社内文書を一括で管理できるようにしたいのですが、どの方法が適切なのかが

質問

社内文書を一括で管理できるようにしたいのですが、どの方法が適切なのかが分からず、困っています。

サーバは１つあり、現在システムが稼動しています。
このサーバにファイル共有機能（？）を付加するのは危険でしょうか？
現行サーバにいれることに問題があれば、新しいサーバを購入しても良いとは思ってます。
あるいは、オンラインストレージ、グループウェアというのもあるようなのですが…どの方法が良いのか、さっぱり分かりません。

上記方法に対する意見でも、
皆様の会社のドキュメント管理方法はこんなんだという情報でも、
こんな方法が良い…など、
関連する情報であればなんでも結構です。

ちなみに私は、パソコンは普通の人くらいは触る、程度のPC知識です。
本当に困っています。
どうぞ宜しくお願いいたします…！

回答No.2

otaku37564 · ベストアンサー

エクセル単品だとファイルの管理が出来ませんから、アクセスやファイルメーカーを導入してください。
アクセスやファイルメーカーであれば、管理人＆製作者にはソフトを、使用者には無料のクライアントをインストールします　クライアントは、数値や文字の入力をして出力するような利用は出来ますが、フォーマットそのものを作り変えることは出来ないので、フォームを勝手に崩されたり、元の書類を移動されたりすることはありません。クライアント自体には文章もデータも保存されているわけではないので、クライアントソフトを持ち出されても何も出来ません。

フォーマットが統一されてるのであれば、移行も早いでしょう。

ついでに無料のPDF変換ソフトを利用すれば、プリンター変更で、PDF書類が作れますので、メール添付などの際に便利です。

データ自体も、１つのファイルにまとまりますので、バックアップも容易です。

データは、部署管理・個人管理をサーバー側で行い、データの持ち出しを出来ないように、各PCのUSBメモリーの書き込み使用・DVDなどの書き込み使用を禁止にします。（こうすれば社内以外での持ち出しは紙単位でしかできない）
後は、週ごとの自動定期バックアップ　月毎にサーバーHDのバックアップを行えば大丈夫でしょう。

まあ、そこらへんは企業さんに任せましょう。素人さんには組めるわけありません。
パソコンできるからって、サーバーやら、グループウエアやらなんて責任あることなんて組めません。
じゃあ木に釘がうてるなら、アパート作ってと言うのと同じですから。

仕事としては、時折休日に会社に出てきて、手動でのバックアップ作業のコマンドを入れて正常に終わるか見てるだけの２～３時間の作業が追加されるくらいです。

お礼

今使っているフォーマットを、アクセスやファイルメーカーで作り変えて、それをフォーマットとして使ってもらうというイメージでしょうか。
アクセス、ファイルメーカーともに使った事がないので、色々調べてみようと思います。
バックアップ等についても、ご丁寧にありがとうございました！

回答No.3

mudamuda546

単純にファイルを共有だけで一括管理ならファイル共有の機能だけで問題ないでしょう。
各ファイルのバージョン管理までしたいならバージョン管理システム(CVS/Subversion/Gitなど)を導入した方がいいでしょう。

お礼

既存のサーバにバージョン管理システムを導入するということでしょうか。
勉強になりました。
ありがとうございます！

回答No.1

karasuyasa-

一口に一括で管理といってもいろいろな要件があります。レベルから、
適切なアクセス権を設定して部課単位などで閲覧や編集のコントロールをしたいなど、
いろいろあると思います。

もっと具体的に記載しないと回答しにくいんじゃないでしょうか。
あとサーバの管理はどのようにしているのですか？
（どのようにというのは、SIerに委託とか販売店とか社内に担当がいるとか…の意味です）

補足

ご指摘ありがとうございます。

社員はexcelの社内文書フォーマットに従ってドキュメントを作成するので、
それをどこかで一括に置いておき、管理者が定期的に収集するのが目的です。
社員は、文書の作成・編集・削除など、自分のPCでできる動作が可能であるようにしたいです。
アクセスは部署単位で制限をしたいです。

今までサーバの管理は社内に担当者がいたのですが、
事情によりその方はしばらく外出されているので、
とりあえず文書管理の方法だけでも私の方が探してくれとの依頼を受けました。

他にも補足で足りないことがあれば、教えていただきたいです。