問い合わせフォームの大きは、オンラインの掲示板と似ており、この質問サイトの投稿フォームと仕組みも似ているでしょう。
投稿した内容は、そのサイトの規模によりサーバー側のデータベースや時としてただのテキストファイルに記録されます。
ただし、正規の方法で読むことができるのは、サイトの運営に関わる人や担当者など権限のある人のみとなっており、投稿した本人や一般の人が読むことはできません。
投稿した本人が自分の投稿を管理できるような高度な機能が備わっている場合もあります。
それを発展あるいは簡略化したものに、記録すると同時に投稿があった旨を担当者にメールでも伝えるという機能が裏方で作動する場合もあります。
記録せずにフォームの内容を直接メールにして担当者に送る場合ももちろんあります。
そこはいろいろで、いかようにも作れます。
大企業などでは記録されたフォームの内容を教育を受けたオペレータが専用のシステムで処理します。
フォームの内容を一切サーバーに送信せずに、メールソフトを起動させ、メールソフトを経由してメールで送らせることもできますが
この手のフォームは小規模なものに限られると思います。
(その場合はメールソフトが起動したのを目視で確認できます。)
取得可能な情報は、インターネットブラウザで表示される問い合わせフォームなら、インターネットを閲覧している時と全く同じですので、ブラウザの種類や、IPアドレス、OSのバージョンなどが分かりますし、それらも記録可能です。
タグ付けすることも可能で、名前は知らないが、いつものあの人だというレベルでは特定できます。
ショッピングサイトなどなら、タグと購入履歴から、フォームの内容と購入履歴をマッチングさせる事もできるでしょう。
(コンプライアンス的な問題でそういう事はしてないと思います)
ちなみにメールソフトを使って送信された場合は、メールソフトの名称やバージョンもメールに含まれます。
最近は、オンライン版のエクセルのようなものにフォームで投稿された内容が自動的に追記されるようなものもあります。
もちろん担当者はメールで追記があったという通知を得ることも可能ですし、サポートスタッフで共有して処理することも可能となっております。
お礼
プログラマーさんなんてすごいですね(^O^)丁寧にありがとうございました!安心して寝れます♪