共有フォルダ内データの整理

質問

現在、職場で使用しているネットワーク上の共有フォルダ内のデータは、必要不必要なものが混在してます。
それを整理しながら、新しいファイルサーバを導入の際に移行したいと考えています。
（不必要なデータがあれば一掃したい）
旧サーバ上の必要か不必要か分からないデータに関して、
外付けハードディスクなどの記憶媒体に残しておき、必要と判断したものから新サーバへ移動していくという方法しか思いつかないのですが、何か良い方法があればアドバイスをお願いいたします。
フォルダ使用上のポリシーも決めたいのですが、どのようにするのが良いのかわかりません。
基本的にはこうするものだという事などありましたら、こちらも併せて教えていただければ助かります。

回答No.1

GandamOO · ベストアンサー

こういう悩み、わかります。
どのような職場かちょっとわかりませんが、開発関連の職場なら、開発するものごとに共有フォルダを作ったりして開発が終わったら、バックアップを取ってハードディスクから削除するなどが考えられると思います。（保守などのために開発が終わってももち続けることもあるでしょうが）
開発関連ではない場合は、年毎にフォルダを作ってある程度仕分けしておけるものは仕分けしておき、サーバのディスク空き容量が少なくなってきたら昔のものからバックアップして削除していく。
それも無理なようなら、はやりディスクの空き容量が少なくなったら、利用者全員に不要ファイルは削除するようにと通達を出して削除してもらうしかないかもしれませんね。
サーバのリプレース時にはディスク容量が過去のものよりも大容量になっているでしょうから、不要なものを利用者に削除してもらってからごっそり移行でもいいかもしれません。
会社のデータを外付けハードディスクで保管というのは、ちょっと危険な気がします。ハードディスクはしばらく使ってない状態で、いざ使おうとしたときに故障する可能性があります。ちょくちょく使っていても経年劣化が起こります。
かといってCD-RやDVD-Rなどがベストかというと、こちらも数年で読めなくなる可能性はまったくないわけではないです。個人的経験からは磁気テープば一番な気がしますが、使い勝手はDVD-Rでしょうから両方にバックアップがベストでしょう。（安全のために両方2式とっておくとなおいいでしょう。）

バックアップ用でポリシーを決めておきたいのがフォルダ階層数、
ファイル・フォルダ名の命名規則です。テープバックアップならあまり問題ないですが、DVD-Rなどにバックアップを取りたい場合は、結構制限があるからです。（詳しくは、ライティングソフトのヘルプ等を参照してください。）

お礼

ポリシーなどの決め事を考えていく事は、本当に難しいですよね。
厳しくしてしまうとそれがかえって手間になってしまうかも！？と考えてしまいます...慎重に決めていこうと思います。
アドバイス、本当にありがとうございました。

回答No.2

celtis

わたしの職場で利用している共有フォルダは、各自の名字付きフォルダで管理しています。自分のファイルは自分のフォルダへ、全員に公開するファイルは直に置くやり方ですね。各自フォルダはクォータ設定で必要最低限の割り当てにしていますから、無制限に利用されることはありません。
http://www.atmarkit.co.jp/fwin2k/special/2003r2_02/2003r2_02_02.html

年度末の人事異動でフォルダ構成も変わりますので、最終日に必要なフォルダの追加削除を済ませてから、その中身をすべて空にします。それまでに各自ローカルに保存＆整理するように通達を出しており、後日ファイルが無くなったと言われても自己責任です。

このような運用にするまでは、退職や転属した人間のデータが残っていたり、誰も判断がつかないのでとりあえず残しておこうといった扱いのデータが多く、たいへん雑然としていました。

お礼

アドバイスをありがとうございます。
教えていただきましたサイトも参考にさせていただき、整理していこうと思います。
本当にありがとうございました。