出荷指示書、出荷案内という意味について教えて下さい。

質問

私は最近事務職に転職したばかりで、わからないことばかりで本当に困っています。教えてくださる先輩はいますが、体調が悪かったり（妊婦さん）ものすごく忙しそうでなかなかしっかりと聞ける状況はありません。皆様のお力を貸してください。

仕事は、受注発注の業務です。お客様から注文を受けて、うちの会社がその商品を仕入先に注文をして仕入れ、お客様に納品します。
わからないことなんですが、客先に出荷するときに、「出荷指示書で送る」時と「出荷案内で送る」時があるようです。いろんな専門用語みたいなのがあって、人によっても言い方が違うような気もします。。
出荷指示書で送る＝正式な伝票を使って送る　ということなのかなと思っているのですが、あっていると思いますか？？でも出荷案内で送るという意味がわかりません。教えて下さい。他にも出荷案内は仮の伝票がどうの・・・と言ってたように思うのですが、どういうことか詳しくわかりますでしょうか。わかりにくい文章ですみません。
何かヒントのようなことでも良いです。回答ください。よろしくお願いします。

回答No.1

noname#94337 · ベストアンサー

はじめまして　jcg02524です。
業種によって多少違いますので考慮願います。

伝票の意味から
出荷指示書：社内向けの伝票です。
　　　　　　納品する品物を用意することを指示する伝票です。

出荷案内書：顧客向けの伝票です。
　　　　　　納品させてもらう品物の一覧伝票です。（納品物の確定書類）

通常の業務の流れは以下の通りです。
お客からの引当（注文）→受注→[出荷指示書印刷]→出荷準備→[出荷案内書印刷]→出荷案内書を添付して納品

緊急出荷などの業務の流れは以下の通りです。（これは一例）
お客からの引当（注文）→受注→[出荷案内書印刷]→出荷案内書を添付して納品
※[出荷指示書印刷]工程を外すことによる工程短縮

こんな感じではないかと思います。

お礼

回答ありがとうございます。新しい仕事で頭の中はぐちゃぐちゃでしたが、おかげさまで、少し整理できました。本当に助かりました。また機会がありましたらよろしくお願いします。ありがとうございました。

回答No.2

nikome

ANo.1さんの業務の流れに詳しく書かれているので、その他補足です。

私も事務職でしたが、違う業種の会社に転職し、用語や伝票や書類にとまどった経験があるのでお気持ちはわかる気がします。

> その商品を仕入先に注文をして仕入れ、お客様に納品

仕入れた商品を納品する場合、自社倉庫から客先に納品する場合、物流倉庫から納品する場合、仕入れ先から直接客先に納品する場合など、納品発送元が異なるときには社内での出荷に関する伝票など異なることが考えられます。

> いろんな専門用語みたいなのがあって、人によっても言い方が違うような気もします。

業種、会社によって出荷に関する手配や伝票、指示の仕方などさまざまですから、まずはいつもどのような処理をしているか聞いた方がいいと思います。
自分の判断で手配した出荷がもし間違っていた場合、後の処理が大変になりますから、忙しそうだったり聞きづらかったりしても、きちんと教えてもらう方がいいと思います。
「教えていただきたいことがあるんですが、お時間作ってもらえませんか？」と、質問をまとめておいて、教えてもらうとか。

一度聞いたことは必ずメモし同じ事は聞かない、などに注意し一つ一つ仕事をこなしていくと、だんだん覚えてスムーズに処理できるようになると思います。
聞くは一時の恥・・・ミスを防ぐため、正確で迅速な事務処理のため、業務内容を聞くことは恥ではないですし。
がんばってください！ ^^

お礼

回答ありがとうございますm(__)m
今のうちに先輩に質問しておこうと思います。貴重なアドバイスありがとうございました！！