同窓会の幹事なんですが、何をすればいいかわかりません

質問

小学校の頃の同窓会幹事なんですが、そろそろ同窓会を開きたいと思います。
メンバーはおよそ30名で全員二十歳以上なのでお酒ものめます。

まず、教師に連絡して名簿をもらうことから始めて、都合の良い日を聞いて一番人が集まれる日に開くという形になると思うのですが正しいでしょうか？

その後、会場を探して（一人あたり会費っていくらぐらいが相場なんでしょうか？飲み放題、食べ放題とかのほうがいいですかね？）前日か当日あたりに出欠確認をして集まってもらい、時刻を待ってカンパーイでいいのでしょうか？

何か会場で一言話したりするべきなのでしょうか？
一応軽いノリで開きたいと思っているのですが・・・

飲み会が終わった後、幹事が支払いをすませて二次会へ行くという形でいいでしょうか？

そこでも予約しておいた方がいいですよね？

一応今のところこういった形で事を進めたいと思っているのですが、注意したほうがいいことやアドバイス、失敗した経験談などあれば教えてください。

回答No.6

toro321 · ベストアンサー

クラス会程度なんですね。
１０人集まれば上出来ですよ。
不明者が結構多くて幹事泣かせです（笑）

金は心配ないです。
経験者としては、いつも余りました（笑）
酔うと気が大きくなって、余分に払う奴がいるんですよ。
店に３０００円なら４０００円徴収します。
２次会も同じ。
端数を切り上げすることになりますから、余るんですよ。
まさか、１００円単位まで割ること出来ないですから。

回答No.5

earnest

同窓会は何回もやっているうちに名簿も充実してきます。
最初はご実家に葉書を出すところからでしょう。
転居先が不明で戻ってくることもありますが、返信が無い場合は電話で問い合わせるのも良いと思います。
転居先が不明の人の情報は出席者の人から聞いたり同窓会終了後の会計報告を送る時に同封してたずねてみるのも良いでしょう。
アンケートで今後、転居などで連絡がつかなくなった場合は友人や実家など誰に連絡すれば転居先がわかるかとか、１年のうちでいつごろの開催を希望するかも聞いてみましょう。
先生をお招きする場合はお土産の用意や先生のお車などの心配もした方が良いですね。
会費は予算より多めに集めましょう。
初回は幹事が葉書代などを立て替える事になりますが、事務費としてプールしておけば次回の幹事さんは楽になります。
ぎりぎりの会費を集めた場合、予算がオーバーして後から徴収するのは幹事としてみっともないですし集められる方もいい気分はしませんから自腹を切るくらいの覚悟で。
予算が残って二次会にまわす場合も次回同窓会にまわす場合も出席者の前でその旨を伝えなくてはいけません。
すごくあまって二次会にまわしたら二次会に出席しない人で苦情を言う人がいないとも限りません。（まずいないですけど）

お礼

お土産ですか。初めてしりました。
これは幹事がお金を払って渡すものなのでしょうか？
それとも集まるメンバーの会費に上乗せという形で徴収するものなのでしょうかね？

いずれにしても予算のことが一番難しそうですね・・・飲み放題にしたとしても2時間しかないのではあまり交流する時間がもてないだろうし、かといって単品注文では会費の調整が難しいし、さらに二次会のことも考えるとなると・・・

頭が痛くなりそうです・・

色々ありがとうございました

回答No.4

toro321

メンバーの数が２０～３０人ってのがわかりません。
連絡できるのがその人数であれば、参加ＯＫなのは、その３０％程度ですから、２～３日前でも会場は予約できます。
同窓会ということは、同期全部に連絡して、３クラスぐらい１００～１２０人の中で、２０～３０人の参加見込みならば、一人でやりきるには負担が大きすぎます。

まぁ、連絡する人数が２０～３０人（１クラス）ならば、１０人以下の参加人数でしょうから、葉書に、日付（〇日夜６時頃から）と場所（例えば新宿あたりで）会費（３０００円ぐらいの予定）と書いて送りましょう。３０％は宛名不在で返ってきますから、それの追跡調査は一人じゃ無理。
で、そこに、貴方のメールアドレスを書いて、返事はメールとしましょう。金がかからない分楽です。次回はメールで連絡できますしね。
人数か確定したら、店を探せばいいです。
ドタキャンが１人ぐらい出るので、１人少なく予約します。全員来たり、余分に来たら、当日店に言えば、増える分には対応してくれます。（減っても予約人数分払わされますから注意）
２次会は、参加者の誰かが知ってる店に行けばいいでしょう。カラオケボックスでも大人数が入れる店を探しておいて、当日言えばほとんど空いてます。

お礼

同窓会って30%程度しかこないんですか？
初めてしりました。
一応人数をある程度把握してから店を探したいと思います。
>１人少なく予約します。
初めてしりました。
色々教えてくださってありがとうございます

回答No.3

HickyYucky

長々となりますがまずするべきことは会場の予約です。
この時点では参加人数が確定していないので20～30人くらいで予約しておきましょう。
場所としては出欠者の足を確保するのに駅前のチェーン店の居酒屋がいいと思います。
あとそろそろGWが近いので予約は早めに済ませておかないと場所が取れない可能性が出てきますので注意を。

次に同窓会の連絡です。
merlionXXさんの言うとおり個人情報保護法（でしたっけ?）の関係で教師に連絡先を教えてもらうことは難しいと思いますので卒業アルバムの住所録を活用しましょう。（卒業アルバムの住所録でも悪用すると法律にかかわるので注意しましょう）
連絡は電話かはがきがベターですが、私が電話で連絡したときにはセールスに間違えられたケースが多かったのではがきをお勧めします。
また、出欠席の回答が必要なので往復はがきを使用することをお勧めします。
はがきには日時、場所をあらかじめ決めておき、その内容を記載しておくのがよいです。（30人にもなるとみんなの都合とかを考慮するのは難しいですし）

参加人数が確定したらお店に連絡します。
コースは2時間飲み放題付きで3000～4000円くらいがいいと思います。
みんなから会費を徴収する際は、連絡で使用したはがき代や電話代も含めて徴収したほうがいいでしょう。
余った会費は2次会へ

また、一言話したりするといっても乾杯の挨拶程度なので「今日は集まってくれてありがとう」とか「今日はみんなで楽しみましょう」程度でいいと思います。

何事も軽いノリで進めるのもいいですが抑えるべきポイントを抑えておかないとせっかくの同窓会が台無しになってしまいます。
それでは楽しいひと時を。

お礼

色々教えてくださってありがとうございます。
2時間飲み放題3000円から4000円なら探せばありそうですね。2次会の会費も考えなくてはいけないので難しいですね。。
ありがとうございます

回答No.2

merlionXX

> まず、教師に連絡して名簿をもらうことから始めて、都合の良い日を聞いて一番人が集まれる日に開くという形になると思うのですが正しいでしょうか？

教師が卒業生の名簿をもっているかどうかわかりませんよ。
それにあったとしても個人情報だから出さないといわれる可能性が高いです。
住所等はあなたのお持ちになっている卒業アルバムなどでお調べになってください。
多分、かなりの数で音信不通だと思いますが、その分は連絡の取れたひとたちに「だれそれさんの消息を知りませんか？」と聞くことです。

まずそこから始めましょう。

回答No.1

zorro

参考に

参考URL：

http://www.dousoukainet.com/manual.html

お礼

ありがとうございます。
参考にしてみます