勤務先宛のメールの管理

質問

我社にはinfo＠○○○という代表メールアドレスがあります。
今までは私１人が対応して間に合っていたのですが、量が増えた為に複数の人間での管理する必要が出てきました。
管理としては「同じ人に重複して返事を送らない」事に重きを置きたいと思ってます。
以前、私のパソコンを見た上司が勝手に返事を送っていて更に私も返信してしまったと言う事があり、相手にまたお詫びのメールを送ると言う失態をしてしまいました。
複数の人間で１つのメールアドレスを管理するのに適したツールってあるのでしょうか？
他の企業様ではどうしているのか知りたいです。
私の環境はWin９８ＳＥでＯＥ６.０という環境です。

回答No.1

mtmonkey · ベストアンサー

うちでは社内にグループウェアを導入し、グループウェアメールに代表メールアドレスを割り付けました。
これによって誰がメールをいつ受信したかがはっきりするようになり、受信した人間が対応するという原則もうまくいっています。
グループウェアにはいろいろとありますが、info@を受信させるのでなく、info@をグループウェアの共有メールに転送をかける仕組みになっています。

課題としてはグループウェアを導入するという手間ですが、客へのサービス（CS)を向上させたいのであれば、今回は良いきっかけとして導入するべきだと思います。

お礼

なるほどグループウェアを使ってられるのですね。
なるほどとか言ってますけど全然その機能を知らないんです・・
これから勉強してみます
ありがとうございました。

回答No.3

Fuu1962

メールへの対応に半日かかったにしても、それはインターネットを窓口にした会社の応対なのですから、それはりっぱな職務であって何も気に病むことはないと思います。

というのは３分の１くらいは冗談です。
それにしても、それほどの急用はないと思うのですが。
急用の人は担当者に問い合わせますからね。
もし、２～３日不在になる場合は部下に！依頼した方がいいでしょう。
戻ってからパスワードを変更するとか。

やっぱり、できるだけ自分では返信しないで、担当者に転送するのがいいと思います。
心配だったらBCCで返事のコピーをもらっておくとか。（使い方はよくわかりませんが）

結論：１つのメールアドレスは１人で管理する。

回答No.2

Fuu1962

メールを開くのは１人に限定すべきだと思います。
あなたが、メールを開き、担当者に転送し、担当者が各自のアカウントを使って返事を送るべきです。
まずは社内でそのルールを浸透させ、必要に応じてパスワードやユーザーの設定をするべきです。

それでも対応しきれないのなら、用件（部署）に応じてメールアドレスを作成する方法もいいと思います。

補足

申し遅れました。我社は２４時間年中無休なのです。
今までは私が休みの時はメールの返信はしてませんでした。
それでも足りるくらいだったのです。
しかし、最近では休み明けの半日がメールの返信で潰れます。
この対策を何とかしなければいけないのです。