依頼された仕事の受け方

質問

私は物流関係の会社で働く者です。入社1年ほどですが、出来て間もない配送センターの為、みんな入社2年弱ほどの職場です。
部署は機械設備の保全を行う所に属しています。

通常業務の他に他部署からの依頼がちょくちょくあります。
いつも口頭ベースで相談を受け、すぐ出来る事はすぐやるし、時間やお金が掛かる事は上司と相談して取り組みます。
そんな依頼を受けてやっていく中、他部署の方と仲良くなります。信頼関係もできますし、やりがいも生まれてきます。

そんな中、よく依頼を自分に言ってきて下さるAさんから、ある依頼を相談されました。内容を聞いて、簡単には出来ないと判断し、時間が掛かる旨を伝え、じっくり考えることにしました。

色々考えて手を加えたりしてみましたが、やはり上手くいきません。
そこで上司に相談し、お金を掛けてでも依頼をやりたいと訴えました。
上司もその依頼内容の必要性を理解し、更に上に説明してOKなら業者に見積もりを依頼しようという事になりました。

この間で1週間ほど経っていましたが、Aさんには時間が掛かると言ってあったし、普段顔を合わせても問い合わせがなかったので、こちらも予算がとれてから話しをしようとしていました。

依頼されてから3週間ほど経って、自分も早く予算とれないかなぁと思っていた頃に、
Aさんと話す機会があって、あの依頼はまだ足踏みしていると伝えると、「あなたからの連絡や回答がなかったから、もうすでに他の人に頼みました」と言われました。
私に依頼をしてから2週間ほどで、私と同じ部署の人に依頼したそうです。
かなりショックで「どうして一言いって下さらなかったのですか？」と尋ねたら「反応がなかったから、やってくれないと思った」と言われました。
色々試しにやってみてそれでもお金を掛けないと無理だった事、業者に見積もり中である事を伝えましたが、「もう他の人に頼んだからいいです。あなたにどうしてもして欲しかったか再度あなたに頼みましたが、そうではなかったって事です」とまで言われました。

この一連の流れが部署内での話しになり、個人で他部署からの依頼を受けない、依頼する側も上司を通じ依頼するとルールが出来ました。
風通しの良い職場で、信頼関係が成り立っている中の仕事だったのに、こんな風になって残念だなって思っていると、最後に「あなたのせいで仕事がやりづらくなった」と言われました。
僕は間違っているのでしょうか？

回答No.5

doorakanai · ベストアンサー

あなたが正しい部分は
上司に相談などして予算組みなど段取りをちゃんとしていたところ。
Aさんが正しい部分は
あなたがそういう事をちゃんとしてくれるのを分かって依頼したところ。

あなたが間違っている部分は
3週間の間、多分Aさんに経過報告をしていなかったところ。
Aさんが間違っている部分は
他に頼んだ時点であなたに言わなかったところ。

＞この一連の流れが部署内での話しになり、個人で他部署からの依頼を受けない、
依頼する側も上司を通じ依頼するとルールが出来ました。
これはこれで悪い事ではないと思いますがね。
何事かあったから、対策を考えて実行する　という対処のスタイルは
柔軟でいいと思います。

風通し？
あなたもAさんも、お互い経過も結果もちゃんと話していない。風通しよくない。
＞どうして一言いって下さらなかった
これはお互い様でしょ。色々言い分はあるだろうけど。

私が思う風通しって
「こないだドラマ見てたら地震があってさ
いきなり中断して地震速報が入ってびっくりした！
で、あの案件は今業者に見積依頼してるから、
今日中に金額が出なかったら明日催促してみるよ」
てな会話をさらりと出来る状態だと思う。

ドラマは置いといても、こういう話しをしていたら
業者が計算してる最中でも、見積もりをキャンセル出来たかも知れない。
Aさんも他に頼まなくて済んだかも知れない。
色々手数をかけずに済んだかも知れない。

あなただけが悪いわけではなくても、結果は良くなかった。
だから会社は二度とそういう事がないように、方針を変えただけ。
あなたも今後方針を変える要素はあるでしょうし、考えるべきはここでしょう。

