ACCESSで出欠リストを管理する

質問

ＡＣＣＥＳＳでこんなことができないか調べています

テーブルＡ・・・顧客ナンバー、顧客名、顧客情報、出欠欄

テーブルＢ・・・Ｘ日に会議に出席した人の顧客ナンバー、顧客名

テーブルＡに１万件の全顧客データ、Ｂに５００件のＸ日の出席者のみのデータがあったとして、テーブルＡの出席欄にＢの５００件分について○をつけるということは可能でしょうか？そして、また次に会議があったら、ＸＸ日会議出席者に○をつけるというようにして、テーブルＡに情報を追加して行く形で全部の情報をテーブルＡのデータベースで管理したいのです。

私の技量ではテーブルＡとＢをクエリを使って出席した人の顧客情報をくっつけるぐらいが精一杯なのですが、テーブルＡとＢをクエリでくっつけて、それからＡから重複を削除して、くっつけたデータを追加してうんぬん、とむにゃむにゃいじればなんかぐちゃぐちゃになりながらもできそうな気もするのですが、よく判りません。

スマートなやり方があればぜひ教えてください。

回答No.3

tag1701 · ベストアンサー

こんばんは。
質問の内容拝見しました。
テーブルＡが顧客情報とすると、これが極端な話１００万件でも
問題ないのですが、これはエクセルのイメージで言うところの
行数にあたりますよね？
で、出欠欄が会議毎増えていくとなると、列数が増えるということでしょうか？
この行数、というかフィールド数は制限値がありますので
この５００フィールドという数は不可能と思うのですが。。
わかりやすいのは、回答１さんとにた形ですが
テーブルＡはあくまで顧客情報とする。
テーブルＢは例えば会議情報テーブルとする。　会議番号・会議名・日付・内容
テーブルＣ　出欠者データテーブルとする。　会議番号・顧客番号

入力の部
テーブルＡ・・顧客が増えた時だけ追加入力作業
テーブルＢ・・会議内容発生時入力
テーブルＣ・・入力フォーム作成　会議番号エリア・顧客番号（コンボボックスにしとくと便利）
　　　　　　　ボタン作成し、クリック時追加クエリ実行
　　　　　　　※追加クエリ事前作成しておく　フォームの会議番号エリア、顧客番号エリアのデータをテーブルＣに追加されるクエリ。

見るための部
テーブルＢの会議番号とテーブルＣ の会議番号をリレーションで結ぶ（一対多）
テーブルＡの顧客番号とテーブルＣ の顧客番号をリレーションで結ぶ（多対多）

クエリＺＺＺ　作成　テーブルＡ.Ｃ使用。
　テーブルＣの会議番号・顧客番号とテーブルＡの顧客名・顧客情報
テーブルＢを基にフォームＹＹＹ作成。
このフォームにクエリＺＺＺのサブフォームＸＸＸを追加する。
フォームＹＹＹの会議番号とサブフォームＸＸＸの会議番号を親子関係にする。

これで会議毎にデータを選ぶとサブフォームに出席者一覧が表されます。

面倒そうですが、一度作ってしまえば入力は簡単と思いますが如何でしょうか？

お礼

詳しいご説明、ありがとうございました。

かなりスマートな感じで、使い勝手のいい感じになりそうですね。確かにこのほうが見栄えもいいし、あとあとの管理もしやすそうです。

とりあえず、求められている情報の精度としては、会議には各顧客は１回ずつしか出ない前提で、テーブルＡの出欠の欄（列）に出たら丸をつけていき、次の会議があったらまた同じ列に丸を追加していくという、何日に出たかまではいれておかなくていいから、とりあえず手で一人ずつ入力するのは面倒なので一気に入れる方法はないかという感じなんですが。

そういうデータ管理を求められていること自体がなんとなくアナログちっくですか？

回答No.2

SAKENOSAKA

欲しいカラムがよく分かりませんが
出席者を抽出したいという事でしょうか

・重複排除(DISTINCT)
SELECT DISTINCT

・リレーション設定(where句で)
WHERE　A.顧客ナンバー=B.顧客ナンバー

※ACCESSは使った事ありませんので的外れならごめんなさい

お礼

アドバイスをありがとうございます。

イメージ的には、出席者を抽出するのではなく、顧客リストに出席した人だけ○をつけたいんですが、１件ずつ検索して入力とかはしたくないので、出席者リストから入れる作業ができないかなぁと模索しております。

私も普段はＡＣＣＥＳＳなど使わないので、まったく判っておりませんが、なんか重複排除でできないかなぁとかは思いました。

ありがとうございました。

回答No.1

bin-chan

テーブルAとテーブルB、分かれた今の状態の方が良いと思いますが。
「Ｙ日の会議」が出てきたらテーブルCにするとか管理は楽だと思います。

１）「クエリ」の「新規作成」で、テーブルAとテーブルBを「テーブルの追加」して「OK」。列をすべて下のグリッドにドラッグ＆ドロップ。
２）テーブルAの「顧客コード」をテーブルBの「顧客コード」のドラッグ。
３）結ばれた「線」をダブルクリック。
４）３つ項目があるうちの「テーブルAのすべて・・・」を選択してOK
５）名前を付けて保存。

これでテーブルＡ（全行）で出欠表ができます。
Ｘ日参加者だけ知りたいなら、５）で作成したクエリを呼び、ふたつある「顧客コード」のうち、元がテーブルＢの「条件」を[is not null]にする。
Ｘ日欠席者だけ知りたいなら、５）で作成したクエリを呼び、ふたつある「顧客コード」のうち、元がテーブルＢの「条件」を[is null]にする。
それぞれクエリとして保存して使用してください。

お礼

早速のご回答ありがとうございます。

おっしゃるとおり、私自身はテーブルを分けておいて、必要なときにクエリを作った方が管理しやすいような気がするのですが、ＡＣＣＥＳＳ自体をあまり使わない職場なので、みんなが使うためにはなんとなくＥＸＣＥＬっぽいデータベース管理にしてほしいようで。でも、１件ずつ手で入れるのは面倒なので、ＡＣＣＥＳＳでなんとかできないかと言われているのです。

教えていただいた方法を試してみたいと思います。ありがとうございました。