会社のマニュアル作成

質問

今勤めているいる事務所のマニュアルが「紙」で残っています。
初めに作られた物に対して、修正テープや斜線等で訂正・追加されたりしています。
見た目や紛失時の危険を避ける為に、Wordでマニュアルを作ろうと思っています。

これまでの物を参考に作りますが、
作る上でのポイントや注意点でも何でも構いませんので、
助言頂けると幸いです。
（念の為、紙で残っていたマニュアルはスキャン済み）

因みに法律事務所勤務で、事務員は私一人です。

回答No.1

maki5959 · ベストアンサー

マニュアル、私もよく作ります。
私は“全く仕事内容を知らない誰かが見ても、すぐ分かるように”を心がけています。
もし急に辞めることになって新人さんが入ってきたら、を想定して。
当然といえば当然ですが、自分はその業務を分かってやっているので「このくらい書かなくても分かるだろう」と思いがちです。
ですので、ご自分が入ったばかりの頃を思い出すと、どこが分からなくて不安だったかが分かると思います。

私がよく作るのは、Q&A方式です。

Q.○○を頼まれたら？
A.手順１．まず、○○を確認する。

といった感じで。
例えばA4で作成された内容証明を頼まれたときのQ&Aなら、一番上に小さく“内容証明とは”と簡単に説明書きをします。そして“A.手順１…３部あるか確認し、１通ずつ左端をホチキスで２箇所綴じる”というところから、“手順○…上記を持って窓口に行き「内容証明郵便を配達証明つきでお願いします」と提出し、局員の確認後、１部は事前に用意した封筒に入れて提出し、控え１部と書留受領書を受け取る”ところまでとにかく細かく細かく書きます。
そして内容証明の見本があれば一緒に綴じておきます。

また、法律事務所は特殊な様式の文書が多いですから、テンプレートをスキャンして画像を貼り付けておくと見やすいですよ。
何行にもわたって文字で説明するより、画像に矢印ひっぱってコメントつけたほうが分かりやすいですしね。

そして最後に、だいたいの項目に分けて目次をつけておくとより探しやすいです。

事務所に市販のパラリーガルの手引きなどはありませんか？目次の付け方や項目の分け方など参考になると思いますよ。

お礼

お忙しい中回答有難うございました。
昨年転職をし半年足らずですが、自分自身理解していない点も多くあるので
確認含めて時間の合間をみて
マニュアルが出来ればと思います。

有難うございました。

回答No.3

ben0514

あなたの立場によっても違うと思いますが、私が行う方法です。

まずは、現在のマニュアルを打ち直します。
打ち直すということは、あなた自身が今よりもマニュアルを把握できることになります。
その上で、マニュアルの作成の元となるようなものがあれば、読み比べます。
気になる点を打ち直したマニュアルを印刷したものに付箋などでメモします。

たたき台として作成したマニュアルを経営者に確認してもらい、赤入れなどをしてもらったものをマニュアル化します。その際には、単純に打ち直したものとデータを分けるようにし、訂正箇所は、フォント色を変えるなどしてわかりやすくします。その上で最終チェックを経営者に行ってもらいましょう。

フォントの色だけであれば、ＷＡＲＤであれば、『すべてを選択』などを使って、黒一色にしたりすることは簡単ですからね。

マニュアルのデータは、日付などで管理することで、旧マニュアル、新マニュアルなどと比較しやすくなります。マニュアル次第では、古いマニュアルが必要になるかもしれませんからね。
さらに、スキャンだけでなく打ち直すことで、文字列などでの検索も出来ますし、用語などの統一のために置換なども行えますからね。

回答No.2

opera-man

単なる打ち直しではなく、現状のものをベースに作り直すのですね。

技術的には、閉じる位置を意識し、文字が隠れないようにするとか、
ベタがきしないで、シンプルに見やすくすることだと思います。
見た眼で読む気がしないというマニュアルってけっこうあります。

私は、先輩から第1優先は見栄え、次に内容。と教わりました。
読む気がしない見栄えのものは、読み手に内容が伝わりにくいので、
いくら、内容が良くても意味がないそうです。

後は、目的の明確化ですね。
経験者が読むと誤解しないが、
未経験者が読むと誤解するような文面だった。
作成者は経験者。ということが多々あります。
でも、実施内容だけでなく、目的も書くことで、
誤解する可能性が低くなります。

最後に作成したら、立場の違う数人にレビューしてもらうことですね。
作成者が、分かりやすいと思い、文章の表現を変えたが、
意味も変わってしまった。というのが一番怖いです。

以上。私の実体験でした＾＾