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メールの返信時の受信メール内容の履歴について
- メールの返信時に受信メール内容を残すべきか、消去するべきか疑問です。
- 一般的には履歴を残してメールを返信するのが普通です。
- しかし、履歴が長くなる場合は都度消去しても問題ありません。
- thjki6624
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返信時に、受信メールの本文を引用するかどうかの問題だと思いますが、何回もやり取りする可能性があれば、一般的に、話の流れがわかりますから、引用部を付けるのが普通と思います。 いくら記憶力がよいといっても限度があり、特に、仕事上のメールの場合は、お互いに引用部をつけた方がよいと思います。 また、急に、当該案件についてのやり取りを、第三者にメールで転送する必要が出た場合、その転送メールを受け取った人も、それまでの流れを説明しなくても、理解できる利点があります。
その他の回答 (3)
まず、メールソフトで設定を変更する事ができます。 初期設定は「返信すると相手の内容を含める」ようになっています。 不要でしたら、これを解除します。 Outlook ExpressもWindows メールも同じ箇所で設定できます。 ソフトの「ツール」「オプション」「送信」タブの「返信に元の メッセージを含める」のチェックを取って下さい。 ご質問については、 毎回、相手の方と周知の仲でしたら、不要です。上の設定をしておけば、 「返信」ボタンを押しても白紙の用紙が出ます。 「件名」には相手の「件名」に「Re：」が付いたものが表示されます。 Reply＝返事という意味です。この件名も打ち替えた方がいい場合があります。 そこは任意に書き替えて下さい。 相手の「～の件名のメールに対する返信です」という意思表示の為に お使い下さい。 そうでない場合は、新たな件名を書いて下さい。 上の設定にチェックを入れると「返信」ボタンを押すと、 相手の文がそのまま > を付けて引用されます。 これを使った方が良い時があります。 >次の件についていかがですか。 はい、お受け致します。 のように書きます。 仕事関係では、意識的に全文を引用します。 つまり、相手の文をそのまま引用すると 「～についての返事ですよ」という意思表示・証拠になるからです。 ですから、相手と内容によって使い分けるものです。
- maki5959
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ビジネスでは、消さずに残しておくのが普通だと思っていました。 メールを送信すれば、相手からの返信メールはこちらから送ったメールについての返事ですよね。 とすれば、「さっき頂いたメールの件、了承しました」の意味を含めるために残しておいたほうがいいと思ったので。 後日、あの件についてはどういう流れになったか、言った言わない、送った送ってない、の論争を避けるための証拠にもなりますしね。 また、その件について第三者が加わることになった場合、その第三者も流れを読み易いです。 質問者さまの例ですと、このメールの流れを誰かに説明する際、第三者は「このメールを送ったから、相手はこう返信したんだな」と一目で分かります。 仰るとおり、中には長いなーと思って削除したくなるメールもありますが、メールによって削除したりしなかったりというのはマズイかなと思うので、私は削除せずに返信するほうで統一しています。
お礼
メールのマナーに加え、メールの設定の説明までありがとうございます。 ケースバイケースということなのですね。今回教えていただいた設定を今後活用させていただきます。 回答ありがとうございました。
相手や内容によって使い分けしますが、 PCでのメールをそれほど重要な相手に使用しないのであれば、 設定を変えることもできます。 「返信時に元メール内容を含める」 設定になっているので、毎回内容が記載されるのです。 いらないのであれば、返信に元メール内容を含めない設定にしましょう。 仕事だと、 「そんなことは言ってないぞ」 ってな場合が多いので、相手にそれを言わせない為・・ ってな時もありますし・・・
お礼
回答ありがとうございます。 確かに履歴があれば、言った言わないの水かけ論は防げますね。 そういったことにまで意識がまわってなかったです。今後は履歴を残します。
お礼
回答ありがとうございます。 おっしゃる通り、先方はたくさんの方と似たようなメールをやり取りしている可能性がありますもんね。 今後、残す方針にしたいと思います。ありがとうございます。