取引先との電話

質問

私の勤める会社は、食品の加工製造をしています。私は事務員です。
あらかじめ、仲卸業者より1ケ月前に出荷予定数をFAXでもらいます。
実際に出荷する数は、出荷予定日の１週間前に小出しでもらいます。
たとえば、全部で2万つくるとしたら、そのうち7千を先にまず、今日、10日に（たとえばです）欲しいと依頼されるということです。
残りの数は、11日に欲しいといわれるのか１５日に欲しいといわれるのか不明です。
こちらも予定があるので、仲卸業者さんに、残りの数をいつどれぐらい出すか本日教えてほしいと電話した際、
来週の頭でないと分からないと返答されてしまう場合が多いのですが、
それを、なんとか本日中に残りの数をいつどれぐらい出すか教えてもらうには、
どうしたらよいのかアドバイス願います。
仲卸業者さんは、販売先の予定もあるし、すぐには分からないと言われてしまいます。
無理を言って本日中に教えてもらいたいの場合、話べたでうまくいきません。

回答No.5

-yo-shi- · ベストアンサー

いくらhappineさんが言った所で仲卸業者さんの予定が決まらない以上答えは返ってこないと思います。

先ずは、happineさんの会社の生産能力と他の受注状況などを把握することが大切だと思います。
仮に1万3千個の受注を見込んでおられるのなら、5日前までに発注をして頂かないと納品できません！とか、5日後の納品だと8千個までしか製造・納品できません！・・・など生産状況を仲卸業者さんに連絡しておいては如何でしょうか？
また、他のお客さんより多量の受注があった場合は状況を報告するとか・・・

相手はあくまでもお客様なので強気に出ては関係が悪くなるだけですので出来る限りのリスク回避をしてくしか方法は無いのかと思います。
相手方に情報を提供しておくだけでもhappineさんの責任は果たしているものと思います。

補足

急に急ぐ発注がきたり予定を変更したりと色々あり
私が状況を把握することが難しいので、取引先に状況を説明するのは困難です。そういうやり方がやれたらしたいところです。

ありがとうございます。
勉強になりました。

回答No.4

juko7

No.２です。
補足有難うございました。
そして、心中お察し申し上げます。

＞営業に出る日は社長と営業マン兼工場作業員が作業をできないため今日から取り掛かりたかったと叱られました。
明らかに自社の一方的都合でしたね・・・。
これはあなたを叱っているのではなく、ぼやいていると判断し、我慢するしかありません。つまらない愚痴の一種です。

＞取引先より我社を優先するのが当たり前だと社長に言われました。
これで通用するのなら、素晴らしい事ですが、社内で愚痴っているだけなら戯言です。
急な受注や、夜間・休日の業務で無いにも関らず、工程確保がままならないという企業体制は、恥ずかしくて口外できませんね。

例えば、今回の製品(類似製品も含む)にて同業他社もしくは業界の常識が納期２週間を原則としている場合、貴社は納期４日～５日ですから、特別な対応をしている事になります。その状況ですと、仲卸業者にとっても非常にメリットがある筈ですから、そのメリットを継続する為にも具体的な数量と納入日を早期にお知らせ頂く目的で交渉すれば、仲卸業者やエンドユーザーに不快感を与える事は無いでしょう。
いずれにせよ、そういう交渉や取り決めは社長や営業マンの仕事ですね^^。
勿論、常識の範疇で事務員さんがお客様に交渉する場合も多々ありますが、その常識の『範疇』を客観的に判断できない場合は危険です。
何故なら現取引の詳細は不明ながら、従来の出荷指示を貴社の要望する形態に変更する場合、その仲卸業者の負担が増える可能性があるからです。数量管理やエンドユーザーへの周知徹底等、従来より頻度が高まりますから、それだけ業務が煩雑化するのです。企業は徹底した経費節減と業務の効率化を目指しますから、逆行していますよね。
最悪の場合は取引停止や数量減にもなりかねませんが、貴社の製品が特別な製品であればこの限りではありません。

＞社長は取引先にあなたの会社だけではめしは食えないと連発され、私もそういうことを言わないといけないのかと不安です。
そ、そんな事を口外すれば大問題です！！！
社長が言うならまだしも、事務員のあなたが言えば逆鱗に触れます。
飯が食えないのは貴社の企業努力、営業努力不足なのですから、取引先に言う問題では無いです。
強気の相手なら、嫌ならやめれば！？と、冷笑されます。

