エクセルで表を作成しているのですが、セルのデータをコピーしてゆくだけで大きな容量のファイルになってしまいます。

質問

エクセルを使って社員の月間の勤務予定表を作成しています。縦軸には社員の名前を横軸は日付が入っていて、出勤時間や時間帯によって、Ａ・Ｂ・Ｃとかの記号で勤務時間帯を表しております。まぁよくある一番平凡な勤務予定表です。そして、毎月、月が変わるごとに作成するのですが、先月あたりから、４５kbくらいのファイルなのに、３８０ｋｂぐらいの大きさになってしまいます。特に容量の大きなイラストや写真を貼り付けているわけではありません。やり方はまず最初の１月分を作成しますと、あとはその月ごとに上の日付をオートフィルなどを使ってコピーします。名前はそう変化しませんので、入り変わった人だけ書き換えます。問題は、その表の中のＡ・Ｂ・Ｃのセルなのですが、そのＡをコピー＆ペーストしたり、セルの角にマウスポインタを合わせて、＋字になったところでドラッグするなどして、勤務表を埋めていくのですが、このやり方でこの２．３年はどうもなかったのですが、先月あたりから、急に同様のやり方をしているのに、なんかマウス動きがおかしくなって、ファイルのサイズを確かめてみると、１０倍くらいに大きくなってます。３年程前にも違う表を作成していて、知らない間に、ファイルが５００ｋｂにもなっていて、終了してから、今度そのファイルを開けようとすると、５分くらいかかったようなこともありました。でも、そのときは、そのシートの中をマウスをくまなく動かしていると、訳のわからないテキストボックスが無数にコピーされていたことがあります。同じ表を基本に何度も、コピー＆ペーストを繰り返したせいかなと思って、全くゼロから新しく表を作成したことが過去にあります。
しかし、今度は、シートの中をどこを探しても、テキストボックスの残骸のようなものは見当たりません。
いったい何が原因なのでしょうか。困っております。どうか力をお貸し願えないでしょうか。

回答No.2

nyanyannya · ベストアンサー

こんにちは。

>同じ表を基本に何度も、コピー＆ペーストを繰り返したせいかなと思って、

とのことですが、まさにその通りです。
　エクセルなどオフィスのファイルには、どのセルのデータを削除した、といった情報が内部的に保存されてしまっています（シート上では確認できるものではありません）。2、3年ほど同じファイルを上書きして使っていらっしゃるようですが、セルに現在入力されている以外のいろいろな情報が、ファイルの内部に保存されてしまっているため、ファイル容量が異常に巨大化したり、ファイルを開くのに時間がかかっているのだと思います。
　ファイル容量が異常に巨大化したり、ファイルを開くのに時間がかかっているというのはよくない兆候です。ファイルが壊れてしまう可能性が高くなっています。いまのうちにデータをコピーして、新しいファイルに貼り付けて保存されておくことをお薦めします。そうすれば、元ファイルの内部に保存されていた“無駄な”情報はなくなりますので、ファイル容量が減って、開くときにも時間がかからなくなります。

お礼

ご回答ありがとうございます。お礼が本当に遅れてしまって申し訳ございません。
やはりそうなんですね。同じ表を繰り返し使っていくと、眼には見えなくとも、データが蓄積されているんですね。
今回、新たに、表の原型を新しく作り直しました。そして、その表の原型はそのまま置いておいて、その原型をコピーして、そのコピーした表をまた繰り返し使っていこうかなと考えています。そうしておいて、またデータが蓄積されて、重くなってきたら、先の原型の表をまたコピーして使っていこうかと考えています。そんなやり方でよろしいでしょうか。

回答No.1

bin-chan

Ctrlキーを押さえたままEndキーを押すとシート上の「最後」に飛びます。

セルＡ１、Ｂ１、Ｃ１とＡ２、Ａ３を使用したのであればセルＣ３を指します。

この方法でＥｘｃｅｌが認識している最後を確認してみてください。

御自身で把握されている場所からかけ離れていればその分余分なデータ量となります。

御自身で把握されている場所から「最後」のセルまでが不要であることが
確認できたら、「行単位の削除」「列単位の削除」を行った直後に
必ず「上書き保存」してください。
「直後に上書き」しないと、削除がチャラになります。
（事前にブックをコピーしてバックアップしてくださいね）

お試しください。

補足

早速ご回答ありがとうございます。ご教示の通り、やってみました。自分が把握している範囲の表よりも少し、下の部分に「最後」の部分があるようです。そんなにかけ離れた場所ではないです。
私のスキル不足のため　ご迷惑をお掛けします。