良いと思います。明文化すると必ず守らなければならなくなり融通が利かなくなってしまう」という内容でした。
結局着手していません。

皆さんはこういうものがあると邪魔ですか？
それとも用意した方が良いと思いますか？

回答No.2

IDii24 · ベストアンサー

結局日本の企業か海外にも展開している企業か。ここで違ってくると思います。海外ではマニュアルというかプロセスを記述したメソドロジが存在しないとお話になりません。
海外に展開する企業であればSOXなどの関係でこういう物を用意していると思います。ISOについても当然この関係で取得するものです。
でも他の日本企業では邪魔と言うのもうなずけます。つまり中小であればそれらを実行するリソースが無い。それに見合う売上を望めない。
そういうギリギリでやっている場合目に見える効果は期待できないのです。もしその方が売上に貢献すると考えるなら、年間でどれぐらい効果があるかを数値で示してやるべきで、それが出来ないなら止めておいた方がよいという事になるでしょう。

お礼

ありがとうございます。

回答No.6

KoalaGold

マニュアルは書いたそばから情報が古くなります。それを改訂版にする手間が面倒で使われなくなる可能性がありますので、作るなら普遍的な部分だけ。

あり得る問題点ごとに、どこの部門に問い合わせるかなどの情報はいいけれど、問題が起きてから解決するのも仕事を覚える段階では必要な事。

お礼

ありがとうございます。

回答No.5

W-164

要は程度の問題ですよね。

法律のように、「こういう場合はこう対応する」と書かれていたら、
必ず書かれている通りにしなければならない。
文書に書かれていないことは絶対にやってはいけない。

と厳格に決めてしまうと確かに鬱陶しいだろうとは思いますし、
作業に、工夫する余地が無ければ進歩することも無いでしょう。

仕事内容の全てを理解していて、今後作業内容を工夫して効率を高めようというレベルの人にとっては、邪魔な存在かも知れません。

逆に、仕事の内容を良く理解していないレベルの人にとっては、手順書があれば何時でも手順を確認出来るので、先輩から教えられたことをその場で全て理解出来なくとも、びくびくしながら何度も先輩に尋ねる必要が無いので、安心して仕事が出来るようになるかも知れません。
短い期間で、無駄の無い効率的な作業が出来る様になるかも知れません。
後輩に説明する間も、仕事を止めて説明していれば無駄な時間になります。

つまり、底辺のレベルアップには有効なのでは無いかと思います。

お礼

ありがとうございます。
新人のレベルアップには必要だろうと思っています。先輩も言い間違えたり、言うことを忘れることがあるかもしれません。
その時の対処という意味でも用意したいと考えています。

作業内容を工夫して効率を高めようというレベルの人(残念ながら私はそこまでたどり着いていないのですが)には是非とも手順書を「慣れていればこういうやり方も可能」という風に更新し上の承認を得るようにしてほしいと思います。

回答No.4

hidechan2004

ケースバイケースですね。
中途半端なマニュアルならない方がましです。
作るなら、しっかりと作って、例外に対する処理や改定の処理なども作るべきでしょう。

当たり前ですが、人によって見やすいマニュアルって違います。
例えば、市販のテキストなどでも、A社が見やすいという人とB社が見やすいという人がいます。
マニュアル化するということは、全員がそれを見るということですよね？
だとすると、全員が見やすいものはなかなか難しいので、そのあたりの考慮も必要です。

それなら、個人がメモ書きした方が見やすいケースもあります。

ただ、無いとミスをする可能性があったり、
ミスをしたときに、大きな影響があるならしっかりと作るべきだと思います。

ちなみに、こういう相談は同僚より上長の方が良いのでは？

お礼

ありがとうございます。

回答No.3

sayuliy

こんにちは。

マニュアルはあってもいいと思います。

問題なのはマニュアル通りにこだわる原理主義タイプの人間です。

飽くまでも参考に使うものとして というのがベストですね。

※他の利用者様のご迷惑にならないように自重しつつの回答になります。

お礼

ありがとうございます。

回答No.1

noname#176157

程度とどう運用するかで便利になるか邪魔になるかが分かれるかと。
ISOで要求される程度の文書はあったほうがよろしいかとは思います。

お礼

ありがとうございます。