分類方法と管理システム

質問

タイトル通りですが、書類（紙ベース、データベース両方）で管理したいのですが、始めの段階の分類がうまくできません。
うまく分類する方法をご存知の方いらっしゃいましたら教えて下さい。サイトのアドレスでもいいです。
また、管理方法はエクセルとアクセスのどちらで作成するかを悩んでいます。複数人でデータを入力できるようなシステムにするとなるとどっちの方が便利だと思いますか？
実際使用されている方、作られた方、アドバイスお願いします。
アクセスとエクセル以外でもいいものがあれば教えてください。

回答No.1

Spur · ベストアンサー

何を目的に、どん使い方をするために整理したいのかを明確にしないと良いものはできません。
私の職場は、私が作ったのですが、「ファイリングシステム」というルールがあります。
ここでは書ききれないのですが、簡単に言うと、大分類／中分類／小分類で記号化してファイルの背表紙や資料番号をつけていくものです。
大分類は、規則基準、報告書、計画書、レポート、庶務運営・・・といった感じです。
規則基準の中の中分類は、就業規則、輸出管理、web管理・・・といった感じです。
さらに、例えばweb管理の中の小分類は、システム管理、コンテンツ管理、会員管理・・・となっていて、それぞれにいくつかのドキュメントがあります。
そして、大分類にも中分類にも、A,B,C・・・と記号があり、小分類は番号化されています。
小分類の下の実際のドキュメントは、001から始まる連番で、従って、例えば、コンテンツ管理の下の「掲載情報基準」という規則は、「RW02-001」という番号になり、ファイルの背表紙は「RW]と書かれているものを見れば良いし、サーバの中の電子ファイルは、それがそのままファイル名になって、「RW02-001.doc」となっています。

管理台帳は、とりあえず↓こんな感じのEXCELで作った表で充分です。
┌────┬────────┬───┬───┬───┐
│　番号　│　　　表題　　　│制定日│作成者│廃止日│
├────┼────────┼───┼───┼───┤
├────┼────────┼───┼───┼───┤
├────┼────────┼───┼───┼───┤

最終的には台帳をweb化するつもりです。
つまり、CGIで作って、webサーバで動かして特別なソフトは不要でブラウザだけで運営するつもりです。

お礼

お返事ありがとうございます。
最後にＷＥＢ化にすると書いてありましたが、ナイスアイディアですね。
お作りになられたファイリングシステム・・・
どのようなものかすっごく気になります。
すばらしいものなんでしょうね～。
私もいいものができるようにがんばります。