事務のお手伝い

質問

事務のお手伝い

技術研究試験センターにいる３０代前半女性です。
今度、事務担当女性が彼氏と旅行に行くので数日間お休みします。
その間私と２０歳の派遣女性の子で事務のお仕事をお手伝いしなければなりません。

コピー取りとファックス送信・メール送信は時間を指定された物でなければ後でまとめてやるほうが楽でしょうか？
先日、彼女と内線で少し練習したけど本気のつもりでやると意外と緊張しますね？
これも慣れでしょうか？

あと事務仕事について何かアドバイスありますか？
ここはこうしたほうが良いとか？？

回答No.2

motomoto12 · ベストアンサー

こんなことをその年齢で聞かれるという事は、相当、その道一本で頑張ってこられた方なんでしょうね。
研究とか、技術面で。

でも普段事務の方の仕事ブリを気にされたりしないんですか？

そういう方々に支えられているという実感があれば、そんなに練習するほど緊張することもないと思います。
が、おそらく、周囲はそれほど貴方に事務的な仕事を押し付けないかも。
単純なことだけかもしれませんよ。だって、事務経験ない人に頼むのですから。その辺皆さん判って見えるとは思いますが。

まず、その事務員さんに、重要ポイントをメモにしてもらいましょう。
A社へのファックスする際は、慎重に！
Bさんへの連絡は、午前中がベスト！
など、これは外せないぞ！というような事。暗黙の了解的な事などは書き出してもらっておけば言いし。
彼女がいつも、何を優先しているのか、それは何故優先すべきことなのかなども聞いておけばいいのかと。

引継ぎをしっかりしておけば、研究者の方ならばその点頭の回転の良さで把握できると思います

センターさんなので、人事的な経理的な仕事をどうこう言われるわけでも、仕入れ額、単位等も関係ないでしょ？ならば、コピーやファックス、メールならば、言われた部数、大きさを間違えない。アドレス、電話番号を間違えない。という基本的なことのミスをしない。
などでいいと思いますが。

内線で練習って、外部の方とのやり取りじゃないんですか？
もし内部、そのセンター内でのやり取りでのことならば、正直ミスも内輪だけのことになりますが、外部の会社や団体となると、先方への迷惑を考えるとミスは許されませんが。

まぁー今まで事務経験がないならば、ここで、そういう事務をする人達によっては支えられている事を知るいい経験と思って、思いっきり緊張してこなしてみてください。
とはいえ、本当に、数日だろうし、事務経験のない人　と言う場合、頼むほうも通常その事務員さんに頼む仕事を10とするならば、質問者さんへは5ほどしか頼まないと思います。

会社だとそういう所あります。あとは、「判るものが不在なので」というと先方もわかってくださるので、では後日ということで、私も経験ありますが、旅行から帰って来たら私の机には伝言やらその書類やら山積みだったことあります。
えぇーこの件ぐらい上司がやってくれてもいいじゃん！って思うことまで「後日処理」になっていました。そんなものでしたがね。

お礼

＞でも普段事務の方の仕事ブリを気にされたりしないんですか？
あまりしませんでした。

研究スタッフ・技術スタッフは事務員も兼ねられると思っていました。
しかし、いざシミュレートしてみると意外に大変だなあと思いました。
エクセルにしたって事務は難しい関数などはしないで数字を入力してるだけと思ってました。

内線で外線がかかってきたとみなして派遣の子と練習してました。
派遣社員も新卒なのでこの職場しか経験がなく事務経験もありません。

回答No.1

bari_saku

不慣れな仕事なのですから、楽か楽でないかで決めるより、いかにしてミスを防ぐかを第一に考えた方がいいように思います。
いったんミスったら、無駄かつストレスのたまる仕事が増えますので。

コピーやFAXは、送信忘れを防ぐためにも、まずその都度対応した方が失敗する可能性が低いと思います。

少しやってみて、まとめても大丈夫だと思えるようになったら、まとめて作業してはいかがでしょうか。