同窓会の招待状の案内について

質問

ただいま中学の学年同窓会の幹事をやっていて、案内状を作っています。そこで質問があります。

８月中に案内状（往復はがき）を届くようにして、出欠の返信締め切りを９月いっぱいを予定しているのですが、幹事の人の中から、「今働いている人（休日も働く人も含む）にとっては（まだその会社で下っ端なので）、休み（同窓会の日は成人式の日を予定）が取れにくいので、締め切り期限を延ばしたほうがいい」という意見が出ました。しかし私は一ヶ月も考える猶予がある上、当日は休日なのでその必要はないと思いますが、どっちが適当なのでしょうか。

あと、出席と返信してきた人が、同窓会直前に急にキャンセルしてこなかった場合について。
この場合、その人が払うはずだった会費が払われないわけですよね。結果、式場（ホテル）に払う料金が一人分足りなくなる。こうなった場合その人からキャンセル料として会費を集金することができるのでしょうか。また、そうなることを見越して、招待状にドタキャンした場合は会費分のキャンセル料をいただきます。という旨の文を入れるのはいいのでしょうか。招待しているの言う立場上、非常識になったり、失礼になったりしないのでしょうか。

回答No.5

myu-1 · ベストアンサー

＞振替口座では、振り込んだのが誰かわかるのですか？

＃1です。すでに＃4の方がお答え頂いたとおりです。
私の場合は、1月2日開催でした。
参考までに補足説明です。

口座番号が1で始まる「ゆうちょ」の場合、送金者の氏名だけが通帳に印字されるので住所・電話までは分かりません。

口座番号が0で始まる「振替口座」の場合は、氏名はもちろん住所、電話番号も、
そしてメッセージを記入する枠があるので近況報告を書き込んでもらう事が出来ます。
（案内ハガキで書いてくださいとお願いしたほうが確実に書いてもらえます。）
そして書いた本人の自筆そのままの文面がきますので、
私はそれをコピーし切り取り1枚の紙に貼り付け、「今日の出席者」と題して
人数分コピーし、当日参加者に配りました。面白く作ったので好評でした。

欠席者も含めた全員の名簿作りは同級会後作成し、
写真の焼き増しと同級会の収支決算書も作成して全員に送りました。
費用はかなり余ったので、その時の焼き増し代や封筒・切手代はもちろん、
キャンセル者に経費分を除き返金する事が出来ました。

最後まで全てにおいてきちんとやることが出来、
みんなに感謝の言葉も頂き、自分としては満足でした。
最初の同級会でドタキャンがあったので、お金を預かる以上、
きちんとやらなければ、という責任感もありました。

＞招待しているの言う立場上、非常識になったり、失礼になったりしないのでしょうか。
についてですが、同級会ですから、参加する人は通常、会費制のパーティーと認識しているはずです。
ドタキャンしたうえ会費も払わないという人のほうが失礼です。
会費を徴収しないという意味の「招待」は先生だけです。
でも先生は「お祝」や「寸志」としていくらかは包んでくるはずと思います。

回答No.4

Travelsaving

＞振替口座では、振り込んだのが誰かわかるのですか？わからなければ話にならないけど。認識できるシステムを教えてください。

について、お答えします。
まず、口座番号が0で始まる口座の場合は、振込み手続が終了した後に、
取扱郵便局→（イメージ伝送）→貯金事務センター→（郵送）→受取人へ、入金の通知書が３営業日程度で送られてきます。

振込用紙の写しが同封されますので、少なくとも振込み人の住所氏名電話番号は記入されていますから、これで確認できます。

次に、口座番号が1のものの場合は
取扱い郵便局→（オンライン）→口座へとにゅうきんされ、即時通帳に記入する事によって送金者の氏名が通帳に印字されますので、同姓同名の方がいらっしゃらない限り特定できると思います。

お礼

回答ありがとうございます。何しろ学年同窓会なので、結構な人数になると思います。振込みによる集金方法は便利そうですね。ぜひ利用したいと思います。

回答No.3

Vegas

「学年」同窓会！凄い規模ですね
人数も100人近くになるのでしょうか？（もっとかな）
ドタキャンの人数も読みにくい上、その穴を埋めるのも容易ではないでしょう
当日集金は受付を作ってもゴチャゴチャして時間もかかる上
会計さんも集計作業が大変です