あなたは誠実な人だと窺えます。
詳細状況は不明ですが、今回の件に関しては、話下手が原因では無いと思慮します。話(説得)するにも、説得材料(説得力)が無さすぎます。そのあなたに平気で取引先に連絡させる会社に問題があります。
可能であれば、説得材料を情報収集して、再度あなたが交渉する事も一つですが、相手から折り返しの電話でも納得しない程の社長ですから、困難かもしれませんね。

社長のぼやきや愚痴を回避したいのであれば、社長を促す口調で「営業マンに交渉してもらいましょうか？」と、伝えてみましょう。勿論、それを伝えた後の社長の反応は判断しかねますが・・・。

頑張って下さい☆。

お礼

またまたご丁寧にありがとうございます。
メリットは理解できました。でも同業他社も似たりよったりです。だからメリットはなしということになります。

私から営業マンに直接依頼し状況判断してもらい私から社長に話します。営業マンにそうお願いしてみます。
営業マンを勝手に頼ったことを叱られても作業がスムーズに行けば問題ないと思いますので。
大変勉強になりました。
言ってはまずいことかどうかが社長の話を聞いているとわからなくなってきます。教えていただいて助かります。
なんとか頑張れそうです。

回答No.3

LOTUS18

＃２様がおっしゃっているように、
きちんとした説明と
何かしらのメリットがないと難しいと思います。

現状、仲卸業者の都合のいい形での報告形式になっていると思うので
(様子を見ながら発注できるのでバランスをとりやすいと思われます）
はっきりいってしまえばhappine様の会社の内情など
仲卸業者はしったこっちゃないのです。
それをhappine様の会社の都合で変えるということは
「こちらも予定が」の予定を
仲卸業者にも関係のあるもの、であるかのように説明できることと
何かしらのメリットを提示できること
というのが確実だと思います。

なので、事務員の範疇外のことだと思います。

社長にご相談されたほうがいいと思います。
それが難しいなら、何かしら提案してくれそうなほかの方に。

補足

メリットなどなんにもありません。
回答を読み、辞めた営業マンが担当していた会社ですが、もう一人の営業マンに、発注数の確認を毎回お願いしようかなと思いました。
ご丁寧にありがとうございます。
こういうことはさっぱり分からなくて叱られていたとき泣きそうでした。

回答No.2

juko7

これは商取引における詳細ルールの問題ですから、話の上手い下手で片付けられる問題でも無いと思慮します。

しかも相手はお客様ですから、現状の出荷指示にて納期遅延や大幅なロスによるコスト増等の問題が発生していない限り、単なる自社都合の押し付けになります。
例えば、貴社の要望する出荷指示にして貰えた場合、相手に何らかのメリットを与えたり、共感を得られる仕組みであれば、喜んで協力して貰えると思慮します。それらを強調して粘り強く依頼するしか無いと思慮します。

同業他社は同様の件をどの様にしているのでしょうか？
また、あなた以外の人が電話すれば、応じてくれるのでしょうか？
社長の怒りの焦点は何なのでしょうか？

その様な大事な事を、満足な主旨説明のないままに事務員に交渉させようとしている会社であれば、誠に残念です。
主旨を記載した会社名での文章を送付し、後日説明に伺い、協力を依頼する方策が定石とも考えられます。

期待されている回答と異なり恐縮です。

補足

社長が来週頭に営業に出て会社にいないため、今日、数を知りたいと言われました。商品が完成するのに四日かかるためです。
営業に出る日は社長と営業マン兼工場作業員が作業をできないため今日から取り掛かりたかったと叱られました。
そして取引先より我社を優先するのが当たり前だと社長に言われました。取引先が来週の頭でないと数は分からないと言ったことを伝えると頭を抱えられて叱られてしまいどうしたらいいか分からなくて困り質問しました。
メリットになる事項は思い当たりません。困りました。
おっしゃるとおり自社都合のおしつけに思えました。
私は営業らしいことは全く分かりません。
社長は取引先にあなたの会社だけではめしは食えないと連発され、私もそういうことを言わないといけないのかと不安です。

ご丁寧にありがとうごさいます。

回答No.1

blazin

本当に分からない場合もあるからね。
その時無理に動けば分かる場合もあるんだろうけど。
その辺りは貴方の職場の側の事情も丁寧に話すことだよ。
どうしてもこちらの予定も含めて、詳細を今の段階で把握しておく必要がありまして～と事情も含めて伝えれば、もし相手が少し動き回れば数を把握できる場合ならじゃあ今日中に折り返し～という形で教えてもらえる可能性もあるからね☆

補足

すみません、折り返し連絡では社長に怒られました。
すぐに電話で聞けるようにしたいのです。