個人名の入った伝票類は個人情報に該当しますか？

質問

私の会社は、廃棄物の中間処理業者なのですが、最近Ｐマークを取得し、個人情報の取扱いがいろいろと細かくなってまいりました。

そこでご質問なのですが、排出元から発行される産廃マニュフェストには、排出元企業の名称、所在地、電話番号のほかに、担当者の氏名や所属、場合によっては役職なども記載されていることが多く、その大半は予め用紙に印刷されています。

こうした場合、この受領した産廃マニュフェストを受け取った当社側では、個人情報に該当するものとして管理しなければならないのでしょうか。

それとも、外部に提示するための文書に印刷までされているからには、その書類が通常の流れで出回る部分については予めの同意がなされているということなのでしょうか。

もちろん、重要な伝票ですので、現状でもそれ相応に保管・管理しているのですが、Ｐマークとの関係でどういう扱いになるのかよくわからず、ご質問させてくださいませ。

どうぞよろしくお願いいたします。

回答No.3

woody-club

先に答えから「個人情報に該当します。」
Pマークを取得されたということは、審査において十分な管理がなれていることを審査員が確認できたからでしょう。

ご質問の主旨としては、印刷された個人情報の「取扱」と「同意の取得」でしょうか？
産廃マニュフェストの「取扱」につきましては、前記していますとおり「個人情報」として取扱しなければなりません。
「個人情報」として取扱うということは、取得する前に「同意」を得なければなりません。

>　外部に提示するための文書に印刷までされているからには＜中略＞予めの同意がなされているということなのでしょうか

というのは、間違えた判断です。
おそらく御社では、1件ごとに同意を得るのは現実的ではないので、「契約書」などで同意を得ているものと想像します。
その「契約書」の内容には、「廃棄業務以外に使用しません。」などとなっているはずで、そうでなければPマークを取得することはできません。

個人情報保護の主旨の一つに「目的外利用の禁止」があります。
印刷であれ、手書きであれ、御社では個人情報が記された書面を大量に預かっていると思います。
これを例えば「名簿業者などに売りさばく」ような行為をした場合、御社に個人情報を預けた本人は迷惑を被ることになります。
前記した、「廃棄業務以外に使用しません。」などで同意を得た場合、「名簿業者などに売りさばく」ことは「目的外利用」になり、契約違反または個人情報保護法違反になります。
Pマークは、このようなことを防止するため、社内に周知して個人情報を保護する手段の一つです。

最後に一つ
個人情報であるか否かは、本人にしか判断できないものです。
「ごみ屋敷」に例えると、所有者本人以外の100人中100人が「ごみ」と思っていても、本人が「財産」と判断していたら、これは「財産」です。
「印刷物だから個人情報ではない」、という判断に通じるものはありませんか？
（「例え」としては、よろしくないのですが、理解しやすいと思い使用しました）
法にある通り個人を特定できるものは、全て「個人情報」として扱うことをお勧めします。

回答No.2

isoworld

個人が特定される情報は、個人情報保護法の定義に該当します。

> それとも、外部に提示するための文書に印刷までされているからには、その書類が通常の流れで出回る部分については予めの同意がなされているということなのでしょうか。

　廃棄物の処理と清掃に関する法律に基づいてマニフェスト伝票に名前等を書き込んだ担当者は、法律に従って仕事をしており、そのマニフェスト伝票のＡ票からＥ票までが正規の流れで回って管理されている前提に立っていますから、担当者はその範囲（知事への報告を含む）において名前等が判明するという同意をしていることになります。しかし、その範囲を超えて外部に名前等が流出し、本来とは違う目的外に利用されるかも知れないことには同意しているわけではありません。そうならないように管理しないといけないでしょうね。

回答No.1

noname#179020

まず、「個人情報の保護に関する法律」(個人情報保護法)に定義されている「個人情報」とは、生存する個人に関する情報であって、当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等により特定の個人を識別することができるものです。(個人情報の保護に関する法律第二条より)

つまり、「担当者の氏名」の人物が生存する個人であれば、個人情報に該当するものとして管理しなければならないです。

でも、これらの知識は「プライバシーマーク」(Ｐマーク)を取得するための基本中の基本の知識だと思いますが。。