会社や職場の電話
会社や職場の電話について、ストレスの一因になっているので、他の会社はどのようにしているのかと思い、投稿いたしました。
私は数年前に転職で入社し、事務職は今の職場が初めてです。
私が今いる職場では、営業所内で受電できる電話機が部署ごとに複数あり、代表番号にかかってきた受電は、私のいる部署の中の専門の受付担当の数人で取る配置です。
部署内には他に、代表番号とは別の外線が２回線があり、別の営業所や外回りをしている社内の人の連絡に使用する業務用の電話の回線で机ごとにはないですが、取れる電話機は複数台あります。この業務用の２回線には専門の受付はいません。
その電話機の置いてあるデスク群に日中帯は私を含め数人がそれぞれの担当の仕事をしています。
営業所内も部署がいくつかあり営業所内での内線はもちろん、営業所が多いので、別の営業所からの電話も多いのですが、現状、代表電話番号の回線がこみあったりする事が多く、
他の営業所がお客様にこちらの業務用電話番号を教えてしまったりすることもあって、内線も外線も非常に多い状態です。
この電話なのですが、部署内で取る人と取らない人がいて、取る人が離席して、電話を取らない人だけになると内線外線問わず電話が鳴りっぱなしの状態になります。
転職前の会社では、事務職ではありませんでしたが、職場自体がお客様対応のマナーがしっかりしていたということもあり、内線であっても電話は、すぐ取るという環境が当たり前だったため、今いる職場でも、他のお客様対応中など、どうしても電話に出られない状態でなければ、事務作業を止めて、電話に出ていました。
しかし、同僚の何人かは、出ないと決めているようで、基本的には電話に出ず、ひたすら作業を続けています。
電話に出ない人と同じ事務をしている人でも電話に出ているので、全く出られないことはないです。
前に、私が他の対応があったため、出るように言ったのですが、誰も出たくないからかそのまま鳴りっぱなしでした。
基本的に手が空いている状態になる人はいないので、常に電話を取れる体制ではなく、私も、本音を言えば、電話には出ずに自分の仕事に集中したいのですが、無視するわけにもいかず、誰かが出ないといけないので、結局は私は電話に出ています。
しかし、電話に出ると、付随する手配作業があるので、自分の仕事を置いてその作業をするとその分自分の仕事は遅くなり、いつも残業になります。
皆忙しい職場なので、私ばかりと思ってはいけないと思っているのですが、私の担当している仕事では、職場内の他の人の仕事より、他部署からの内線や代表番号にかかってきたお客様からの電話対応依頼で電話対応が多く、今週は業務用の2回線と代表電話経由での電話対応で、日中帯は休憩時間を除いて、ずっと電話対応の連続の状態で、結局、予定の事務作業はあまり進みませんでした。
業務用の電話は、社内の緊急連絡用の扱いで受付時間の設定がないため、24時間電話がなる状態です。
前は残業時間も業務用電話を、誰も出ない時は取っていましたが、何のために残業しているのか分からなくなるので、さすがに基本の勤務時間以外は電話を今は取らないようになりました。
職場の人数を増やしてもらうのが一番良いのですが、会社の方針で、人数は増やせないそうです。電話が多いのは、上司も把握してはいて、あまりに遅い時間帯の電話は上司が出ることもあります。また、電話を取らない人にも人事評価の面談の際には言っているようです。
職場の問題点は、仕事が属人的になりがちな環境で、全体的に忙しい職場なのですが、がんばればがんばっただけ仕事が大変になってしまうという状況です。
ただ、全く評価されないわけではないので、その部分に関しては、良い職場と思います。
電話以外の仕事のことでも、思うことはあるのですが、電話の負担が一番あり、ストレスにもなっているので、会社や職場での電話の体制や環境、対策などありましたら教えてください。
お礼
早々のご回答ありがとうございます。 昔から電話帳のイメージがありまして、当方古い感覚のままで生きており、反省しております。 他のものいろいろに目をやりますと（代）のないものが多いです。 （代）なしに違和感がなくなりそうです、どうもありがとうございます。