ワードの差し込み印刷ルール「Next Recordについて

質問

ワードの差し込み印刷ルール「Next Recordについて

36枚の固有ラベルに購入物品名と購入年月日をいれるため、エクセルで表をつくり、差し込み印刷をしようとしましたが、ルールで「Next Record」をつけて、品名と年月日にそれぞれ表示が次々変わるようにしようとすると、以下の図のように、机１～机４の後に、机１の日付がH22.3.4からになり、机５が出てほしい部分は、机８からになっていて、物品も日付も込みの順番になってしまいます。
机１，H22.3.1、机２、H22.3.2、机３、H22.3.3・・・というふうに、物品も日付もそれぞれが順番にでてきてほしいのですが、どうすればよいでしょうか？？
ちなみに、ラベル印刷で用紙設定をしてしようかとしましたが、他の文字の間に物品名と日付を入れないといけないので、うまく微調整ができなかったので、行間を調整して、１から作りました。
よろしくお願いいたします。

回答No.3

MackyNo1 · ベストアンサー

>それを、１段目の品名１～４、２段目の日付１～４、３段目の品名５～８、４段目の日付５～８
という表示にしたいです。

確認ですが、1つのラベルに品名１と日付１、品名２と日付２、・・・・というように、それぞれのデータに対応するラベルを1枚ずつ作成したいということですよね。

その場合は、すでに回答したように4列9行の「罫線なし」にした表を挿入し、ごく普通に差し込みフィールドを挿入すれば、問題なく順番に差し込みができると思うのですが・・・・（念のため、こちらでも確認しましたが問題なく作成できました）。

＃差し込み印刷は、ワードのバージョンによってかなり操作が異なりますので、質問の際にはワードのバージョンを提示するようにしたほうが良いと思います。

お礼

何度もアドバイスをありがとうございます。おっしゃるとおり、罫線なしにした表を挿入して、その中に品名と日付を入れると、その中の品名と日付が同じ番号のものになり、次の枠では次の番号の品名と日付になりました！！おかげで望む形のものができて助かりました！！

回答No.2

Wendy02

昨日試してみましたが、おっしゃる通りの不具合の再現はできましたが、反応からすると、どうやら、差し込み印刷のNext MergeField を増やすのは、負荷が高すぎて、不可能のような気がします。ワン・フィールドなら、何の問題もありません。それで、フォームのテキストボックスに、Excelのシートから入れる方法を考えてみました。

フォームのテキストボックスを必要なだけドキュメントに置いて、以下のユーザー設定の部分をご自分で設定し直してください。

テキストボックスの名称等は関係ありませんので、コピー&ペーストで増やしていってください。

>4列×９行あり、1行につき２段使用します。
行数は関係はありませんが、4列ごとに入れ違えで入れ替えていきます。

マクロの注：
・列数の変更は可能です。If Int((i-1)/4) の「4」を換えればよいです。

・気をつけなくてはならないのは、現在使っていて、Excelの差し込み印刷のリンクのついたWordファイルは、使わないほうがよいです。何度もハングさせてしまいました。理由はリンクが二重になるからです。念のために、On Error Resume Next　に入れてあります。

・コメント行は、自分自身が、後で分かりにくなる予想のために書いたもので、理解のために書いたものではありません。
・My Documents\My Data Sources\　は、Wordの標準リンク先のですが、できれば、他の場所のほうが良いです。

・遅いと感じるなら、Application.ScreenUpdating = False と　Application.ScreenUpdating = True を　For ～　Next を挟むようにします。

'ThisDocument のみ

'//
Sub InsertTextBoxesDate()
　'フィールドのテキストボックスにデータを送るマクロ
　Dim xlApp As Object
　Dim DataDir As String
　Dim wb As Object
　Dim buf As String
　Dim i As Long, j As Long, m As Long, n As Long

　'//ユーザー設定
　Const bkNAME As String = "Test1.xls" 'Excelブック名
　Const shNAME As String = "Test" 'Excelシート名
　'Excelのファイルのフォルダ
　DataDir = "C:\Documents and Settings\[UserID]\My Documents\My Data Sources\"
　j = 2 'ExcelのSheet データの2列目-B列(もう片方は、3列目と想定している）
　'//

　On Error GoTo ErrHandler
　Set xlApp = CreateObject("Excel.Application")
　Set wb = xlApp.Workbooks.Open(DataDir & bkNAME)
　m = 1 '行の初期値（変更不要）
　n = 1
　For i = 1 To Me.FormFields.Count 'フィールドの数
　　 On Error Resume Next　'本来は不要です。
　　If Int((i - 1) / 4) Mod 2 = 0 Then 'Word 4列づつ 奇数列
　　　buf = wb.Worksheets(shNAME).Cells(m + 1, j).Value '代入
　　　Me.FormFields(i).TextInput.EditType wdRegularText, buf
　　　m = m + 1
　　Else 'Word 偶数列
　　　buf = wb.Worksheets(shNAME).Cells(n + 1, j + 1).Value '代入
　　　Me.FormFields(i).TextInput.EditType wdRegularText, buf
　　　n = n + 1
　　End If
　　On Error GoTo 0
　　If i > Me.FormFields.Count Then Exit For 'フィールドが足らない時の安全策
　Next
ErrHandler:
　wb.Close False
　If Err.Number > 0 Then
　　MsgBox Err.Description
　End If
　Set xlApp = Nothing
End Sub

お礼

すごいものを考えてくださってありがとうございます。今はまだまだ初心者のため、マクロはさっぱりで、コピーして作成しようとしたものの、自分で設定し直しがわからず、断念してしまいました・・・。でも、とても便利そうなので、使えるようになるよう、がんばってみます。

回答No.1

MackyNo1

画像が小さくて、質問内容がいま一つ把握できていませんが、ブロックごとに次のデータを差し込みたいなら、「罫線なし」の表を作成し、その一番左上のセルに差し込みフィールドを挿入し、そのセルをコピーして、そのフィールドの前にNext Recordフィールドを挿入し、このセルを他のセルにコピー貼り付けしてみてください。

補足

説明不足ですみません・・・。エクセルのデータが、１～36あり、ラベルは
4列×９行あり、1行につき２段使用します。
１枚目のラベルには、番号１のデータ「机１　H22.3.1」、
２枚目のラベルには、番号２のデータ「机２　H22.3.2」、番号３には・・・と、
番号に対応する品名と日付を入れたいのですが、最初の１～４までのラベルの品名表示は
机１～机４ときちんと表示されるのですが、日付の表示が、ラベル１には番号４の日付が、
ラベル２には番号５の日付が、ラベル３には番号６の日付が、ラベル４には番号７の日付が
入ってしまいます。その後、ラベル５にはラベル８の品名が入り・・・と、Next Recordが
１段目の品名１～４、２段目の日付４～７、３段目の品名８～１１、４段目の日付１２～１５
段ごとに品名と日付を混ぜた表示になります。
それを、１段目の品名１～４、２段目の日付１～４、３段目の品名５～８、４段目の日付５～８
という表示にしたいです。

番号　品名　年月日
１　　机１　H22.3.1
２　　机２　H22.3.2
３　　机３　H22.3.3
４　　机４　H22.3.5　　
５　　机５　H22.3.5
６　　机６　H22.3.6