勝手に仕事を処理してしまう同僚に困っています

質問

タイトルのとおりなのですが。。。

同僚が私の担当の仕事でも自分にわかることだと、問い合わせの電話に対して勝手に答えてしまいます。

例えば、私が相手先に明細書をきちんと送っているにも関わらず、問い合わせの電話がかかってきます。
もちろん問い合わせの件の回答はしますが、私からすると「○日に明細を送っているはずなんですが、確認されてますか？」という旨も伝えたいのです。よく、郵送物をもらってないだとかなんだとかトラブルになっているので・・・。

なのに、彼女は私に確認するでもなく、問い合わせの内容だけ勝手に答えて電話を切ってしまいます。明細を既に送っている件は伝えないので、相手はこれからもずっと明細を確認もせず、問い合わせの電話をしてくるでしょう。
私はミスしていないのに平謝りして済ませてしまうとか。（ちなみに相手は客とかではありません）
低姿勢になるのは必要だと思いますが、きちんと説明しないと同じことが繰り返されます。

ものすごく迷惑で、「私の仕事の用件のときはこっちに回して」と（彼女は悪気はないと思うので）やんわりともう何年も伝えているのですが、一向になおりません。
正直、こちらの仕事のペースが乱されて大変迷惑です。
どうしたらいいのでしょうか？
はっきりとキツイ口調で言ったほうがいいですか？

ちなみに事務所は5名以内の小さな事務所です。

よいお知恵がありましたらアドバイスをお願いいたします。

回答No.4

roshinante299 · ベストアンサー

ハッキリ言うしかないですね。キツく言う必要はないですが、事が起こった時に、
「なぜ回してくれなかったのか？」と問いただしてみてはどうですか？
状況が分かりませんが、質問者さんが忙しく、同僚の方が気を煩わせたくないという思いがあっての事とか。。。それはないですか？

なければ、上司の方に相談するべきですね。質問者さんも仰ってるように同僚の方に悪気がないのであれば尚更だと思います。同僚の方は質問者さんが困っているとは思ってないでしょうから先ず、気づかせてあげてはいかがでしょうか＾＾

お礼

そうですね、私は「事が起こった時に」が抜けていたと思います。
私は全く忙しくはないのですが、同僚なりに気を遣って、私の手を煩わせないようにしてくれているのだと思います。
（まさに「小さな親切　大きなお世話」状態です・・・）
他にも勝手に答えてしまって、結局もう一度電話をかけなおすはめになったり・・・相手だって何度も迷惑ですよね）

感情的にならず辛抱強くこちらの要望を伝えようと思います。
「事が起きたときにすぐ」ですね。

どうもありがとうございました＾＾

回答No.5

doorakanai

電話の相手は「necomammaさんいますか？」とか何とか言わないのですか？
それも無視して彼女が応対するんですかね？
回して欲しい理由を伝えていますか？
理由が分からないから、同じ事をする可能性はありませんか？

あなたが担当している客先を書き出して(数百件あったらどうしよう…)、彼女に渡して
この人達からかかって来たら自分に回して欲しい、それまでのやり取りや流れがあるし
その時に先方への連絡事項や確認事項があるから、自分で話したいの

キツく言う必要も特にないと思いますが。
これだと彼女が何を考えてるのか、話しもしてくれるでしょう。
ここまでやっても同じ事を繰り返すなら
もう彼女は悪気がないとかどうとかではないでしょう。はっきり悪い。
口頭だけでなく、紙は大事だと思う。もちろん自分でコピーを持っときましょう。自衛の為に。

まあ、けど、彼女がどうかなるのを待ってるだけじゃ先方に迷惑がかかり続けるから
明細書を郵送している話は、明細をFAXかメールで先方に送って
「今日原本を発送するから」と伝えておくのはどうでしょう？

＞郵送物をもらってないだとかなんだとかトラブルになっている
これはあなたが回避する方策をとるべきですよね。メール便なら追跡も出来るし。

お礼

取引先といいますか、登録してある事業所が相手なので（約200件ほどです）、それ以外のところからは電話がかかってくることはないので、誰宛の電話なのかは用件を聞かないとわからない常態です。
ただ、用件を聞けばこちらでは誰の担当かはだいたいわかります。
元々私宛の電話がかかってくることがわかれば前もって伝えていますし、その場合にきちんとまわしてもくれます。
そうではなく相手が書類を確認もせず、問い合わせてくることがたびたびありまして。。。

ゆうメールを使っていますがゆうメールは追跡はできないですね。重要な書類は記録が残るように送りますが、毎日のように郵便物は出るのでそれを200件分毎回書き留めなどで送るのは金銭面からも無理です・・・。

回答No.3

kakesoba001

やんわりと言ったので通用しないなら真剣に伝えるしかないでしょう。

キツイ口調というより真剣な口調です。

お願いだからとこの手の電話は自分に回して欲しい。先方に伝えることがあるときもあるし、違った答えをしたら私の信用に関わるからといいましょう。

相手の目を見て真剣な表情になりましょう。

そこまで言って聞き入れないなら自分のことを馬鹿にしているとしか思えないとブチ切れるしかないですね。

お礼

相手が手抜きでやっているのなら、言い易いのですが、善意でやってくれていると思うと言いづらいですね＾＾；
たぶん、私の手をわずらわせないようにと思ってやっているのだと思います。

私のタイミングが悪い部分もあると思うので、電話を切った直後にきちんと「真剣に」伝えようと思います。

たいしたことじゃないのですが、ストレスがたまります・・・。

どうもありがとうございました。

回答No.2

IKASABET

No.1です。

お礼、ありがとうございます＾＾
そうですか、何度も言っても分からないということは、
言い方が悪いか、相手のとらえ方が悪いのか・・・

でも、それだけ迷惑に想っているならば、
質問者様の業務にも支障をきたすのではないでしょうか？
上司がおられるとのことなので、
まずは相談してみるのが良いと思います＾＾

お礼

そうですね、私の言い方というか、タイミングが悪いのかもしれません。
というのも、電話を受けても私には内容を報告しないのです。なぜ、私がわかるかというと横で聞いているから。
なので、「え？今の私の仕事の用件だよね？？？」と思っているうちにタイミングを逃してしまって・・・。
改まって仕事の方針とか仕事に関しての雑談をするときに、「きちんとまわしてほしい」と面と向かって言っているのですが、あまり真剣に捕らえていないんだろうと思います。

相手先の人たちは当たり前のように何でもこちらになすりつけてくるので、きちんとこちらはやることはやっていることを言わないと「前だってそうなんだから、またそっちのミスでしょ？」となってしまいます。
その点が心配なんです。
とりあえず謝っておけばいいやーは通じないと私は考えているのですが・・・。

あまり重くならないように上司にそれとなーく言えそうだったら言ってみたいと思います。

2度に渡ってのアドバイス、ありがとうございました＾＾

回答No.1

IKASABET

んー・・・上司っていないんですかね・・・？
上司がいれば、相談すればいいと思うんですけど。
いないのであれば、そういうことをされると迷惑であることを
きちんと相手に伝えるしかありません。
仕事ですから、うやむやにしても何も変わりませんよ。

良い事は良い。
イヤなことはイヤ。
間違ってることは間違ってるのです。

お礼

上司はいます。
いますが、相談するほどの内容ではないかな～と思いまして。
質問にも書いたのですが、何回も私は言っているんです。
「私がやっている仕事の電話はこっちに回してもらっていいから」と。
本人は親切でやっていると思うので、あまりにハッキリ言うのもどうかと思ったんです。