企業で【ＷＥＢサイト】管理・運営されている方へ

質問

私は未経験ながら、小さな会社の求人サイトを3つ管理しています。
コンテンツ更新やページの作成、コーディング、
ＳＥＯなどは外注で出しています。

仮に
Ａ・Ｂ・Ｃサイトあると致します。

Ａサイト＝完成しているので運用している
Ｂサイト＝新しく作るので、コンテンツの提案・システム仕様の決定、デザインの外注・・・etc

Ｃサイト＝放置

◆私のしている事◆----------------------------------------------
・求人データの入稿
・企画の提案
・外注会社とのやりとり
　（こちらからの依頼・外注先からの確認事項）
・外注会社と上司との橋渡し
・3つのうちサイトが一つリニューアルするので、リニューアルにむけてのスケ　ジュール管理
----------------------------------------------------------------
です。

今困っているのは、、

(1)Ｂサイトの仕様・コンテンツの企画の量が膨大すぎて管理しきれていません。会議も毎日詰まっていて、次々に提案があり、変更があり、、、
「コラムについての○○ってどうなってたっけ？」と聞かれても、すぐに答えられなかったり、、、
「外注先に依頼していたあれどうなった？」⇒「忘れてました」
「（外注先から）御社であれの確認できました？」⇒「すみません。まだです」

というようにいま完全にパンク状態です。

★外注への依頼・確認事項
★自社の検討事項　　　　

を一人で管理しなければいけません。

(2)Ａサイトはすでに入社前から動いていますが、たとえば
　「●月●日にシステムリリースがある」「●月●日にコンテンツが更新」
　「Ａサイトのデザインが変更されるのでそれについてのスケジューリング」

など都度都度入ってきます。
いつ、何をしたか・・・忘れてしまいます。
スケジュール表もぐちゃぐちゃです。

未経験入社で半年、どのように管理していいかわかりません。
毎月の更新コンテンツなども控えた方がいいでしょうか？
また、管理表のようなフォーマット、管理ルールなどをご教授いただければと思います。
会社によって違うとは思いますが、私の会社では今までかなり放置されてきて、教える人がいません。
ささいな事でも構いません。

「うちの会社はこうしている」「こんな管理表つかってる」「こんなフォーマットあるよ」などなど

なんでもいいので教えて下さい。長文ですみません。

回答No.1

lowrider_2005

チケットシステムを使ってみたらいかがでしょうか。
リクエスト毎にわかりやすいタイトルでチケットを作り、作業をしたらチケットに記入しておく。完了したらクローズする。
うまくいけばどのリクエストが終わっていないか、未着手なのかどこまで進んでいるのか、が管理できると思います。
例）http://bestpractical.com/rt

お礼

早速のご回答ありがとうございます