小規模のオフィスなのですが、情報の共有等のやり方がとても古いようです。

質問

小規模のオフィスなのですが、情報の共有等のやり方がとても古いようです。
どのようにして整理したらいいですか？アドバイス下さい。

最近転職をしたのですが、オフィスの情報管理システムがとてもいい加減です。
例えば、新社員に渡すマニュアル等がとても古い、そして十分な情報がない、それがパソコンにオリジナルとして保存されていない。
社員同士でアップデートしながら共有すべき情報の在りかが点在している。

綺麗に整頓し、情報を整理すべきなのはわかるのですが、効果的にシンプルに整頓する方法がよくわかりません。
また、総務の方が退職してしまったため、私以外整理する人もいません。

どなたか、会社で御経験のあるかた教えて下さい。

回答No.1

kanntarouman · ベストアンサー

社長経験者です。
昔は目次書類を回覧などして、資料の保管場所を周知して利用させていました。

今だと、googleのドキュメント共有などを利用すると、社内に専用の共有サーバーなどを設置しなくとも、資料の共有が図れて便利です。
無料のものなので、セキュリティ面やデータの完全な保全性は保証されませんので、機密に当たらない社則や簡単な見積もりなど程度が良いと思います。
管理者である貴方が、更新された情報はダウンロードして保全処置をするという必要はありますが、関係者がIDを持つというだけで共有が図れます。
とはいえ、関係者のどなたかが退職されたのちに共有者のIDを排除するなどしないと、退職者に公開されっぱなしになるので、管理への気遣いも必要です。

他にも、色々とあるとは思いますが、今の時代で小規模だとお勧めです。

回答No.2

ym2c

Google Apps に含まれる Google ドキュメントを利用すると、ファイル単位やフォルダ単位で会社全体や特定の従業員と簡単に共有ができます。

社員全てが見やすくするには、Google サイトのファイルキャビネットを利用すると便利で見やすいです。どんなファイル形式でもアップロードできるのがいいですね。

参考URL：

http://www.appsupport.jp/sites/site-filecabinet/