まあ、何にしても相手が期限を切らないなら、こちらから切りたいですね。
期限を言わない相手が悪いと言ってしまえばそれまでだけど、
こちらが提案してから相手が動くってのはよくある事だから。

お礼

正しい部分と間違っている部分とを分かり易く説明下さり、よく理解できました。

経過報告を怠ってしまった事、期限を決めて取り組まなかった事を、これからの仕事の中で忘れずに取り組んでいきます。

ご回答ありがとうございました。

回答No.4

tibina

個人的に受けるのではなく部署として受けて、判断をするルールになった。
これで良かったのだと思った方が良いですよ。

会社は組織として動かして行かなければ良くなりません。
個人的に動いただけなら長い目で見ると駄目な会社となります。
まだまだ貴方の会社にはルール作りが必要な気がします。
今回の事にめげずに、組織・ルール作りに頑張って下さい。
成功した時には皆が振り返ってくれますよ。
頑張って！　御人好しが、必ず良い人では有りません。

お礼

他部署からの依頼のなかで
口頭ベースでもスピーディーにやれる場合と、時間をじっくり掛けてやらないと解決できない場合があり、
今回は後者の場合であって、その場合にはルールが必要であったのだと思います。

仰られた通り、ルール化がまだまだな会社だと思っていますし、変えたいという気持ちもあります。

ゆっくり時間が掛かっても前に進めるように、意識して仕事に取り組んでいきます。

ありがとうございました。

回答No.3

WEST247

客観的に見てあなたのお客さんとのコミュニケーション不足に感じます。
つめが甘かったですね。
あなたはお客さんをせめてますが、これは間違いであなたが反省すべきです。

お礼

他部署の方に対して、依頼して下さった方＝お客様の気持ちが足らなかったのだと気づかされました。

依頼した側が催促してこなかったから、ゆっくり構えていたのが、今回の反省すべき点の一つですね。

分かり易くご指摘下さり、ありがとうございました。

回答No.2

myu2001

文章を読む限り、もう少し詳細をお伝えするべきだったと思います。
口頭のみのやりとりだったのでしょうか？？
だとしたら、会社の構造がおかしいと思います。

メールなり、文章なりで、やりとりの経緯や、納期を明確にする。
私の会社では、ある意味それらが重要になってきます。

逆に、口頭のみの約束だったら、上司に怒られますし、
まして、お金が絡むのでしたら上司もやりとりの詳細が分かりませんし。

「どうしていってくれなかったのですか？」

は、Aさんの台詞だと思いますよ。

お礼

他部署からの依頼は、依頼書を通じて窓口が受け、誰がやるかを決めるのですが、
今回のように、どうすれば良いかが分からない場合は相談を口頭で受けます。

こちらも相談を受け
何時までにやらなければならないか？
自分たちでやれるか？
外注にするか？
予算はどっちが持つか？
などを含め検討し、内容が固まったら、依頼書をだすように促すのですが。

口頭ベースでの相談で、回答期限を決めていない、回答が出るまでのスピード感の違いが、今回の結果だと思います。

私は上司との話し合いはしていましたが、Aさんは自分の上司とは話ししていないのも今回の反省すべき点かとも思います。

組織として不十分な点があるから、今回のようにお互いの認識の違いから生まれる良くない結果があるのだと感じました。

相手を責めるのではなく、自分のスタンス・組織のあり方を見つめ直すように心がけます。

ありがとうございました。

回答No.1

510405

「人は自分が思うほど、自分の事を理解してくれていない。」

という事だと思います。

いくら「時間がかかる」とその時伝えていたとはいえ、請け負うかどうかの回答期限を伝えるのは常識ですよ。
「２～３日中には」とか、「今週末までには」など、万が一、請け負う事が出来なかったとしても
回答期限までは必ず待っていてくれるはずです。

相手の気持ちになって行動すれば、自ずとベストな答えが見えてくると思いますよ。

お礼

相手が回答期限を明確にしていない事をいいことに、ゆっくり構えていました。

「人は自分が思うほど、自分の事を理解してくれない」
を忘れずに仕事に取り組みます。

相手の気持ちになって行動することは、仕事だけでなく人として当たり前なことですよね。

分かり易くご指摘下さり、ありがとうございました。