だとすると会費は事前徴収がベストでしょうね
返信ハガキで出欠意思の確認をいただき
会費入金確認をもって参加決定とする旨を、案内状に記載しておきます

参考URLに挙げた「会費徴収代行サービス」を利用するのも良いかもしれません
参加者はPC・携帯を利用した（勿論通常の口座振込み等も）
支払方法が選べますので、とても簡単で便利ですよ
またこういったオンラインシステムに抵抗のある方のため
現金書留＆幹事宅に持参（笑）もOKしておけば完璧かと
幹事が自腹を切ることや、ドタキャン者とのトラブルは極力避けましょう

最後にお節介な案を一つ
同窓会用に臨時の無料簡単HPやBBSを開設するのもいいですよ
メインページ+BBSへのリンクだけですが
私は何か「会」がある時にすぐに作っちゃいます

案内状にHPアドレスを記載しておき
・現在参加者○○名！
・××先生もご出席決定です！
などなど、当日までの状況を載せておきます
終了後は幹事側からのメッセージを載せ、一ヶ月位で閉鎖します
BBS（掲示板）があると、参加者から「楽しかった！」「ご苦労様！」等の
書き込みがあり、なんだかジーンとするものがあります

参考URL：

https://yubitoma.jp/kaihi/index.html

お礼

そうなんですよ。学年だからすごい人数になりそうです。ホテルの大広間をもう予約してあります。確かに、自腹を切るのは避けたいと思います。幹事やってるのが馬鹿らしくなっちゃいますもんね。回答ありがとうございます。

回答No.2

Fuu1962

この夏、久しぶりの同級会をしました。楽しかったです。

* １月の実施ですよね？
延ばした方が親切かと思います。
もちろん、締め切った時点で返事のない人に対して、こちらから催促して出欠を確認する期間は確保しなければいけません。
最終的には会場のキャンセル料等に影響しないよう設定しましょう。
それとも出席者名簿を印刷して配るのでしょうか？
それにしても全然余裕だと思います。
（１２月でもいいくらいです。ただし郵便事情が混む前に。）

近くにならないと予定が立たないという人は多いと思います。
締め切りが早いと、実際予定の変更がつかめなくてむしろ幹事さんが困ってしまいます。

* できるだけキャンセル料はない方が助かります。
キャンセル料についてはあらかじめ通知すべきと思います。
ただし実際にもらうかどうかは幹事内で申し合わせておきましょう。もらい方も面倒ですしね。
むしろ、出欠の変更について間違いなく連絡が来るように念を押しておくようにしましょう。
もしも出席人数が多いのなら、参加費の中から捻出した方がいいかも知れませんが。その分、少し余計に徴収しておくとか？

準備するのも楽しいものです。がんばってください。

参考URL：

http://www.yubitoma.or.jp/

回答No.1

myu-1

私も同級会幹事を務めて15年です。
開催したのは3回ですが・・・(^^ゞ
ドタキャン、ありましたね、毎回。
さすがに30歳過ぎてからのドタキャンは当日でも電話連絡がありましたけど、
成人式のときの連絡なしドタキャンの時は人間疑いました。
同級生ですから、来るという言葉を信用して予約したのに、
結局参加者みんなでカンパして払いました。(-_-;)

そんな苦い経験から3年前にやった同級会のときは、
郵便局で「振替口座」(通常の郵便貯金口座ではない)の通帳を作り、
振込＝参加という出席確認方法をとりました。
はがきは往復ではなく通常のはがきです。（エコーはがきだと5円安いです）

詳しい流れは、以前回答した答えを見てください。
http://www.okweb.ne.jp/kotaeru.php3?q=308071

＊答えの中のゆびとまという無料はがきは現在廃止されました。

ちなみに、「振替口座」（番号0で始まる）＝振込手数料70円位ですが入金確認に一週間かかる場合もあります。
「郵便貯金口座（ゆうちょ）」（番号1で始まる）＝振込手数料140円ですが入金は直ぐに確認できます。

参考URL：

http://www.okweb.ne.jp/kotaeru.php3?q=308071

補足

振替口座では、振り込んだのが誰かわかるのですか？わからなければ話にならないけど。認識できるシステムを教えてください。