インフルエンザ病欠者の電話への対応

質問

社内でインフルエンザが流行っており、病欠者がでております。
（社内規則でインフルエンザ感染者は数日間出社禁止）

突然の病欠で引き継ぎが不十分な場合などもあり取引先からの電話で催促などが来る場合もあります。

電話対応をする際は、担当者がインフルエンザで病欠という話をまずしていたのですが、同じ課の方から取引先は仕事の話がしたいのであって休む理由なんて関係ない、理由を聞かれたらいってもいいが言い訳がましい話はするな。休みの理由を言わないのは社会人の基本的マナーだと怒られました。

１日だけならそれでもいいと思いますが、担当者は本日お休みですだけですと「また連絡します」と言われる場合も多く、取引先の方から再度連絡があった際にまだ休み中だったりと取引先に余計な手間をかけてしまいます。
（基本的に社内にいるもので確認してご連絡という流れにするようにはしますが）
また、大事な仕事だった場合に理由の説明なしに数日間休むとなると取引先に無責任な担当者だと思われそうな気がします。
相手先が長期休暇を不審に思っても理由を聞いてくれるとは限りません。

「担当者がインフルエンザで数日休みになるため、代わりに対応致します。申し訳ございませんが内容をお教えいただいていいですか？」というのがマナー違反なのでしょうか？

回答No.2

mat983

＞「担当者がインフルエンザで数日休みになるため、代わりに対応致します。申し訳ございませんが内容をお教えいただいていいですか？」というのがマナー違反なのでしょうか？

全然マナー違反ではありません。
数日も休む以上、先方に理由を言わないと「何で数日も休むんだ」と、
会社の姿勢も疑われます。
但し、得意先なら取り掛かっている仕事もあるでしょう。
病気の担当者から電話するべきです。

回答No.1

neKo_deux

> 代わりに対応致します。申し訳ございませんが内容をお教えいただいていいですか？」というのがマナー違反なのでしょうか？

マナーの枠を外れて、業務の遂行方法であり、個人が判断すべき事でなく、会社が決めるべき事です。
質問者さんにそれなりの権限が与えられているのであれば、自由に判断して良いはずですし。

> 同じ課の方から取引先は仕事の話がしたいのであって休む理由なんて関係ない、理由を聞かれたらいってもいいが言い訳がましい話はするな。休みの理由を言わないのは社会人の基本的マナーだと怒られました。

質問者さんの直属上司、業務指示を出す権限を持っている担当者なのであれば、指示に従うべきかと。
そういう立場の担当者でないのなら、そういう指示を受けたが従うべきなのか、直属上司に相談して下さい。
また、業務指示を受けた際、相談を行った際の内容、日時、場所、担当者の部署、役職、氏名などは、日報などにガッツリ記録しておいて下さい。

毎回本日お休みですって対応で良いのか？
作業を引継ぎした方が良いのか？
なんかも、然るべき担当者へ相談し、適正な指示系統で業務命令を出してもらって下さい。

> 社内規則でインフルエンザ感染者は数日間出社禁止

リスク管理がしっかりした会社なら、そういう規則を決めると同時に、その場合の業務の遂行方法、代替で業務を行う担当者なんかを決めとくとか。

補足

上手く説明できず申し訳ございません。

問い合わせの対応は担当者に電話して確認や代行できるものは代行できる人や自分が代行と内容に依ってかえています。

会話としては

「長期病欠は体調管理ができていない証拠で恥だから社外に漏らすべきではない。数日休むなども言う必要はない。相手が疑問に思ったら聞いてくるから聞いてくるまでほっとけ。それが社会人のマナーだ」
といわれあまりピンと来ず

「本日担当者お休みです→担当者がいいので掛け直すという事になってしまった場合何日掛けても担当者がいないという事になって取引先が不快に思うのでは？」
ときいたところ

「急ぎなら相手から聞いてくる、聞かれるまでは何も言わなくていい。聞かれたら数日休みますでいい。相手は仕事したいのであって休む理由は関係ない」
といわれました。

でもそれですと取引先に何度も電話する手間をかけてしまいますし、理由がわからないと欠勤している担当者が勝手に休みを取るような無責任な人間と思われないかなと思ってしまって。
（一応それも聞いたら、そう「担当者のそれまでの対応でそういう人間だと思われるような下地を作っていたという事で担当者の自業自得」と言われました）