accessについて

質問

基本的な操作がわかっているレベルです。
下記のようなことがaccessでできると聞いたことがあるのですが、
どのようにすれば良いのかわかりません。
教えて頂きたいと思います。

求人情報を作っています。
平成１７年度のデータは既に作っています。
平成１８年度のデータを作る時に、
会社名を入力すれば平成１７年度のデータを読み込んで表示するということはできますでしょうか？
その際、変更があれば変更するのですが、平成１７年度テーブルのデータは変更せずに置いておきたいのです。
数字ではできるようですが、文字となると難しいのでしょうか？

わかりにくい質問で申し訳ありません。
よろしくお願いします。

回答No.4

noname#79209 · ベストアンサー

AccessとExcelの表の見え方はよく似ていますが、Accessを使う場合はExcel的な考え方を捨ててください。
ご質問のデータの詳細が不明ですが、Accessではこのような場合、
求人データは「求人テーブル」、会社データは「会社テーブル」とテーブルを分けます。
「会社テーブル」にはその会社に関するデータを入れておきます。「会社コード」、「会社名」、「住所」、「電話番号」などです。
「求人テーブル」には求人関係のデータを入れます。「求人番号」、「求人年度」、「求人会社コード」、「求人人員数」、「求人職種」などです。

求人内容を表示したいときは「求人テーブル」と「会社テーブル」を「求人テーブル」の「求人会社コード」と「会社テーブル」の「会社コード」をリンクさせたクエリを作り、これで表示させます。

「クエリ」は複数の「テーブル」を組み合わせ、必要なフィールド（データ項目）だけを選択して表示させたり、必要なレコード（行＝例えば18年度のデータだけ）を表示するための一時的なテーブルのようなものです。あくまで「ようなもの」であって実際に一時的なテーブルが作られるわけではありません。

このようにテーブルを分けておけば、会社の住所や電話番号が変わっても、「会社テーブル」の変更部分だけを直せば良いわけです。
「求人テーブル」に会社名、住所、電話番号を組み込んでしまうと、同一のデータを複数持つことになりデータ量が増えますし、上記の変更をするのに年度分のデータを直さなければなりません。
ただ、何かの理由で過去のデータ（住所、電話番号など）もあえて残したい場合は工夫が必要ですが．．．

このようにAccessでは、「出来る限りテーブル間でデータを重複させない」というのがセオリーです。（とはいっても、検索やリンクのキーとなる会社番号などのデータは、当然重複して持つ必要があります。）

お礼

excelとの違いなどわかりやすく説明して頂き、
どうもありがとうございました。

おそらく、作りたいものがこの説明でできるだろうと思われます。
本当にありがとうございました。

回答No.3

CHRONOS_0

まず、テーブルの作り方として年度ごとに分けるのは
あまりいい方法じゃないですね
年度フィールドを設けて複数年度のレコードが入れられるテーブルにしましょう

そうすれば会社で絞り込めばその会社の過去のレコードはすべて表示されますから
その中のひとつを選び、新規レコードにコピーするボタンはウィザードで簡単にできます

過去のレコードで要らなくなたものをテーブルから追い出す
という操作は別のものとして組み込めばいいでしょう
参照する必要があるデータは同じテーブルに残しておく方が何かと便利ですよ

お礼

どうもありがとうございます。
データベースというものがよく分からず、
単純に年度ごとにテーブルを作っていました。
（というより、１７年度が初年度でした・・・
今まではエクセルで作ってましたから。。。）
私が作りたいものとしては、
年度ごとに求人票が来た順番に並べて掲示するものです。
しかし、毎年同じようなデータ(住所や電話番号）を入力していたので
それを回避するためにアクセスにチャレンジしてみました。

しかし、
>そうすれば会社で絞り込めばその会社の過去のレコードはすべて表示
>されますから
このような操作もしたいので、新たに作り直した方が良いでしょうかね。
あ、でも年度ごとのクエリを作れば年度ごとの一覧もできますよね？

実はよくわかってないのですが、整理してみます。
ありがとうございました。

回答No.2

noname#22222

１、コマンドボタンを追加します。
２、ウィザードで[レコードの複製]を選択。
３、レコードを複製しインデックスエラーを回避するためにデータを修正。

入力フォームが存在するということが前提です。

お礼

回答どうもありがとうございます。
教えてくださったようにしてみたのですが、
私がやりたいこととは少し違うようでした。
質問の仕方が悪かったみたいです。。。
すみませんでした。

回答No.1

goheimoti

私はaccessは初心者ですのでもっといい方法があるかもしれませんが。
平成１７年度のデータを呼び出して、平成１８年度のファイル名で保存し直せば、いいのではないでしょうか。
内容は同じデータですが、異なったファイル名なので１８年度の方を変更しても１７年度は変更されないと思います。

お礼

回答ありがとうございます。
ただ、作りたいデータベースは17年度の複製ではないのです。。。
質問文ではわかりにくいですよね。すみませんでした。