電話の応答・マナー

質問

社会人になったばかりです。
会社にかかってくる電話の応答について、気になる点がいくつかあるので質問させていただきます。

先方から指名された人、担当者が電話中の場合。「○○はただいま電話中でございます。折り返しお電話いたしましょうか」というような言い方で良いのでしょうか？先方からの質問や用件に自分は答えられないと思う場合でもある程度、用件を伺ったほうがよいのでしょうか？

また電話中に、いなかった担当者が戻ってきた場合などは「ただいま○○が戻りましたので、お電話代わります」というように、代わってしまっても良いでしょうか？先方の用件や確認事項などを伺っている途中だと、最後までしっかり伺ったほうがいいような気がしますが…。担当者が戻って来たならさっさと電話を代わったほうが良いような気もします。

回答宜しくお願い致します。

回答No.3

00045578

マナーインストラクター養成講座を修了した者です。

(1)名指し人が電話中の場合
「申し訳ございません、あいにく○○は他の電話に出ております、電話が終わりましたらこちらからお電話さしあげるようにいたしましょうか?」
(2)先方からの質問や用件について回答に自信がない場合について
「申し訳ございません、あいにく私ではわかりかねますので、担当の者から折り返しお電話さしあげるようにいたしましょうか? 恐れ入りますがお客さまのご連絡先をおっしゃっていただけないでしょうか?」
以上、(1)(2)について「お電話さしあげます」ではなく、あくまでもお客さまの意向を伺う「さしあげましょうか?」と回答するのがポイントです。理由は相手の都合があるからです。
(3)相手にある程度の用件を伺う点について(まず用件やご伝言を受けるかどうかについて)
個人的な用件などや、他の人に知られたくない用事の可能性を考えます。
「私でよろしければご用件をお伺いいたしましょうか?」などです。

ビジネスマナーについて、相手の立場に立った振る舞いをすることであり思い遣りの心を持つことだと思います。

お礼

ビジネスマナーは相手の立場に立った振る舞いをすることであり思い遣りの心を持つこと。
そうですね、ついあせって「すぐ折り返し電話します」「用件を伝言します」と言ってしまいそうですが、
相手の都合も考えるべきなのですね。
勉強になります、回答ありがとうございました！

回答No.2

matumotok

こんにちは。

電話を掛ける側の意見として申し上げたいと思います。

＞「○○はただいま電話中でございます。折り返しお電話いたしましょうか」というような言い方で良いのでしょうか？

ばっちりOKです。電話中であるということは、しばらくすれば○○さんと連絡を取ることが可能だという情報が得られるわけです。急ぎの要件であれば折り返しの電話を頼みますし、どうでも良い内容であれば（メールでも足りる内容ならば）折り返しの電話は不要です。それはこちらで判断します。

＞先方からの質問や用件に自分は答えられないと思う場合でもある程度、用件を伺ったほうがよいのでしょうか？

「何か伝言はございますか？」的なことを言ってくれればOKかと。話の内容が専門的すぎて○○にしかわからない内容の場合、逆に伝言を頼むことでトラブルが生じかねません。また「今夜飲みにいかないか？」という用件を根掘り葉掘り聞かれても困ります。「伝言はない」という逃げ道？を用意してください。

＞また電話中に、いなかった担当者が戻ってきた場合などは「ただいま○○が戻りましたので、お電話代わります」というように、代わってしまっても良いでしょうか？

はい、ビジネスはスピードです。たとえ先方の話を途中で遮る形になろうとも、○○が通話可能な状況になったことをいち早くこちらに知らせてくださると助かります。失礼には当たりません。

お礼

なるほど、先方に判断をゆだねる余裕が必要ですね。
担当者が戻って来た時の対応、大変参考になりました。
回答いただきありがとうございました！

回答No.1

mame205

まず、仕事のマナーは職場の人に聞くのがベストだと思います。
質問されることは先輩としては全然嫌ではありませんし、むしろそういう新人のほうがかわいいものです。

担当者が電話中の場合、「折り返しお電話いたしましょうか」で大丈夫です。
何か伝言したいことがあれば、先方から言ってきますので。

電話中に担当者が戻ってきた場合は、話の途中でも「恐れ入ります、ただいま○○が戻りましたので・・・」と言ってしまって大丈夫です。
担当者には、聞いた範囲で「＊＊の件だそうです」と一言添えてから電話を替わったほうがより丁寧でしょうね。

これからも色々とわからないことがあると思いますが、頑張ってください。

お礼

回答ありがとうございます。
そうですね！今後は会社の先輩方にもアドバイスをいただこうと思います。
勉強になりました。