エクセルの見えないデータ

質問

社会保険庁のHPから被保険者資格喪失届(エクセル版)を自分のパソコンに保存して
必要事項を書き込みました。
そのシートをコピーして印刷プレビューでみたところ
膨大なページ数になっていました。
何もデータが入っていないと思われる列、行を削除してみたのですが
さらにページ数が増えてしまいました。

いくら削除してもしても駄目です。
データが入っている1ページだけ必要なのに
見えない部分にデータが入ってしまっているのでしょうか。
お手上げです。教えてください。
宜しくお願いいたします。

回答No.5

Wendy02 · ベストアンサー

#4の回答者です。

>どうして、シートのコピーをしただけで
>ページ数が増えてしまうのか知りたかったんです。

それは、縮小の問題ですね。
コピーして貼り付けすれば、そのシートは、縮小ではなくなっています。そういう点は気が付きにくいです。

「Excelでお仕事」の著者は、本来は、配布するブックは、スタイルで調整して出すべきだと言っています。しかし、それもコピーすれば、戻ってしまいます。なかなか、難しいところですが、最近は、最初から、「改ページプレビュー」にして配布し、ユーザーに使わせる方法が多いとも聞きます。Excelに詳しくない人でも、そういう、いつもと違う特殊なモードがあると思って、その画面(シート)で使おうとします。

>何か問題があったのですね…。
配布するものは、平均的なユーザーの使い勝手を想像していかなくてはならないのですが、単に、デザインやプログラムだけとかが得意というだけでは、こういうことは、わからないものなのですね。(プロとアマの違いは、相手のいろいろなエラーを想定できるかどうかの違いだと言われます。)

お礼

お礼が大変遅くなりもうしわけありませんでした。
ありがとうございました。
納得できて助かりました。

回答No.4

Wendy02

こんばんは。

>被保険者資格喪失届(エクセル版)

その表を作った人は、公開データのルールを知らなかったのだと思います。
公的なものに関しては、こういうものが時々出てきます。

・印刷範囲が設定されていません。
・縮小印刷を前提としています。（その指定などがありません。）

>何もデータが入っていないと思われる列、行を削除してみたのですが

それは、うまくありません。
この種のデータは、そのままのほうがよいです。
ページ数が増える原因は、右側のデータの問題だと思います。

一度、改ページプレビューで見てください。（#1さんの回答のとおり）
印刷範囲を設定してください。

ページ設定で、「拡大縮小印刷」で、
次のページ数にあわせて印刷
　1　×　1

としてしてみてください。それで、うまく行かなかったら、PDFを使ってください。

補足

ありがとうございます。
今はうちのパソコンから見ているので
会社に行って試してみます。

印刷範囲の指定をすれば問題ないのですが
どうして、シートのコピーをしただけで
ページ数が増えてしまうのか知りたかったんです。
印刷範囲の指定をしなくても良くなるように
見えない何かを消したかったんです。

その表が作成された時点で何か
問題があったのですね…。

回答No.3

hige_082

必要な部分を選択して
ツールバーの
ファイル－印刷範囲－印刷範囲の選択をしてから
プレビューしてみて

回答No.2

umach

必要なページを指定して印刷すればいかがでしょうか。

回答No.1

hana-hana3

[表示]-[改ページプレビュー]をクリックして、
青い線をドラッグして必要な範囲だけを囲んで１ページだけになるように印刷範囲を設定してみては？