社員の通勤費の追給処理について

質問

会社で給与関係の仕事をしているのですが処理方法で悩んでいます。

弊社では毎月の給与の中で月給者に対して通勤費を半年毎に支給しています。
その中で従業員が１年前に転居していたのですが会社に届出をしなかったため通勤費に変更が発生しました。

しかし、本人も過去の分は良いので次回の支給から変更で大丈夫との回答でした。

その場合そのまま手続きしても問題はないのでしょうか？

以下のどちらかで処理を考えています。

(1)　本人が虚偽の申告をしていたとの考えで追給はしないことにする。

(2)　それとも遡って追給をする。

　それと、もし(1)なら本人に了解した旨を一筆書いて　もらっておいた方がいいんですかね？

法律的に問題があれば支給しなくてはいけないですし、そうじゃない場合でもどういった処理をしておいた方が好ましいのか分からなくて悩んでいます。

どなたかアドバイスをいただけたらありがたいです。
よろしくお願いいたします。

回答No.2

noname#20897 · ベストアンサー

一筆書いて貰った方が会社にとっては不利なのですが．．．。

監督署などに見られるとどうせ無効と判断されますよ
従業員に不利な取り決めは力関係から言っても会社側からの押しつけと解釈されます
いくら一筆書いても役に立たないどころか邪魔者です
監督署は必ず会社側に悪意があったと解釈します

どうしても書かれるなら

「○年○月以前の通勤手当に関しては支給された金額で了承しました」

これくらいでしょうね．．．。

＞本人印、直属上司印をもらって給与担当課長印までもらって保存すべきでしょうか？

本人以外は不要でしょう

特に直属上司は何ら関係有りません

トラブルは出来るだけ狭い範囲で収めることも大切です

今回の場合は「何もしない」が正解なのですが．．．。

回答No.1

noname#20897

人事担当です

＞本人も過去の分は良いので次回の支給から変更で大丈夫との回答でした。

本人が承知ですからそれで良いでしょう

＞一筆書いて　もらっておいた方がいいんですかね？

心配しすぎです、不要でしょう

本来なら住居変更などの時は速やかに会社に身上変更届けを提出するのが普通です

それが無ければ把握できませんから．．．。

本人承知であれば次回からの支給で処理しましょう

ここで波風を立てても良いことは何も有りません

補足

ご回答いただきありがとうございます。
人事御担当との事でもう少し教えていただけますでしょうか。
弊社は就業規則等に不備が多いため見直しをしている最中のため新しく着任した責任者も慎重になっているため、何か記録をするとか対応を考えろといわれています。

なので、心配しすぎと言っていただいた部分をもし本人が書くとしたらどんな要点を押さえれば良いのでしょうか？
本人印、直属上司印をもらって給与担当課長印までもらって保存すべきでしょうか？

すいませんが書くという前提で教えていただけますでしょうか。

大変恐縮ではありますがよろしくお願い致します。